Beklentileri Yönetme: Proje Kapsamı ve Sözleşmeler [Web Semineri Tekrarı]

Başarılı web geliştirme projeleri, iç ve dış paydaş beklentilerini doğru bir şekilde oluşturmanın doğrudan bir sonucudur. Beklentileri doğru bir şekilde belirleme ve yönetme sanatı, güçlü iletişime ve işbirliğine odaklanmaya dayanır.

Web Seminerinin Tekrarını İzleyin – Beklentileri Yönetme: Proje Kapsamı ve Sözleşmeler

Web Semineri Slaytlarını Görüntüle

Proje Kapsamı ve Sözleşme Notları

Beklentileri yönetmek için, ilk müşteri temasından bir teklif taslağının hazırlanmasına, proje çalışmasının yapılmasına ve hatta iş tamamlandıktan sonra bile tüm proje boyunca size rehberlik edecek sağlam bir sürece sahip olmanız gerekir. Bir proje kapsam belirleme sistemine sahip olmak, küçük projelerde olduğu kadar büyük projelerde de size yardımcı olacaktır.

Bu, zaman içinde sürekli olarak ince ayar yapmanız ve iyileştirmeniz gereken bir süreçtir.

Neden Bir Süreç Oluşturun?

İşinizi daha verimli ve karlı hale getirmenin yanı sıra, iyi bir süreç müşterileri geri getirecektir. Sağlam bir sisteme sahip olmak sizi farklı kılar. Müşteriler bunu fark edecek ve takdir edecek ve geri dönecekler.

Rebecca çok sayıda müşterinin geri döndüğünü gördü ve bunun esas olarak onların süreçlerinden kaynaklandığını belirtiyor. "Sıra dışı tasarım veya kodlama becerilerine sahip olduğumuzdan değil, sağlamız" diyor, "Ama bunun nedeni iyi bir sürecimiz olması."

1. Başarılı Etkileşimler

Sağlam beklenti yönetimi ile bir projeye başlayın ve bitirin. Bu, güçlü kapsam ve sözleşmelerin dahil edilmesi anlamına gelir.

“Müşterinizin beklentilerini aşmanın ilk adımı, bu beklentileri bilmektir.” -Roy Williams

Müşterinizin neye ihtiyacı olduğunu gerçekten bilmek için doğru soruları sormanız ve bu diyaloğu yapmanız gerekir. Proje kapsamını yönlendirmek sizin sorumluluğunuzdadır ve ne kadar yavaş alırsanız, bu soruları o kadar zorlayabilir ve gerçek yanıtları alabilirsiniz. Acele ettiğimizde varsayımlarda bulunma eğilimindeyiz ve bu felakete yol açabilir.

2. Beklentileri Erken Belirleyin

Açıkça tanımlanmış beklentiler daha sonra sorunları önleyecek ve başarı için bir yol oluşturacaktır.

Rebecca, soruları yanıtlamak için Outlook'ta imza olarak kaydedilen 20 farklı yanıta sahiptir. Bunun biraz OKB olduğunu kabul ediyor, ancak uygun yanıtla hızlı bir şekilde ayrıntılı bir e-posta göndermesine izin veriyor. E-postalar onun daha fazla bilgi toplamasına, beklentileri belirlemesine ve konuşmayı kontrol etmesine olanak tanır.

Bazı müşteriler, çok sayıda soru içeren bir yanıttan korkabilir. Bu müşteriler muhtemelen uygun olmayacağından sorun değil.

3. Ne Tür Müşteri?

Satış sürecinde kime satış yaptığınızı tanımlayın ve bunun uygulamanızı nasıl değiştirdiğini anlayın.

Ne tür bir müşteriyle uğraştığınızı belirleyin, böylece buna göre yanıt verebilirsiniz. Basit bir proje mi yoksa karmaşık bir proje mi? Finansal risk mi yoksa fonksiyonel risk mi içerecek? İşlerini biliyorlar mı yoksa amatörler mi?

4. Müşterinizin İhtiyaçlarını Belirleyin

Her müşteri benzersizdir. Onların ihtiyaçlarını anlamak ve bunlara uyum sağlamak çok önemlidir.

Proje kapsamını belirlerken müşterinizin ihtiyaçlarını belirlemelisiniz ve projenin ortasında şaşırmamalısınız. Rebecca, teklifinde müşteri ihtiyaçlarını belirler ve ardından bunları çözümleriyle eşleştirir. Müşterilerin kendilerini rahat hissetmelerine ve onun ihtiyaçlarını dinlediğini ve anladığını bilmelerine yardımcı olur.

5. Doğru İşlemi Seçin

Müşteri türüne ve proje türüne göre proje kapsamını tanımlayın.

İşleminiz işe bağlı olarak esnek olmalıdır. Proje türüne bağlı olarak birkaç farklı süreciniz olabilir.

6. Uygun Belgeleri Kullanın

Beklentiler için bir temel oluşturmak için doğru belge türünü seçin.

Rebecca, projenin çok temel ayrıntılarını ve birkaç yasal maddeyi açıklayan tek sayfalık basit bir sözleşme kullanır. Tüm detaylar için proje teklifine atıfta bulunuyor ve anlaşmanın tüm etini buraya koyuyor.

7. Tüm İlgili Maddeleri Kabul Edin ve Belgeleyin

Proje başlangıcında ne kadar çok belgelerseniz, daha sonra hakkında o kadar az tartışırsınız.

Ve bu et. Rebecca, açıklamalarla desteklenen uzun bir proje kapsam ayrıntıları listesi içerir:

• Çıktılar – Müşteriye günün sonunda ne veriyorsunuz? Açık ol. Daima miktarı ve fazlalıklar varsa ne olacağını da belgeleyin. Rebecca, 700 sayfayı taşımak için erken bir projede yakıldı ve sonunda 5.000 sayfa oldu – ancak kesin miktar hiçbir zaman belirtilmedi. Dil kullanın, böylece bir müşteri numarayı geçerse sorun olmaz, ancak daha sonra buna göre ücretlendirilirsiniz.
• Kilometre Taşları ve Program – Yol boyunca beklentiler nelerdir? Bunları şimdi ayarlamak, işlerin sorunsuz gitmesine yardımcı olacaktır.
• Garanti – Garantinizin ne olduğunu, ne kadar süreyle geçerli olduğunu, nelerin dahil olduğunu ve garanti süresi bittikten sonra ne olacağını tanımlayın.
• İstemci Gecikmesi – Bir istemci karardığında ne olur? Hayat olur ve işler gecikir, o yüzden bir çözüm bulun. Durmuş bir projenin size maliyeti olduğunu kabul edin. Rebecca'nın projeleri, yeniden başlayana kadar aylık hizmet ücretine geçiş yapıyor.
• Ödeme – Tüm ödeme koşullarınızı, ödemenin ne zaman yapılacağını ve fazla kullanımların nasıl faturalandırılacağını belirleyin.
• İstisnalar – Projenize neler dahil değil? Bazen ne yapmadığınızı hecelemek yardımcı olur. Rebecca genellikle bir müşteriyle tartıştığı şeyleri listeler, ancak açık olması için dahil etmemeyi kabul ettiler.
• Bakım – Projeye (varsa) devam eden bakımın dahil olduğunu yazın ve bu potansiyel maliyetlerin neler olduğunu listeleyin. Müşteriler genellikle buna ihtiyaçları olduğunu anlayacak ve projeye bakım eklenmesini isteyecektir.
• Giderler – Seyahat masraflarını, hazır görselleri, eklenti lisanslarını vb. kim ödüyor? Yerel müşteriler için Rebecca, yerinde toplantıların dahil olmadığını not edecektir (ancak müşteriler bu toplantıları isterse, masrafları listeleyecektir).

8. Sözleşme Sözü ve Süreç Hizalanmalı

Sözleşme lafızınızın geliştirme sürecinizle ve ekibinizin becerileriyle eşleştiğini doğrulayın.

Teklifinizde tüm bu ayrıntılar varsa işe yaramaz, ancak geliştirme süreciniz farklı bir şey yapar. Uyum sağlamaları gerekiyor.

Rebecca'nın Basecamp'ta kilometre taşlarını ve sorumlulukları ortadan kaldıran 90 maddelik bir yapılacaklar listesi var. Müşteriler için harika, ancak yapılacaklar listesini değiştirip teklif şablonunda ilgili değişiklikleri yapmayı unuttuğunda sorunlarla karşılaştı. Tüm sürecinizi tutarlı tutmanız gerekir.

9. Çalışmadan Önce İmzalar

Sözleşme imzalanana veya geçerli bir satınalma siparişi verilene kadar işe başlamayın.

Sözleşme imzalanmadan ve sisteminize bağlı olarak fatura gönderilip ödenene kadar işleminizin başlamasına izin veremez. Bu ayrıntıları baştan heceleyin ve sonra ısrar edin.

10. Devam Eden İletişim Kritiktir

İletişim, müşteri mutluluğu ve genel proje başarısı ile orantılıdır.

Rebecca, “Hiç bir müşterim bana fazla iletişim kurduğumuzu söylemedi ve çok fazla iletişim kurduğumuzu söylemedi” diyor. Müşteriler, projeleri üzerinde çalıştığınızı bilmek ister; bu güven vericidir.

11. Kapsam Sürünmesi Tamamen Kötü Değil

Müşterilerin resmi değişiklik siparişlerini onaylamasını gerektiriyorsa, gelir için harikadır (ayrıntılı maliyet ve zamanlama değişikliklerinin de işe yaradığını tahmin eder).

Kapsam kayması, müşterinizi mutlu etmek ve karlılığı artırmak için bir fırsattır. Onlara yapmaktan mutlu olacağını söyle, ama daha pahalıya mal olacak. O parayı masada bırakmayın.

12. İstemci Gecikmelerini Yönetin

Karanlıkta kalırlarsa müşterilere aktif olarak ulaşmaya devam edin. Herhangi bir iletişimi belgeleyin, böylece zaman size karşı işlemez.

Bu müşterileri kontrol etmeye ve takip etmeye devam etmek için yapılandırılmış bir süreç oluşturun.

13. Alınan Dersler=Daha Yüksek Kar Marjları

Satış ve kapsam belirleme sürecinizdeki hatalardan öğrenin. Bu hatalar en iyi sözleşme şart ve koşullarınız olabilir.

Müşterinizin bir şey bildiğini ve bilmediğini varsayarsanız, bu sizin hatanızdır. Bu proje kapsam belirleme sürecine rehberlik eden uzman olmanız gerekiyor. Bu nedenle, böyle bir hata yaptığınız her seferinde, ondan ders alın ve bunu sürecinizin bir parçası haline getirin.

Rebecca'nın üç sayfa şartlar ve koşullar var – bu yedi yıllık hatalar ve öğrenilen dersler. Eklediği her öğe, süreci daha sorunsuz hale getirecek ve herkesi daha mutlu edecek.

Daha

Sözleşmelerle ilgili son blog yazılarımızdan bazılarına göz atın:

• Sözleşmeleri ve Avukatları Neden Sevmelisiniz?
• Sözleşmeler Üzerindeki İlişkiler
• Ödeme Alma: Serbest Çalışanlar Sıkışmaktan Nasıl Kaçınabilir?

Kristen Wright

Kristen, 2011'den beri WordPress kullanıcılarına yardımcı olmak için eğitimler yazıyor. Onu genellikle iThemes blogu için yeni makaleler üzerinde çalışırken veya #WPprosper için kaynaklar geliştirirken bulabilirsiniz. Kristen iş dışında günlük tutmaktan (iki kitap yazdı!), doğa yürüyüşü yapmaktan ve kamp yapmaktan, yemek pişirmekten ve daha güncel bir hayat yaşamayı umarak ailesiyle günlük maceralardan hoşlanıyor.