Verimli ve Karlı Bir WordPress İşletmesi Oluşturmak için Otomasyon Nasıl Kullanılır?

Serbest çalışan bir WordPress işletmesinin güzelliği, zamanınızın tam kontrolünün sizde olmasıdır. Güneş kremi, kontrol et. Tişört ve şort, kontrol et. Kokteyl ve palmiye ağaçları, kontrol edin. Havuz kenarında otururken ve D vitamini alımınızı tamamlarken üretkenliği en üst düzeye çıkarmaya hazırsınız gibi görünüyor.

Çılgınca gelebilir, ancak birçok WordPress freelancerının kendileri için çalışmaya başlamadan önce satıldığı vizyon budur. Ama işin içine girdikten sonra, mükemmel bir serbest yaşam tarzı vizyonunuz oldukça hızlı değişiyor. Yazık çünkü kesinlikle güzel bir yaşam tarzı olurdu, değil mi?

Yukarıdakileri göz önünde bulundurarak, bugün tartışacağımız şey, otomasyonu kendi avantajınıza nasıl kullanabileceğinizi – zamandan tasarruf ederek, enerji tasarrufu yaparak ve daha fazla para kazanarak – böylece sizin için önemli olan şeylerden daha fazlasını yapmaya odaklanabilmenizdir.

Serbest Çalışmanın Gerçekleri

İşinizi bir elimde fare, diğerinde kokteyl ile yürütme fikrini size satmaya çalışmayacağım ancak verimlilik iyileştirmelerinin yaşam tarzınız üzerinde önemli ölçüde olumlu bir etkisi olabilir. Biraz sıkı çalışma ve planlamayla, ilk etapta serbest çalışmayı bu kadar ödüllendirici yapan hayali yaşam tarzına biraz daha yaklaşabileceğinizi düşünmek gerçekçi.

Serbest çalışan (veya küçük ajans sahibi) olarak birçok görevden siz sorumlusunuz. Bir araya geldiğinde, bu görevler çok zor görünebilir (en azından söylemek gerekirse) ve yapılacaklar listeniz muhtemelen asla büyümeyi bırakmayacak gibi görünüyor. Sadece müşterilerle çalışmak yerine, kendinizi şunları yönetirken buluyorsunuz:

• Kurşun üretimi.
• Lider yetiştirmek.
• Sosyal medya.
• İçerik pazarlama.
• Müşteri projeleri.
• İstemciler için sorun giderme.
• Müşteri servisi.
• Çalışanları veya yüklenicileri yönetmek.
• Faturalama ve muhasebe.
• Fatura toplama.
• Şirket web sitesinin güncellenmesi.

Yukarıdaki listenin serbest meslekle ilgili sorumlulukları zar zor tanımlamaya başladığını doğrulayacağınıza eminim. Günde sadece 24 saat ile işler hızla kontrolden çıkabilir.

Serbest çalışan veya küçük işletme sahibi olarak yapabileceğiniz en önemli şeylerden biri, görevlerinizi önceliklendirmektir. Yukarıdaki listede yer alan tüm öğelerin otomatikleştirilebileceğini iddia etmeyeceğim, ancak bunların hepsi kritik öneme sahip değildir (yani, özellikle yeni müşterilerin ve gelirin oluşturulmasıyla ilgili).

Diğer görevler, önemli olmakla birlikte, işinizin büyümesine çok az şey katar. Ve dürüst olalım, kazancınıza hiçbir katkısı olmayan görevlere ne kadar az zaman harcarsanız, o kadar iyi olursunuz.

Ancak neyin otomatikleştirilip neyin otomatikleştirilemeyeceğine nasıl karar veriyorsunuz?

Neyin otomatikleştirilemeyeceğinin listesinin, neyin otomatikleştirilebileceğinin listesinden çok daha kısa olduğu ortaya çıktı. Pazarlamadan sosyal medyaya, CRM yönetimine kadar işinizin neredeyse her bölümü bir şekilde otomatikleştirilebilir.

Asıl soru şudur: Neyi otomatikleştirmeli ve ne yapmamalısınız? Bunun için süreçlerinizi ve iş akışınızı daha yakından incelememiz gerekiyor.

İşletmenize Otomasyon Eklemek için 5 Adımlı Sistem

İş akışınızı otomatikleştirmek kolay değil. Yeterince sahip olduğunuz her şey için bir kez ve her şeye karar vermelisiniz – bir değişiklik yapma zamanı geldi ve bugün başlayacaksınız. Başlayalım.

1. Görevlerinizi Sınıflandırın

Süreçteki ilk adım, görevlerinizi incelemektir. Tamamladığınız tüm görevleri geniş kategorilerine göre listeleyerek başlayın. Burada büyük resimden bahsediyoruz. Muhasebe, Lead Generation, Müşteri Hizmetleri ve Proje yönetimi bunlardan birkaçıdır.

2. Alt Kategoriler Oluşturun

Geniş kategorilerinizi oluşturduktan sonra, onları alt kategorilere ayırmanın zamanı geldi. Örneğin muhasebe, faturalandırma, ödenecek hesaplar, alacak hesapları ve kayıt tutma (birkaç isim) olarak ayrılabilir.

Müşteri adayı oluşturma, yeni müşteri adaylarına, müşteri adayına beslemeye ve olası satış dönüşümüne bölünebilir. Burada doğru ya da yanlış diye bir şey yok, sadece kendi işlerinizi yapma şekliniz var. Ve her zaman değişiklik yapabilirsiniz.

3. Her Alt Kategori için Görev Listesi ve Zaman Tahmini Oluşturun

Alt kategorilerinizi oluşturduktan sonra, gerçek ayrıntılara girmeye başlamanın zamanı geldi. Her görevi şu anda atmakta olduğunuz küçük, bireysel adımlara bölmek isteyeceksiniz. Örneğin:

Yeni Müşteri Adayı İş Akışı:

1. Bir ziyaretçi web sitenizdeki sorgulama formunu doldurur – 0 dk
2. Form gönderme e-postasını alırsınız ve okursunuz – 1 dk
3. Müşteri adayını yeni bir Trello panosuna eklersiniz – 2 dk
4. Bir telefon görüşmesi için takviminizi arar ve üç kez e-posta gönderirsiniz – 10 dk
5. Telefon görüşmenizi onaylamak için müşteri adayına e-posta gönderirsiniz – 2 dk
6. Önceden belirlenmiş bir zamanda müşteriyi ararsınız – 60 dk
7. Yeni bir müşteri bulup müşteri veritabanınıza girersiniz – 5 dk
8. Trello'da yeni bir proje oluşturup uygun tarafları davet ediyorsunuz – 5 dk
9. FreshBooks'ta yeni bir müşteri yaratırsınız – 5 dk

Telefon görüşmesi hariç Toplam Süre: 30 dakika

Bu listenin ne kadar çabuk ayrıntılı hale geldiğini ve basit bir sürecin ne kadar zaman alıcı hale geldiğini görebiliyor musunuz? Sürecin her adımını tamamlamak için 30-40 dakikalık bir çalışmaya ve telefon görüşmesine bakıyor olabilirsiniz.

4. Uygun Olduğunda Otomasyonu Uygulayın

İş akışınızı maddeleştirdikten ve sürecin her adımını tamamlamak için zamanınızı tahmin ettikten sonra, nerede ve hangi görevlerde zaman harcadığınızı görebileceksiniz. Tüm bu bilgiler önünüzdeyken, verimliliğin eksik olabileceği alanları tespit etmek çok daha kolay olacaktır.

Ayrıca otomasyon olasılığının olduğu görevleri de seçebileceksiniz. Örneğin, yukarıdaki görev listesi için olası yeni iş akışına bakalım.

Otomatik Yeni Müşteri Adayı İş Akışı:

1. Bir ziyaretçi web sitenizdeki sorgulama formunu doldurur – 0 dk
2. Form gönderme e-postasını alırsınız ve okursunuz – 1 dk
3. Yeni potansiyel müşteriniz otomatik olarak yeni bir kartın ayarlandığı Trello'ya gönderilir – 0 dk
4. Yeni müşteri adayınıza takviminize bir bağlantı içeren bir e-posta gönderilir – uygun bir zaman aralığı seçebilirler – 0 dk
5. Telefon görüşmenizden 24 saat önce, müşteri adayınıza bir randevu hatırlatıcısı e-postası gönderilir – 0 dk
6. Liderinizi önceden belirlenmiş bir zamanda ararsınız – 60 dk
7. Çağrı bir müşteriyle sonuçlanırsa, bilgilerini bir web formuna ( 1 dakika ) girersiniz ve bu form otomatik olarak:
   1. İstemci için Basecamp'ta yeni bir proje oluşturur
   2. Yeni istemciyi FreshBooks'a ekler
   3. Yeni istemciyi MailChimp istemci listenize ekler
   4. Yeni müşterinize teşekkür mesajı gönderir

Telefon görüşmesi hariç Toplam Süre: 2 dakika

Sadece birkaç otomasyon aracını kullanarak, kendinize potansiyel olarak 28 dakika kazandırdınız. Bunu ayda üç kez yapsaydın, kendini 90 dakikaya yakın kurtarmış olurdun.

5. Sonuçlarınızı Ölçün

Pekala, bir sorgulama formu dolduran ve yeni bir müşteri olan her yeni müşteri adayı için potansiyel olarak 28 dakikalık zaman kazandınız, ancak henüz tam olarak kutlamamalıyız.

Yerleştirdiğiniz diğer planlar gibi, sonuçlarınızı ölçmeli ve değerlendirmelisiniz. Çoğu durumda, oluşturduğunuz sistemi iyileştirmenin yollarını bulacaksınız. Ayrıca kazandığınız zamanın karlı olduğundan emin olmak isteyeceksiniz.

Otomasyonu uygulamak için kullanacağınız araçların çoğu, bunlara bağlı bir maliyetle gelir. Açıkçası, alacağınız faydayı aşan bir maliyetle bir şeyi otomatikleştirmenin bir anlamı yok.

Ancak, dikkate alınması gereken birçok farklı faktör vardır, bu nedenle büyük resmi düşündüğünüzden emin olun. Örneğin, Single Grain adlı küçük bir dijital pazarlama ajansına bakın. Otomasyonla kolaylaştırılan bir süreç olan beş dakikadan kısa sürede yeni müşteri adaylarını takip ederek, her ay iki kat daha fazla müşteri adayını kapatabildiklerini keşfettiler.

Her ay kapalı müşteri adaylarında %100 artış kârlılığınıza yardımcı olur mu? Öyle olacağına bahse girersin!

Ticaretin Araçları (İşinizi Nasıl Otomatikleştirebilirsiniz)

Artık işinizi yürütmekle ilgili farklı görevlerin, ilgili alt kategorileri ve bireysel adımlarıyla birlikte eksiksiz bir listesini oluşturduğunuza göre, neyin ve nasıl otomatikleştirileceğini önceliklendirebilirsiniz.

Neyi Otomatikleştirmelisiniz?

Neyin otomatikleştirileceğine karar vermek, kısmen sağduyu, kısmen kişisel tercihtir.

İşletmenize makul olmayan miktarda verimsizlik getiren herhangi bir görev, yapmaktan nefret ettiğiniz herhangi bir görev gibi otomasyona adaydır. Her yılı faturalarla dolu bir ayakkabı kutusu eşdeğeri ile bitirirseniz, belki de bazı muhasebe otomasyonları sıradadır.

Ayakkabı kutunuzdan bahsetmişken – bu sorunu da otomatikleştirmenin kolay bir yolu var. Unutmayın, kritik olmayan görevlere çok dikkat edin.

Neyi Otomatikleştirmemelisiniz?

Burada biraz kişisel görüş enjekte ediyorum, ancak işinizin iki bölümünü otomatikleştirme konusunda her zaman dikkatli olmanız gerektiğine inanıyorum:

1. Sosyal medya
2. Müşteri iletişimi

Kimse bir makineyle iletişim kurmayı sevmez, değil mi? Çoğumuz bu senaryoyu Twitter'da birkaç kez yaşamışızdır, otomatik olarak takip edildiğinizde ve birileri tarafından otomatik olarak DM'ye gönderildiğinde, ancak birkaç gün sonra takip edilmemek üzere. Bunu kişisel algılamayın – bu sürece hiçbir insan dahil olmadı. İlişkilerin nasıl kurulmayacağının ve otomasyonun nasıl kullanılmayacağının klasik bir örneğidir.

Pazarlama Otomasyonu – Infusionsoft ve Ontraport

Pazarlama otomasyonu söz konusu olduğunda, eller aşağı lider Infusionsoft'tur. Çok uzak olmayan ikinci sırada, burada kapsamlı bir inceleme bulacağınız Ontraport yer alıyor.

Infusionsoft'un tam olarak ne olduğunu veya ne yaptığını tanımlamanın kolay bir yolu yoktur. Bir nevi hepsi bir arada müşteri ilişkileri ve pazarlama otomasyon paketi olarak tanımlanabilir. Uzun ve kısa, kârlı bir ajans yönetiyorsanız veya meşgul bir serbest çalışansanız, Infusionsoft, şu anda manuel olarak gerçekleştirmekte olduğunuz görevlerin çoğunu yönetme, otomatikleştirme ve izleme yeteneğine sahiptir.

Bu gönderi, Infusionsoft'un tam bir incelemesini sağlamayı amaçlamamaktadır. Yazılım, birkaç paragrafta özetlenemeyecek kadar karmaşık ve zengin özelliklere sahip (mükemmel olmasa da). Bununla birlikte, şu anda bir otomatik yanıtlayıcıya para harcıyorsanız ve büyüyen bir listeniz varsa, ayda birkaç dolara daha fazla işlevsellik sunan bir platform kullanabileceğinizi düşünün.

Bu pazarlama platformlarının her ikisinin de gerçekten parladığı yer, hem lider hem de müşteri yetiştirme sürecini düzene sokma ve yönetme yetenekleridir.

Görev Otomasyonu – Zapier ve IFTTT

Zapier, nispeten ucuz bir aylık hizmet sunar (ayda 20 dolardan başlayan fiyatlarla). Üretkenliğinizi kelimenin tam anlamıyla dönüştürebilen Zapier, tetikleyicileri ve olayları kullanarak en sevdiğiniz uygulamaların çoğunu birbirine bağlar. If This Then That (IFTTT) çok benzer bir hizmettir ve otomasyonlarını Zaps yerine “tarifler” olarak adlandırır. Her iki hizmet de inanılmaz derecede güçlü araçlardır.

Örneğin, müşteri destek biletleri için Zendesk kullandığınızı varsayalım. Bir müşteri her ücretli destek bileti açtığında, muhasebe yazılımınızı açar ve yeni bir fatura oluşturursunuz. Ancak bazen müşterinizin sorununu çözmekle o kadar meşgul oluyorsunuz ki faturayı oluşturmayı unutuyorsunuz. Senin hatan.

Birkaç aylık verileri inceledikten sonra, her ay ilgili faturayı oluşturmayı unuttuğunuz ortalama beş destek bileti keşfedersiniz. Sonuç olarak, her ay 250$'dan fazla gelir kaybettiniz. Hepimiz böyle hatalar yaptık değil mi? Zapier ile bir daha asla olmayacak.

Bir müşteri Zendesk aracılığıyla yeni bir bilet doldurduğunda, Xero muhasebe yazılımınızda otomatik olarak bir fatura oluşturulur. 20$/aylık maliyetin nasıl hızlı bir şekilde geri kazanılabileceğini görmek uzun sürmüyor.

İşletmenize ucuz otomasyonu tanıtmanın bir yolunu arıyorsanız, Zapier'den başkasını aramayın.

Muhasebe görevlerini otomatikleştirmek hakkında zaten konuştuk. Herkes muhasebeden nefret eder, değil mi?

IFTTT, e-posta yoluyla aldığınız her faturanın, makbuzun veya ekin bir kopyasını Dropbox hesabınıza kaydeden basit bir tarif sunar – muhasebecinizin uygun kayıtları eşleştirebileceği sanal bir ayakkabı kutusu gibi. Ayrıca, önemli evrak işlerinizin tek bir yerde bulunduğunu bilmenin de içiniz rahat olacaktır.

Sosyal Medya Otomasyonu – Tampon ve Hootsuite

Sosyal medyayı otomatikleştirmemenizi tavsiye ettiğimin farkındayım, bu yüzden ne demek istediğimi açıklığa kavuşturmama izin verin: Kendi oluşturduğunuz Facebook gönderilerinizi, tweet'lerinizi veya diğer sosyal medya güncellemelerinizi otomatikleştirmenin kesinlikle yanlış bir tarafı yok. Sadece gerçek olsun – sosyal medya, sosyal olmalı.

Sosyal medyanın sorunu, üretken olmaktansa sosyal olmaya daha fazla zaman ayırmanın daha kolay olmasıdır ve bu, burada başarmaya çalıştığımız şeye aykırıdır. Yine de, verimliliğinizi artıracak bazı sosyal medya çalışmalarınızı toplulaştırmanın ve otomatikleştirmenin birkaç yolu vardır. Bunlar şunları içerir:

1. Zamana duyarlı olmayan veya kişisel etkileşim içermeyen herhangi bir sosyal gönderi için toplu iş yapmayı düşünün. İstediğiniz platformlar için gönderi oluşturmak için bir veya iki saat harcayın. Ardından, bunları Buffer veya Hootsuite gibi bir uygulamada planlayın. Sosyal medyanızı bu şekilde gruplayarak, çok fazla zaman kazanacaksınız – sizi rotadan çekecek hiçbir dikkat dağıtıcı olmamasının doğrudan bir sonucu.
2. Yeni bir blog yazısı oluşturduğunuzda, bağlantıyı otomatik olarak takipçilerle paylaşmak için Zapier veya IFTTT gibi bir araç kullanın.
3. Sizi ilgilendiren konuşmaları takip etmenin bir yolu olarak bahsetmeleri kullanın. Ayrıca, işletmenizle alakalı konuların aranmasını otomatik hale getirebilirsiniz.

Her şeyden önce, otomatikleştirilmiş sosyal medyanızın herhangi bir yönü üzerinde gevşek bir dizgin bulundurun. Yapmak isteyeceğiniz son şey, sosyal etkileşimlerinden tamamen kopmuş biri olarak karşınıza çıkmaktır.

Buffer ve Hootsuite hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, her ikisini de bu özette ele aldık: WordPress Blog Yazılarınız İçin Tweetler Nasıl Planlanır.

Toplama

Zamandan tasarruf etmenin, verimliliği artırmanın ve daha karlı olmanın en iyi yollarından biri “şimdi yap” felsefesini benimsemektir. Ama bazen bunu söylemek yapmaktan daha kolaydır; özellikle birden fazla müşteri projesini yönetmeye çalışan bir serbest çalışan veya kaldırabileceğinizden daha fazla işi olan küçük bir ajanssanız.

Otomasyon, iş yükümüzün kontrolden çıkmasına çok kolay izin veren ertelemeden kaçınırken, daha fazla önemli görevinizi daha kısa sürede tamamlamanıza yardımcı olacaktır. Mevcut otomasyon fikriniz basit bir otomatik yanıtlayıcı ile başlayıp bitiyorsa, iyileştirme için yer vardır.

Başlamak için ilk yer, yukarıda açıklanan beş adımı izlemektir. Bunu yapmak, zamanınızı nerede harcadığınızı ve iyileştirme için en büyük fırsatın nerede olduğunu size net bir şekilde gösterecektir.

Havuz başında görüşürüz!

Şu anda WordPress işinizde otomasyon kullanıyorsanız, aşağıdaki yorumlarda size nasıl yardımcı olduğunu paylaşın. İşinizi otomatikleştirmek için ne tür araçlar kullanıyorsunuz?

Resim Kredisi: Azaze11o / ShutterStock