Üretkenliği Artırmak için Acil-Önemli Matrisi Kullanmak

Eğer henüz yapmadıysanız her şeyi boğulmuş bittiğinde, sizin öncelikler karıştırıyorum kolaydır. Birisi bir görevi tamamlamanızı bekliyorsa, bunun listenizdeki en önemli öğe olduğunu hissedebilirsiniz. Bu görev, sizin daha büyük bir önceliğinize ikincil ise, onu takviminize geri almak daha iyi olabilir. Ayrıca, henüz yapmadığınız 10 şeye sahip olmak o kadar stresli olabilir ki, hepsi eşit derecede önemli hissettirebilir. Sakince yapılacakları gözden geçirerek, onları oldukları gibi görebileceksiniz. Parçalandığında, süper önemli ve bir numaralı önceliğinizden "Oh, bu gerçekten önemli değil"e kadar değişir. Eisenhower Matrisi olarak da adlandırılan acil önemli matris, görevlerinizi sıralamak için son derece basit, ancak oldukça kullanışlı bir araçtır. Diğer her şey tarafından dikkatiniz dağılmadan önemli olana odaklanın.

Acil Önemli Matris nedir?

Acil önemli matris, görevleri dört farklı kategoriye ayıran basit bir tablodur. Her kategori bir eyleme karşılık gelir.

1. Acil ve önemli – Önce yapın
2. Acil ve önemli değil – Daha sonra yapın / planlayın
3. Acil ve önemli değil – Delege
4. Acil değil ve önemli değil – Eleyin

Buna Eisenhower Matrisi denmesinin nedeni, verimli olmasıyla tanınan Başkan Eisenhower'ın “İki tür sorunum var: acil ve önemli. Aciller önemli değildir ve önemliler asla acil değildir.” İşte görsel olarak yerleştirdiğinizde acil önemli matrisin nasıl göründüğü:

Matrisin amacı, görevlerin yanlış yönetilmesinden veya zamanınızın yanlış yönetilmesinden endişe etmeden yapılması gerekenlere daha iyi öncelik vermektir. Ayak işleri ve ev temizlik işlerinden iş proje yönetimine ve hatta tüm çalışma haftası rutininize kadar hemen hemen her şey için kullanabilirsiniz. Kaynaklar sınırlıysa ve hepsini günün sonunda (veya saat veya hafta) yapamıyorsanız, acil önemli matris size şu anda neye odaklanmanız gerektiğini söyleyecektir – ve bunu çok hızlı yapacaktır.

Bir şey daha: acil önemli matris, sorumluluklar altına gömüldüğünüzde mükemmel bir yardımcı olsa da, iş akışınızı düzene sokmaya ve gitme rejiminizden gelen yağı azaltmaya çalışırken de değerlidir. Hareketleri gözden geçirmek ve zaman kaybetmek yerine, tekrar tekrar yaptığınız şeyi neden yaptığınızı değerlendirmek için sık sık matrisi kullanın. Bu matrisi sabah rutinimi kısaltmaktan, hangi müşterilerin ve projelerin kalıcı olarak bırakılacağına karar vermek için her şeyi yapmak için kullandım.

Acil Önemli Matrisi Kullanarak Yapılacaklar ve İş Görevlerinizi Nasıl Sınıflandırabilirsiniz?

Acil önemli matrisi, alıştıktan sonra kullanmak kolaydır, ancak şimdilik, her bir kadranda hangi tür görevlerin ait olduğunu öğrenmek için biraz zaman ayırın.

Acil ve Önemli: Önce Yap

Şimdi, “Acil ve Önemli” görevler olmadan bir hayat yaşamak imkansız olurdu. Bu çeyreğe ulaştıklarında, muhtemelen bir tür kriz veya acil durumdasınızdır – bu sadece uzun bir iş günü ve uyku vaadi olmaması anlamına gelse bile. Bunlar beş dakika önce yönetmeniz gereken şeyler. Onları başıboş bırakmaya devam edersen, başın belaya girecek. Son teslim tarihleri, donanım veya yazılım arızaları ve müşteri şikayetleri “Acil ve Önemli” kategorisine girer. Örneğin:

• Bugün başlayan indirimle ilgili sosyal medya gönderilerini planlayın.
• Müşteri ilk gönderimden memnun olmadığı için makaleyi gözden geçirin.
• Web sitesi kapalı – en kısa sürede ana bilgisayarla iletişime geçin.
• Facebook'ta olumsuz yorum bırakan müşteriye ulaşın.

Çoğu zaman, bu görevlerin geldiğini görebilirsiniz. Bazıları muhtemelen son teslim tarihi olana kadar bir süre “Acil ve Önemli Değil” listenizde yaşadı. Bu olmaya devam ederse, belirli görevler söz konusu olduğunda neden ertelediğinizi ve normal yapılacak işleri “bugünkü bir kabus olacak” zorunluluk haline getirmekten alıkoyacak bir sistem olup olmadığını anlayın. Ayrıca, acil durumları her zaman tahmin edemeseniz de, web sitesi çökmeleri ve kötü yorumlar gibi gerçekleşme olasılığı olan durumlar için acil durum planları oluşturabilirsiniz.

Acil Değil ve Önemli: Daha Sonra Yapın / Planlayın

Bunlar haftalarca, aylarca veya yıllarca listenizde kalan görevlerdir, çünkü önemli olsalar da asla acil değildirler. Bunları yapmazsanız hayatınız veya kariyeriniz alt üst olmaz, ancak bazı büyük hedeflerinize de yaklaşamayabilirsiniz. Eğitim ve öğretim, süreçlerin ve iş akışlarının güncellenmesi, ilişki kurma ve proaktif bakım, “Acil ve Önemli Değil” kategorisine girer. Örneğin:

• X Şirketi'nden bu ücretsiz pazarlama kursuna kaydolun.
• Ev bütçesini yeniden yapın ve bir tasarruf planı oluşturun.
• John'a önümüzdeki hafta öğle tatilimizde bir kahve içmek isteyip istemediğini sorun (ve bu terfiyi nasıl elde ettiği konusunda aklını başına toplayın).
• Arabayı vakumlayın ve içini silin.

Görmek? Bu görevler, onları yaparsanız kesinlikle hayatınıza katkıda bulunur, ancak siz yapmazken onu mahvetmezler. Hâlâ her gün çalışıyorsunuz, ancak becerilerinizi geliştirmiyorsunuz. Arabanız azaldığında benzini dolduruyorsunuz, ancak temiz tutmuyorsunuz. Hayatınızda asgariyi yerine getirdiğiniz ve sonra vazgeçtiğiniz alanlar varsa, muhtemelen bu görevler uzun zamandır listenizdedir.

Bu görevlerden bazılarını ortadan kaldırarak – ve sadece bir tanesiyle başlayın – “Acil ve Önemli” görevlerin üzerindeki baskıyı azaltacaksınız. Niye ya? Şu anda “Önemli ve Acil Olmayan ” olan, kontrolsüz bırakıldığında acil hale gelebilir – örneğin, bir ay önce ihtiyacınız olduğunu bildiğiniz yağ değişimi gibi. Bu “Daha Sonra Yap / Planla” bölümü olduğundan, listenizdeki bir veya iki görevi gerçek programınıza taşıyın. Takviminize koyun, alarm kurun, telefonu açın ve randevu alın, vb.

Acil ve Önemli Değil: Temsilci

Muhtemelen bu görevler sizi biraz delirtiyor. Çok fazla getirisi olmadan enerjinizi ve zamanınızı alırlar. Bu görevlerin her şeyden daha yoğun bir iş olduğunu hissedebilirsiniz. İletişim yöntemleri, diğer insanlardan gelen talepler ve yaptığınız işler hep böyle olduğu için yaptığınız işler “Acil ve Önemli Değil” kategorisine girer. Örneğin:

• Bu haftalık raporu çalıştırın ve “Raporlar” dosyasına ekleyin.
• LinkedIn'deki işe alım görevlisinden gelen mesajı yanıtlayın.
• Potansiyel müşteriye, projelerini üstlenemeyeceğimi bildirmek için geri e-posta gönderin.
• Bütçe elektronik tablosunu dünün harcamalarıyla güncelleyin.

Bu kadran biraz zor. Bireysel görevler önemsiz olsa da, büyük resim bazen önemlidir. Ayrıca, yüksek değerli sonuçlarla ilişkili düşük değerli görevlere sahip olmak, aslında yolunuza çıkıyor olabilir. Örneğin, harcamalarınızı takip etmek, bütçenizde uygun bir yer bulmanın iyi bir yoludur. Bununla birlikte, bütçe elektronik tablonuzu her gün dünün harcamalarının bir özeti ile güncellemek, ders almaktan çok veri girişidir.

Bu çeyrekte kendinize her görevi nasıl daha verimli hale getirebileceğinizi sormak için zaman harcamak isteyeceksiniz. Ve görevi kendisinin daha üretken bir versiyonuna dönüştürdükten sonra, eğer şimdi farklı bir çeyreğe aitse. Örneğin, banka hesaplarınıza bağlandıktan sonra harcamalarınızı düzenleyen bir bütçe aracına kaydolursanız, bunu manuel olarak yapmanız gerekmez. Bu görev, "Harcamaları nerede kesebileceğimi görmek için bütçeyi aş"a dönüşür. Bunu günlük yerine aylık olarak yapabilirsiniz, bu da onu “Acil ve Önemli Değil” kategorisine taşır – daha sonra her ayın ilki için planlayabilirsiniz.

Acil Değil ve Önemli Değil: Ortadan Kaldırın

Bu kategoriye giren görevlerin hiçbir değeri yoktur ve sizin bunları yapmanız bile gerekmez . Bazen “Acil ve Önemli” görevlerime başlamak istemediğimde kendimi bu görevleri yaparken buluyorum. Birdenbire Twitter beslememle hiç olmadığım kadar ilgileneceğim ya da şimdiden organize edilmiş kitaplarımı düzenlemek için mükemmel bir zaman olduğuna karar vereceğim.

Tamamen onsuz yaşayabileceğiniz e-posta, aşırı sosyal medya kullanımı ve verimsiz iş toplantıları (hatta annenizle sürekli girdiğiniz tartışma gibi önemsiz kişisel konuşmalar) “Acil Değil ve Önemli Değil” kategorisine girer. Bunlar, düzenli yapılacaklar listelerinizin hiçbirinde olmayabilir, ancak düşünürseniz, aynı şeyleri tekrar tekrar yapabilirsiniz. Örneğin:

• Bu mağazalardan hiç alışveriş yapmadığınız halde her gün 20 promosyon e-postasını temizliyor musunuz?
• Hiç Tweetlememenize veya sohbetlere katılmamanıza rağmen Twitter'a göz atmak sabah iş rutininizin bir parçası mı?
• Yeterince tartışacak bir şey olmamasına rağmen her hafta bir müşterinizle daimi toplantınız var mı?

Ondan kurtulmak. Ve yapamıyorsanız, değerinin nerede olduğunu bulun, görevi daha verimli hale getirmek için bir plan yapın ve onu başka bir çeyreğe taşıyın.

Şimdi, bazı beyinsiz görevlerin, öyle olmasalar bile, değersiz görünebileceğini unutmayın. Bir kişi için hiçbir değeri olmayan şey, özellikle bu görev sizi daha sakin, daha mutlu, ilham verici vb. hissettiriyorsa, sizin için çok değerli olabilir. “Görev” ile “boş zaman aktivitelerini” karıştırmayın. Günün sonunda kendinize bir ziyafet olarak bunu yapıyorsanız, bu listeye "The Bachelor recap podcast'i dinleyin"i eklemeniz gerekmez.

Acil Önemli Matris Hakkında Son Düşünceler

Tamamen organize bir ev hayatı ve iş takvimine sahip olmak güzel bir rüyadır ve muhtemelen çoğu gün ulaşabileceğiniz bir rüyadır. Eğer şu dakika halletmek için her şeyin altında boğulma yaparken Ama güvenilir ve verimli rutin olsa bile, günler olacak. İnsanüstü olmaya çalışmak yerine – ki bu asla işe yaramaz ve sadece sizi bitkin bırakır, abur cubur atıştırır ve çok fazla strese tepki olarak sabah 3'te realite TV seyreder (bu sadece ben miyim?), her şeyi bir kenara koyun. acil önemli matrisi kullanarak önünüzde. Gün içinde, neyin önemli olduğunu ve neden hayat kurtarıcı olduğunu bulmak için yeterli saat veya güç sağlamak için yeterli enerji olmadığında.

PS Açıkçası, bu matrisi kendi başınıza çizmek çok kolaydır, ancak bir şablon indirmek istiyorsanız, Eisenhower web sitesindeki bunun gibi birçok ücretsiz olan var (bir uygulama da var).

Görev listenizde daha verimli bir şekilde yapabileceğinizi bildiğiniz bir şey var mı? Bunun için (muhtemelen) bir uygulama var. Profesyoneller için favori 25 üretkenlik uygulamamızı bir araya getirdik.