Sanal Toplantı Görgü Kuralları: Uzaklara Gitmek İçin Bilmeniz Gereken Her Şey

COVID-19'un yayılması ve sonuçta ortaya çıkan evde kalma emirleri göz önüne alındığında, son zamanlarda en az bir video konferansa katıldınız. Birçok işletme için uzaktan çalışmaya geçiş ani oldu ve insanların sanal toplantı görgü kurallarının içini ve dışını hızla öğrenmesini gerektirdi.

Uzak iş akışlarına nasıl uyum sağlanacağını bilmek, üretkenliği yüksek tutmak ve ekibinizdeki herkesin aynı sayfada olmasını sağlamak için çok önemlidir. Bu gönderide, sorunsuz bir şekilde ilerlemelerini sağlamak için sanal toplantılara ve en iyi uygulamalara odaklanacağız.

Hadi dalalım!

Sanal Toplantı Görgü Kurallarını Neyin Benzersiz Kıldığını Anlamak

Teoride, sanal toplantılar, yüz yüze tartışmalarla aynı şekilde gelişmelidir. Herkesin konuşma şansı olmalı ve siz nasıl ilerleyeceğiniz konusunda bir fikir birliğine varana kadar, katılımcılar kendi bakış açılarıyla katkıda bulunduğundan, toplantı ideal olarak doğal bir sıra izleyecektir.

Normal bir toplantı sırasında, birinin yanıt vermeye hazırlandığını veya insanların meşgul olmadığını anlamak nispeten kolaydır. Bir ekranla konuşurken, şahsen güvendiğiniz ipuçlarını gözden kaçırmak daha kolaydır. Yeni başlayanlar için, diğer katılımcılar için video gösterimleri muhtemelen oldukça küçük olacaktır, bu da görsel detayları kaçırmanıza neden olabilir.

Düşük ses kalitesi de katılımcıların anlaşılmasını zorlaştırabilir. Ayrıca, özellikle bir video konferans platformuna ilk kez geçtiğinizde dikkate alınması gereken teknik zorluklar da vardır.

Şirketinizin sanal toplantı görgü kuralları yönergelerini oluşturmak, uzak konferanslarınızın daha sorunsuz geçmesi için bu sorunları azaltmaya yardımcı olabilir. Gereksiz engellemeleri ortadan kaldırarak, ekibiniz farklı konumlara dağılmış olsa bile yüksek düzeyde üretkenliği koruyabilirsiniz.

Aramaları Üretken ve İlgi Çekici Tutmak için 5 Sanal Toplantı Görgü Kuralı İpuçları

Bu makalede ele alacağımız uygulamalar, işletmenizin kullandığı video konferans aracından bağımsız olarak geçerlidir. Zoom, Google Meet veya Facebook Workplace'i tercih etmeniz önemli değil – uygun sanal toplantı görgü kuralları hala geçerli. İşte sizinkini geliştirmek için beş ipucu.

1. Toplantıları Planlayın ve Bağlantıları Önceden Gönderin

Şansınız, ofisinizde yüz yüze toplantılar yaptığınızda, tüm katılımcılara önceden bildirilir. Ayrıca ekip üyelerinizi yanlarında getirmeleri gereken herhangi bir materyal ve üzerine düşeni yapmaya hazır olmaları için ele almayı planladığınız önemli noktalar hakkında bilgilendirirsiniz.

Bu ilkeler, uzaktan çalışırken daha da önemli hale gelir. Özellikle yakın zamanda video konferansa geçiş yaptıysanız, ekibinizin yazılımı anlaması için biraz daha zamana ihtiyacı olabilir.

Sanal toplantılar planlamaktan sorumluysanız, herkesin hazırlıklı görünmesini sağlamak için bazı temel yönergeler şunlardır:

• Toplantıları önceden planlayın.
• Yazılımınız destekliyorsa, görüntülü aramalara sanal takvim davetleri gönderin.
• Gerekirse, tüm katılımcıların önceden seçtiğiniz platform için bir hesap oluşturduklarından emin olun.
• Görüşmeye katılmak için (yazılımınız gerektiriyorsa) toplantıdan en az bir gün önce bağlantılar gönderin.
• Toplantı sırasında ele almak istediğiniz noktalara ilişkin kısa bir genel bakış hazırlayın ve önceden katılımcılara gönderin.

Buradaki fikir basit. Ekip üyelerine, toplantıların ne zaman yapılacağı ve neleri kapsamayı umduğunuz hakkında bilgi vererek, işler çok daha hızlı ilerleyecektir. Toplantı sırasında herkes bilgisayarını kurabilecek, önemli noktaları hazırlayabilecek ve ihtiyaç duyacağı referansları toplayabilecek.

Verimliliğin ötesinde, toplantıları önceden planlamak, ekibinize programlarına saygı duyduğunuzu gösterir. Önemli bir şirket acil durumu olmadıkça, görüntülü aramalar asla son dakikada yapılmamalıdır.

2. Bilgisayarınızı Kurmak için Sessiz Bir Alan Hazırlayın

Evden çalışmak, çocuklar, evcil hayvanlar, aile üyeleri ve diğer çeşitli dikkat dağıtıcılarla çevrili olmak anlamına gelebilir. Ne kadar sevimli olursa olsun, bu tür kesintiler bir video konferansı hızla rayından çıkarabilir:

Sanal toplantılarda harcadığınız zamanı en aza indirmek istiyorsanız, kendi başınıza dikkat dağıtıcı unsurları azaltmalısınız. Evinizde, görüşmedeki diğer kişilerin arka plandaki gürültüyü duyamayacağı veya hanenizdeki kişilerin arkanızdan işlerini yaparken göremeyeceği sessiz bir yer bulun.

Evinizdeki diğer kişilerin sanal bir toplantıda olacağınızı bilmelerini sağlamak da akıllıca olacaktır. Bu şekilde, daha az kesintiye uğrayacaklar. Bunu yeni yürümeye başlayan çocuğunuza veya köpeğinize açıklamak zor olsa da, aramanızın sorunsuz bir şekilde devam edebilmesi için mümkün olduğunca çok insanı aynı sayfada toplamaya çalışın.

3. Toplantı Başlamadan Önce Kameranızı ve Mikrofonunuzu Test Edin

Evinizde minimum gürültünün olduğu ve wi-fi sinyalinin tam olarak sağlandığı o mükemmel noktayı bulduğunuzda, video konferans istasyonunuzu kurmanın zamanı geldi. Öncelikle, ekibinizin sizi görebilmesi için kameranızı doğru açıda yerleştirdiğinizden emin olun.

Düzgün çalıştığından emin olmak için dizüstü bilgisayarınızın kamerasını test etmek de akıllıca olur. Bunu, makinenizin yerel araçlarını kullanarak yapabilirsiniz veya video konferans yazılımınız sizden bunu yapmanızı isteyebilir.

Ancak çoğu durumda mikrofonunuz kameranızdan daha önemlidir. Çevrimiçi bir arama sırasında birinin ne dediğini anlamak zorsa, tüm prosedürü rayından çıkarabilir. Bir kez daha, sizinkini kendi başınıza veya sanal toplantı platformunuzun sağladığı özellikleri kullanarak test edebilirsiniz.

Eğer yoksa, özellikle çevrimiçi aramalar için kullanmak üzere temel bir kulaklık satın almayı düşünün. Ses kalitenizde önemli bir fark yaratabilir ve bunlardan birine bir servet harcamanıza gerek yoktur.

Uygun sanal toplantı görgü kuralları, ekibinizin geri kalanını rahatsız etmekten kaçınmak için bir video konferanstan önce tüm ekipmanınızı iyi bir şekilde test etmeyi gerektirir. Bu şekilde, başkaları sizi beklerken değil, kendi zamanınızda herhangi bir sorunu çözebilirsiniz.

4. Konuşmadığınız Zaman Mikrofonunuzun Sesini Kapatın

Çevrenizdeki her türlü dikkat dağıtıcı şeyi ortadan kaldırmaya çalışsanız da, arka planda her zaman bir şeyler olacaktır. Belki komşunuz gayda çalmayı öğrenmeye karar verdi ya da bir ambulans geçiyor. Durum ne olursa olsun, mikrofonunuzu sessize alarak bu tür sorunları hızla çözebilirsiniz.

Genel bir kural olarak, konuşmuyorsanız mikrofonunuzun sesi kapatılmalıdır. Bu, özellikle kulaklık kullanıyorsanız önemlidir, çünkü insanlar sizin tarafınızdan her küçük sesi duyabilirler. Buna nefes alma, öksürük, farklı bir sekmeye tıklarsanız vb. dahildir.

Zoom da dahil olmak üzere çeşitli video konferans platformları 'bas konuş' işlevi sunar. Bu özellik, mikrofonunuzu varsayılan olarak kapalı tutar ve yalnızca açmak için bir düğmeye bastığınızda gürültü alır. Konferans görüşmelerinde çoğu arka plan gürültüsünü ortadan kaldıran ve herkesin odaklanmasına yardımcı olan kolay bir çözümdür.

Aynı notta, konuşmaya hazırlanıyorsanız, olası gecikmeyi hesaba katmak için önceki konuşmacı konuşmayı bıraktıktan sonra birkaç saniye beklemenizi öneririz. Bu, istemeden takım arkadaşlarınız hakkında konuştuğunuz utanç verici durumlardan kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

5. Ardından Toplantının Özetini Gönderin

Hazırlık, sanal toplantılarla ilgili çoğu teknik sorunun önlenmesine yardımcı olsa da, bazen bunlardan kaçınılamaz. Zayıf bağlantılar veya kaliteli ekipmana erişim eksikliği, ekip üyelerinizden bazılarının video konferanslara kolayca katılmasını zorlaştırabilir.

Ayrıca, yukarıda bahsedilen video ve ses gecikmesi, katılımcıların toplantınızın bazı bölümlerini kaçırmasına neden olabilir. İdeal bir kurulumla bile, bu, ekip üyelerinizden bazılarını işlerini tamamlamak için ihtiyaç duydukları tüm bilgilerden yoksun bırakabilir.

Yüz yüze konferanslardan aktarılan sanal toplantı görgü kurallarının kilit unsurlarından biri, tüm ekibin aynı sayfada olmasını sağlamak için kapsanan tüm önemli noktaların bir özetini göndermektir. Bu özetin ne kadar ayrıntılı olduğu size bağlı olacaktır. Bununla birlikte, kısa bir taslak bile gelecekteki toplantılarda aynı noktaları tekrarlamaktan kaçınmanıza yardımcı olabilir.

İdeal olarak, toplantı sırasında not almak için görüşmede olacak iki ekip üyesi isteyeceksiniz. Bu şekilde, biri her şeyi yakalayamazsa, diğeri boşlukları doldurabilmelidir. Bu iki ekip üyesi daha sonra notlarını derleyip birleştirmeli ve diğer katılımcılara göndermelidir.

Çözüm

Toplantılara oturma odanızdan katılabilmek, pandemi gibi öngörülemeyen durumlarda büyük bir avantajdır. Ancak sanal toplantılar, temel görgü kurallarını unutmak için bir bahane değildir. Katılan herkesin birbirinin zamanına saygı duyması gerekir ve bazı temel kurallar koymak, toplantıların herkesin birbiri hakkında konuşmasına dönüşmemesini sağlamak için mükemmel bir yoldur.

Sanal toplantı görgü kurallarınızı geliştirmek istiyorsanız şu beş ipucunu aklınızda bulundurun:

1. Toplantıları planlayın ve bağlantıları önceden gönderin.
2. Bilgisayarınızı kurmak için sessiz bir alan hazırlayın.
3. Toplantı başlamadan önce kameranızı ve mikrofonunuzu test edin.
4. Konuşmadığınız zamanlarda mikrofonunuzu sessize alın.
5. Toplantının bir özetini gönderin.

Sanal toplantı görgü kuralları hakkında sorularınız mı var? Aşağıdaki yorumlar bölümünde onlar hakkında konuşalım!

aurielaki / Shutterstock.com tarafından makale küçük resim