Süreç Dokümantasyonu Nedir? Ve Süreçlerinizi Doğru Şekilde Belgelemek

Süreçler, bir işi yürüten yaşam çizgileridir. Süreçleri belgeleme – veya süreç belgeleme süreci – iş süreci yönetiminin kalbinde yer alır ve işletmelerin iyi yağlanmış makineler gibi çalışabilmeleri için bilgileri yönetmelerine ve paylaşmalarına yardımcı olur.

Bir süreci bir prosedürle karıştırmak kolaydır, ancak ikisi de temelde farklıdır. Anlaşılması kolay süreç belgelerini nasıl yazabileceğinize geçmeden önce, bu terimlerin nasıl farklılaştığına bakalım.

Süreç ve prosedür

ISO, süreci “ amaçlanan bir sonucu elde etmek için girdileri kullanan birbiriyle ilişkili veya etkileşimli faaliyetler dizisi” olarak tanımlar. “

Öte yandan prosedür, “ bir faaliyeti veya süreci gerçekleştirmenin belirli bir yolu” olarak tanımlanır. “

Belgeleme bağlamında, bir işlemin üst düzey bir anlık görüntü olduğunu, bir prosedürün ise ayrıntıların yakından görünümü olduğunu söyleyebilirsiniz.

Bir süreç, bir dizi faaliyetin veya bir iş akışının belirli bir kurumsal hedefi nasıl sağladığını ana hatlarıyla belirtir. Buna karşılık, bir prosedür, bir sürecin farklı etkinliklerini yürütmek için tam olarak nasıl yapılır bilgilerini sağlar.

Bunu bir perspektife oturtmak için İnsan Kaynaklarını bir iş süreci olarak ele alın. Bu da işe alım, asimilasyon, işten çıkarma gibi İK faaliyetlerini bünyesinde barındırır.

Süreç belgeleri ve Standart Çalışma Prosedürleri (SOP'ler) , şirketlerin sırasıyla süreçlerini ve prosedürlerini belgelemek için kullandıkları araçlardır.

Her ikisini de belgelemek birkaç ortak adımı içerse de kapsamları farklıdır. Öyleyse, süreç dokümantasyonunun nasıl çalıştığını ve özlü süreç dokümanları oluşturmak için tam olarak ihtiyaç duyduğunuz adımları görelim.

Belgelenecek süreçlerin belirlenmesi

Sahip olduğunuz her bir süreci belgelemek için bant genişliğiniz yoksa (ki buna hiç gerek olmayabilir!), işinizin kârlılığını etkileyenleri seçmek en iyisidir.

Bu nedenle operasyonel, destekleyici ve yönetim süreçlerinize bakın ve en önemli olanları seçin.

İşte hızlı bir tazeleme:

• Operasyonel süreçler size para kazandıran süreçlerdir. Bir SaaS hizmet sağlayıcısıysanız, müşteri hizmetleri, müşteriyi elde tutma (ve gelir) ile bağlantılı olduğu için temel operasyonel süreçlerinizden biridir.
• Destekleyici süreçler , işinize güç veren arka uç sürecidir. Müşteri hizmetleri çalışanlarınıza eğitim sağlamak destekleyici bir süreçtir.
• Yönetim süreçleri , her ikisinin de çabalarına rehberlik eden süreçlerdir. Örneğin, yıllık büyüme hedefleri belirlemek bir yönetim süreci olacaktır.

Belgeleri işlemek için hızlı bir süreç

Kısa bir süreç belgesi yazmak için bu adımları izleyin. Destek için Proje Yönetimi Belgelerinden bu şablona bakın:

Açıklayıcı bir süreç adı yazın .

Sürecinizi belgelemenin ilk adımı olarak, süreci anında tanımlayan bir ad yazın.

Sürecinizin amacını taslak haline getirin .

Bir sürecin amacı, sürecin örgütsel bir hedefe ulaşmada nasıl yardımcı olduğunu açıklar. Örneğin, bir işe alma sürecinin amacı, bir şirkete kültürüyle uyumlu en iyi yeteneği bulmak olabilir.

Kapsamı ayarlayın .

Bir sürecin kapsamı, kapsamına girenleri ve bazen de bunun dışında kalanları açıkça tanımlar. Örneğin, işe alma süreci, yeni bir işe alınanın yer değiştirme lojistiğini içerebilir veya içermeyebilir.

Anahat sınırları .

Süreç sınırları, bir sürecin nerede başlayıp nerede bittiğini söyler.

Bir süreci başlatmak için gerekli olan ve yürütülmesi için gerekli olan kaynakları tespit etmeye yardımcı olduklarından, sınırların belirlenmesi esastır. Örneğin Bordro süreci, ancak İK sürecinizden personelinizin iş günlükleri, izinleri vb. bilgilere sahip olduğunuzda çağrılabilir.

Girişleri listeleyin.

Bir süreçteki girdiler, süreci başarıyla tamamlamak için gereken kaynaklardır.

Çıktıları listeleyin.

Bir sürecin çıktıları, başarıyla yürütülen bir sürecin üreteceği nihai sonuçlardır.

Girdilere uygulanması gereken farklı süreç faaliyetlerini not edin.

Girdilere uygulanan faaliyetler, istenen çıktının üretilmesi için süreç faaliyetleri bölümünde not edilir.

Akış çizelgelerini kullanıcının işlemesi daha kolay olduğundan, bir süreçteki etkinlikleri akış çizelgeleri kullanarak göstermek çok yaygındır.

Unutulmaması gereken bir nokta, süreçlerin bir faaliyetin nasıl yapıldığının ayrıntılarına girmemesidir. Sadece faaliyetleri listelerler ve ideal olarak bunları ilgili SÇP'lerine bağlarlar. Örneğin, teknik işe alım, işe alım sürecindeki bir faaliyetse, süreç sadece faaliyeti listeleyecek ve faaliyet, standart işletim prosedürüne bağlanacaktır.

Aşağıda tipik bir işe alım sürecinin girdilerini, çıktılarını ve faaliyetlerini görebilirsiniz:

İşlem akışının karşılaşabileceği olası istisnaları not edin.

Bir süreç belgesi, bir süreç için her şeyi kapsayan bir belgedir… bu nedenle meydana gelebilecek herhangi bir sapmanın da belgelenmesi gerekir.

Böyle bir istisna örneği, bir adayın bir iş teklifini kabul etmemesi olabilir.

Rolleri tanımlayın.

Bir süreçteki her aktivite bir rol tarafından gerçekleştirilir.

Bu nedenle, sürecinize dahil olan herkesi tanımlayın.

Tüm bu roller aynı zamanda bir süreçteki paydaşlardır. Bir sürecin iyi yürütülmesini sağlamak için kimin neyi ne zaman yaptığı konusunda fikir birliği olduğundan emin olun.

Yukarıdaki örneğe bakarsanız, işe alım sürecindeki birincil paydaş işe alım yöneticisi iken, diğerlerini de içerdiğini göreceksiniz. Örneğin, bir şirket, teknik görüşmeler yapmak veya uygulamaları gözden geçirmek için birkaç mühendislik personeline sahip olabilir. Süreç dokümantasyonunun bütün fikri, tüm bunları belgelemektir, böylece bir süreç her zaman tutarlı bir şekilde yürütülebilir.

Bununla, süreç belgeniz hazır olmalıdır. Ama henüz dışarı atmayın.

İşleminizi doğrulayın.

Sürecinizi kullanıma sunmadan önce, tüm yaşam döngüsü boyunca eylem halinde olduğunu gözlemleyin ve işin gerçekte nasıl olduğunu gerçekten yansıtıp yansıtmadığını onaylayın.

Bu süreçte sizinle birlikte çalışması için bir danışman da tutabilirsiniz.

Karşılaştığınız tüm tutarsızlıkları giderin.

Proses belgelerinizi kullanıma sunma

Tüm paydaşlar tarafından gözden geçirilip onaylanan bir çalışma süreci belgeniz hazır olduğunda, onu resmi olarak sunmanın zamanı gelmiştir.

Çoğu durumda, her departman/ekip için düzinelerce süreçle karşılaşırsınız. Her sürecin, içerdiği farklı görevlere karşılık gelen kendi SÇP'leri/prosedürleri de olacaktır.

Tahmin edebileceğiniz gibi, bu çok fazla içerik. Bu nedenle süreç belgeleriniz için iyi bir organizasyon kullanmak çok önemlidir.

Farklı departmanlarınızdaki farklı süreçleri bulmak ve bunlara erişmek kolay olmalıdır. Bu çok fazla iş gibi geliyorsa, benimseme oranınız düşecektir.

KnowAll gibi bir tema, bu zorluğun üstesinden gelmenize ve süreçlerinizi ekiplerinize en optimize ve kullanıcı dostu şekilde sunmanıza yardımcı olabilir. Dahili bir bilgi tabanı uygulamak da bu konuda yardımcı olabilir.

Süreçlerinizi iyileştirme

Artık işletmelerin belgeleme süreçlerine yatırım yapmasının temel nedenlerinden biri, sorunlarını teşhis etmek ve bunları optimize etmenin yollarını keşfetmektir.

Yukarıda gösterilen işe alım süreçleri buna bir örnektir. Bir şirket, yeni işe alınanların bir yıldan az bir süre onlarla kaldığını ve önemli kayıplara mal olduğunu fark ettiğinde tasarlandı.

Optimize edilmiş işe alım süreçleri, altı aylık iş performansı derecelendirmesi, iş tatmini incelemesi ve yıpranmayı azaltmak için işe alım yöneticisinin değerlendirmesi gibi faaliyetleri içeriyordu:

Siz de gerçek ürün sonuçlarınızı istenen sonuçlarla ölçmeli ve aradaki farkı kapatmaya çalışmalısınız. Süreçleriniz için KPI'lar belirlemek, gerçekte nasıl olduklarını görmenize yardımcı olabilir.

Ürettiğiniz süreç belgelerinin çoğu, genellikle, etkisi kolayca ölçülebilen somut sonuçlara sahip olacaktır – örneğin bir işe alım sürecindeki yıpranma oranı.

Proses belgeleriniz için bir revizyon programı oluşturma

Süreçler dinamiktir. Bir takım büyüdüğünde veya roller revize edildiğinde değişirler. Ayrıca dış gelişmelere uyum sağlamak için değişirler. Optimizasyonlar ayrıca bir işletmeyi iş akışlarını değiştirmeye zorlar.

Başka bir deyişle, işlem belgesi PDF'leri çalışmıyor. Proses belgeleriniz “canlı” şeyler olmalıdır.

Bu nedenle, gözden geçirme programınıza göre bir revizyon programı oluşturun. Zaman zaman süreçlerinize geri dönün ve güncelleyin.

Güncellemelerin belgelenmesi de eşit derecede önemlidir, böylece tüm paydaşlar neyin değiştiğini ve neden değiştiğini bilir. Bu nedenle süreç belgeleri bir değişiklik geçmişi izleyicisi kullanır – değişiklikleri izleyen basit bir günlük.

Ayrıca, süreç belgeleriniz için bir bilgi yönetimi çözümü seçtiğinizde, kolay düzenlemeye izin veren bir çözüm seçin. Örneğin, WikiPress ve HeroThemes'ten Heroic Knowledge Base ile bir süreç belgesini düzenlemek ve güncellemek, WordPress'te bir blog gönderisini düzenlemek kadar kolaydır.

Sarmalamak…

Süreç belgelerinin sizi daha üretken kılıp kılmadığını görmenin en kolay yolu, bir süreç belgesi oluşturmak ve ekibinizin bunu kullanmasını sağlamaktır.

Her şeyi doğru yaparsanız, ölçülebilir bir gelişme görmelisiniz.

Bunun gibi bir süreç belgesi şablonu seçin ve yukarıdaki adımları kullanarak doldurun.

Ve pilotu dışarı çıkarın!