WordPress Belge Kitaplığı Nasıl Oluşturulur

Muhtemelen ihtiyacınız olan ancak ihtiyacınız olduğunu bilmediğiniz birkaç şey arasında bir WordPress belge kitaplığı var. Niye ya? Eh, çünkü belge yönetimi gerçek etkisi olan gerçek bir sorundur. Ve WordPress etkili bir çözüm sunar.

Belgeler, bir şirketin belgeleme ve bilgi paylaşımı karışımının büyük bir bölümünü oluşturduğundan, onları bulmak için mücadele etmek somut üretkenlik kayıplarına yol açar – haftada yaklaşık 4,5 saat!

Artık bu sorunu çözmek için bir dijital belge kitaplığı oluşturmak için epeyce seçeneğiniz var. Sharepoint (Microsoft kullanıcıları arasında popüler bir seçim) gibi tam gelişmiş belge kitaplığı çözümlerine sahipsiniz. Ayrıca Google Drive'ınız da var. Ve tabii ki Box ve Dropbox gibi seçenekler de gayet iyi çalışıyor.

Ancak buradaki sorun, belgelerinizin her yerde olması ve aramayı zorlaştırmasıdır. Ayrıca, tüm çalışanlarınızın sorunsuz erişim için tüm bu çözümlerde hesaplara ihtiyacı vardır. Bu nedenle, bir şey üzerinde çalışırken ve onu tamamlamak için bir belgeye ihtiyaç duyduklarında, onu almak için bir hizmeti ziyaret etmeleri gerekir.

Çözüm? WordPress belge kitaplığı oluşturma

Bu belge yönetimi zorluğuna iyi bir çözüm, doğrudan WordPress web sitenize bir belge kitaplığı eklemektir, böylece web sitenizin tüm üyeleri – çalışanlarınız – ihtiyaç duydukları belgelere tek bir yerden hızlı bir şekilde erişebilirler.

Bir WordPress belge kitaplığı, belgeleri yalnızca şirketinizde dahili olarak paylaşmanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda müşterilerinizle herkese açık olarak paylaşmanıza yardımcı olur.

Öyleyse, bir WordPress belge kitaplığını nasıl oluşturabileceğinizi ve çalışanlarınızın ve müşterilerinizin kullandığı tüm belgeleri doğrudan WordPress web sitenize nasıl getirebileceğinizi görelim. Bunu hafif bir WordPress tabanlı dokümantasyon yönetim sistemi oluşturmak olarak düşünün.

Adım 1: WordPress dijital kitaplığınız için bir yapı oluşturun

Olması gereken tüm belgeleri barındıran en eksiksiz ve kullanılabilir belge kitaplığını oluşturmak için sağlam bir yapıya ihtiyacınız var. Bu yapı size hangi belgelere ihtiyacınız olduğunu ve her birinin nereye ait olduğunu söyler (böylece kitaplığınız bir dijital belge dökümü haline gelmez).

Bunu yapmak için, belgelerinizin ait olduğu farklı kategoriler açısından düşünün. Örneğin:

• İş şablonları, randevu mektupları için taslaklar, çalışan anket formlarının tümü İK kategorisine gidebilir.
• Bildirimler, kullanım koşulları sözleşme şablonları, gizlilik sözleşmesi şablonları yasal kategoriyle eşlenebilir.
• Kılavuzlar, kullanıcı kılavuzları, teknik özellik sayfaları teknik kategoriye sığar.

Ve benzeri.

Bu adımın sonunda, dahili kullanım için bir WordPress belge kitaplığı oluşturuyorsanız, tüm dahili işlemleriniz için bir belge listesi haritalandırmanız gerekir. Ayrıca ekip olarak düşünebilir ve bunu basitleştirebilirsiniz. Bunu yapmak için şirketinizdeki tüm ekipleri not edin ve ardından her birinin kullandığı belgeleri listeleyin.

Aynı şekilde, müşterileriniz için bir tane oluşturuyorsanız, yapmak istediklerini yapmak için hangi belgelere/dosyalara ihtiyaç duyduklarını bilmelisiniz. Bunların neler olabileceğini görmek için destek konularınızı inceleyin. Örneğin, bir kariyer danışmanlığı yürütüyorsanız ve bir hizmet olarak kullanıcılarınızın iyi özgeçmişler oluşturmasına yardımcı oluyorsanız, ideal bir özgeçmiş biçimini destek içeriğinize yükleyebilir ve bunu doğrudan destek sayfanızda indirilebilir olarak sunabilirsiniz.

Kaptın bu işi.

Adım #2: Her bir belge için erişim düzeylerini tanımlayın

WordPress web sitenizi özel, şirket çapında bir belge kitaplığını güçlendirmek için kullanmak oldukça kolaydır, çünkü WordPress, içeriğinize erişimi yalnızca oturum açmış kullanıcılarla, yani çalışanlarınızla kısıtlamanıza izin verir. Doğal olarak, burada hassas belgeleri kaydetmeyeceğiniz için bu düzenleme iyi sonuç verir. Birçok eklenti, web sitenizin içeriğine erişimi kısıtlamanıza da yardımcı olur.

Belgeleri WordPress aracılığıyla herkese açık olarak paylaşmak (örneğin, bir kaynaklar sekmesi veya genel bir self servis destek içerik tabanı aracılığıyla), WordPress'in sayfaları ve gönderileri, hatta ekleri/belgeleri yükledikleriniz bile varsayılan olarak herkese açık olduğundan daha da kolaydır. .

Adım #3: Belgeleri ekleyin!

Artık WordPress, kullanıma hazır bir belge kitaplığını desteklemiyor, ancak KnowAll ile hızlı bir şekilde bir tane oluşturabilirsiniz.

Temel olarak KnowAll, hem dahili hem de müşteriye yönelik, genel bilgi tabanları oluşturmanıza olanak tanıyan WordPress tabanlı bir bilgi tabanı yazılımıdır. Ve bilgi tabanı içeriği – özellikle şirket içi çalışan bilgi tabanlarından gelen içerik – genellikle belgelere ihtiyaç duyduğundan, KnowAll bir tane oluşturmak için idealdir. Belgeler için desteğiyle, en azından destek içeriğiyle ilgili olarak, hafif bir WordPress belge çözümü olarak ikiye katlandığını söyleyebilirsiniz.

Belgelerinizi yüklemek için aşağıdakileri yapmanız yeterlidir:

• WordPress web sitenize ilgili kategorileri ekleyerek ilk adımda sonlandırdığınız yapıyı uygulayın.
• Kategorilerinizi uygun bilgi makaleleriyle doldurun.
• Belgeleri, ihtiyaç duyan tüm bilgi bankası makalelerine yükleyin.

KnowAll oldukça basit bir şekilde çalışır: makalelerinize ekler ekleyin ve tamamlayın. Özel gönderi türleri veya herhangi bir şey oluşturmaya gerek yok – hepsi sizin için yapıldı. Bir belge/dosya kullanabilecek destek içeriği makalesini ziyaret edin ve dosyanızı e-postada olduğu gibi yükleyin.

İşte orada! Kendi WordPress belge kitaplığınız. (Bu arada, yalnızca PDF'lerle çalışıyorsanız, bunları WordPress web sitenize eklemenin birkaç yolu daha var.)

Bir belge yönetim sisteminin yaptığı her şeyi yapmak anlamına gelmez… ancak ihtiyaç duyduklarında çalışanlarınıza/müşterilerinize belgeler sunabilir. Ve fikir bu!

Kitaplığınızın bakımını yapmak için, daha yeni sürümler çıkarsa en son belgeleri yüklemek için zaman zaman ona geri dönmeye devam edin. Ayrıca, kullanılmayan dosyaları depolamaya dahil oldukları için silin.

Sarmalamak…

Bir WordPress belge kitaplığı oluşturmanın en iyi yanı, her bir çalışanınıza bir abonelik planı almadan tüm belgelerinize erişim izni verebilmenizdir. Ve tek bir sistem (bilgi tabanınız!), gerçek bilgiden ona güç sağlayan veya onu uygulamak için gerekli olan belgelere kadar her şeyi bir arada tutar. Böylece kimse sıkışıp kalmaz.

Belge eklemek de dosya eklemek kadar kolaydır, böylece ekibinizdeki herkes gerektiğinde daha fazla dosya yükleyebilir; herhangi bir kodlama bilmeleri gerekmez.

Size kalmış: Bilgi çalışanlarınızı güçlendirmek için bir WordPress belge kitaplığı oluşturmaya hazır mısınız? KnowAll'a göz atın. Ayrıca, şirketinizde belgeleri şu anda nasıl yönettiğinizi bize bildirin.