Müşteri Kaosu Yönetimi: Müşteri Projelerini Daha İyi Yönetmenize Yardımcı Olacak Araçlar ve Teknikler

WordPress web tasarım projeleri genellikle oldukça sorunsuz çalışır, bazen saat gibi çalışır. Müşteriler kilometre taşlarında oturum açar, reklam öğelerini ve içeriği hızlı bir şekilde iletir ve e-posta sorgularınıza her zaman en yüksek verimlilikle yanıt verir. Oh, ve faturalar, faturalarını her zaman zamanında öderler. Bu tanıdık geliyor mu?

Ben öyle düşünmedim.

Tipik olarak, müşteri ve geliştirici arasındaki iletişim, projelerin zamanında tamamlanmasını engelleyen bir numaralı darboğaz haline gelir.

Kendinizi hiç aşağıdaki durumlardan herhangi birinde buldunuz mu:

• Kendinizi müşterilerinizle iletişiminizin kalitesini artırmayı isterken buluyor musunuz?
• Üç gün geçmesine rağmen hala e-postanıza cevap vermedikleri için müşterileri ve ekip üyelerini kovalamayı bırakabilmenizi ister miydiniz?
• Hareket halindeyken çok fazla projeniz olduğu için kendinizi bitkin hissediyor musunuz?
• Gelen kutunuz istemci iletişimleri ve dosyalarıyla dolup taşıyor mu?

Daha iyi müşteri iletişimi sağlamak için kullanabileceğiniz bazı teknikleri ele aldığımızdan, bugün üstesinden geleceğimiz sorunlar bunlar. Ayrıca, müşteri projelerinizi daha verimli bir şekilde yürütmenize yardımcı olabilecek en iyi dört proje yönetimi uygulamasını da paylaşacağız.

Daha İyi Müşteri İletişimi Sağlamak için Dört Teknik ve Araç

Müşteri iletişiminin modern serbest çalışanlar için büyük bir hayal kırıklığı kaynağı olabileceğini belirledik. Bazen, yalnızca birkaç dakika içinde çözülmesi gereken bir sorunla ilgili olarak bir müşteriden yanıt almak genellikle günler veya haftalar alır.

Net Beklentiler Belirleyin

Hepsi değil ama çoğu zaman zayıf müşteri iletişimi, ilişkinin başında net beklentiler belirlememenin bir sonucudur. İletişim, proje iş akışı ve tamamlanma tarihleri ​​hakkında net kurallar ve yönergeler belirlemezseniz, müşterilerinizin (istemeden) kabul edilebilir olanın sınırlarını zorlamasını beklemelisiniz.

Çünkü hepimiz meşgulüz. Hepimizin hem işin içinde hem de dışında devam eden birden fazla projesi var ve hepsini yönetmek zor olabilir. Özellikle doğal olarak organize değilseniz.

Serbest çalışan veya ajans olarak sizin için çözüm, müşterinizin projesinin tamamlanmasını her ikiniz için de bir öncelik haline getirecek beklentiler ve politikalar belirlemektir. Yönergeler ve beklentiler açık, adil ve tek taraflı olmamalıdır. Bir projeye başlamadan önce her iki tarafın da hemfikir olduğundan emin olun.

Açık beklentilerle ilgili olarak uygulamayı düşünebileceğiniz birkaç fikir:

• Telefon aramalarının, e-postaların veya proje yönetimi yazılımındaki güncellemelerin yanıtlanacağı makul bir zaman çerçevesi belirleyin – örneğin 24 ila 36 saat.
• Zaman çerçevesi dolduğunda, bir yanıt alınana kadar proje üzerindeki çalışma durdurulur.
• İki cevapsız bilgi veya onay talebinden ve beş iş gününden sonra projenin askıya alınacağını ve bir yeniden etkinleştirme ücreti alınacağını söyleyen bir sözleşme maddesi düşünün.

Bunlar aşırı çözümler gibi görünebilir, ancak değiller. Kaçınmaya çalıştığınız şey, en kötü durum senaryoları ve tekrarlayan suçlulardır. Bir müşteri, her bilgiye ihtiyaç duyduğunuzda size geri dönmesi birkaç gün sürerse, işinizi yapma ve özünde gelir elde etme becerinizi geciktiriyor demektir.

Gelen Kutunuzdan Çıkın

Herkesin e-postalarıyla bir aşk/nefret ilişkisi vardır. Yapabileceğiniz en iyi şeylerden biri, müşterilerinizi gelen kutunuzdan çıkarmaktır. Artık uzun, hantal e-posta ileti dizileri ve kaybolan veya kaçırılan e-posta bahaneleri yok.

Gelen kutusu artık bir seçenek değilse, bu istemcileri sanal olarak nereye yerleştirirsiniz? Bir alternatif, proje yönetimi yazılımını kullanmaktır – ki buna birazdan değineceğiz. Diğer seçenek, özellikle bakım aşamasına geçerken, Groove veya Zendesk veya Help Scout gibi yardım masası yazılımlarını kullanmaktır.

Telefonunuzu Daha Sık Kullanın

Hepimizin kısa bir soruyla başlayan, ancak hızla ileri geri 10 veya daha fazla e-posta barajına dönüşen e-posta konuşmaları olmuştur. Her salvo sadece bir veya iki cümle içerir. İlk birkaç e-postayı bitirdiğinizde, mücadeleye başka bir soru atıldı.

İşte bu sorunun çözümü: Bir veya iki satırda %100 çözülebilecek tüm konuşmalar e-posta yoluyla ele alınmalıdır. Destekleyici belgeler, incelikler, küçük konuşmalar veya birden fazla seçenek gerektiren her şey bir telefon görüşmesinde ele alınmalıdır. Sade ve basit.

Proje Yönetim Yazılımını Kullanın

Müşteri projelerini koordine etmeyi ve izlemeyi zor buluyorsanız, proje yönetimi yazılımının cankurtaran olduğunu göreceksiniz. Ek aylık maliyet muhtemelen tek dezavantajıdır, ancak akıl sağlığınızı yeniden kazanacağınız gerçeği göz önüne alındığında, ödenmesi gereken küçük bir bedeldir.

Proje yönetimi yazılımını kullanmak sizi yalnızca gelen kutunuzdan çıkarmakla kalmaz, tüm iletişimin gerçekleştiği ve tüm dosyaların depolandığı merkezi bir portal oluşturur. Ayrıca tüm projeniz için kalıcı bir kayıt ve zaman çizelgesi oluşturur. Yanıt süreleri veya iletişim eksikliği ile ilgili bir sorun ortaya çıkarsa, her şey tam önünüzde.

Proje yönetimi yazılımını kullanmaya alıştığınızda, aşağıdakiler gibi her türlü beklenmedik uygulamayı keşfedeceksiniz:

• Satış boru hatları oluşturma
• Diğer serbest çalışanları işe alma ve röportaj yapma
• Hedefleri izleme
• Bir içerik takvimini yönetme
• Yeni müşteriler edinme
• Proje ve iş akışı şablonları oluşturma

Oldukça az sayıda proje yönetimi yazılımı seçeneği mevcuttur. Sonraki birkaç paragrafta, en popüler seçeneklerden bazılarını inceleyeceğiz.

ana kamp

Basecamp'ı tanımlamanın tek bir yolu var, o da “SERBEST”. Belki bu bir abartı ama 15 yıldan fazla bir süre önce başlayan bir şirket olarak yazılımlarındaki karışıklıkların %99,9'unu çözmeyi başardılar. Kullanımı kolaydır, zengin özelliklere sahiptir ve müşterileri hızlandırmak hiç zaman almaz. İşletmenizin biraz yavaş olduğunu fark ederseniz, hesabınızı ücretsiz olarak (kısa vadeli) veya ayda 10 ABD doları karşılığında duraklatabilirsiniz, verilerinizi süresiz olarak dosyada tutarlar.

Bu seçeneğin fiyatlandırması, 10 aktif projeyi ve 3 GB depolama alanını kapsayan ayda 20 ABD dolarından başlar. Basecamp'ın güzel bir özelliği, en küçük planla bile sınırsız kullanıcıya izin vermesidir. Bu, her projeye sınırsız ekip üyesi ve müşteri davet edebileceğiniz anlamına gelir. Ayrıca, her üye tarafından nelerin görülebileceğini ve nelerin görülemeyeceğini kontrol edebileceksiniz. Basecamp, süslü bir kullanıcı arayüzü olmadan büyük ölçüde metin tabanlı olduğu için de hızlıdır.

Basecamp'ın diğer proje yönetimi seçeneklerine göre sahip olduğu görünen önemli bir avantaj, sezgiselliğidir. Basecamp, tartışılan dört seçeneğin hepsinden muhtemelen en kısa öğrenme eğrisine sahiptir. Sadece kayıt olun ve başlayın. 10 dakika içinde, yazılımı aylardır kullanıyormuşsunuz gibi geliyor. Bence bu, 15 yıllık iyileştirmenin ve yazılımı son derece işlevsel ve aynı zamanda şişkinlikten arındırma taahhüdünün bir sonucu.

Trello

İlk bakışta, Trello çok zengin özelliklere sahip görünmüyor. Ancak, yazılımla biraz zaman geçirdikten sonra, kısa sürede, gereksiz bir flaş olmadan, tam olarak yapmanız gerekeni yaptığını göreceksiniz. Serbest çalışan veya küçük bir ajans için ücretsiz sürümü kullanarak kolayca kurtulabilirsiniz. Her bir panoya gerektiği kadar kullanıcı davet etmenin yanı sıra 10 MB'a kadar dosya boyutları yükleyebilirsiniz.

Trello'nun en azından daha düşük fiyat noktalarında geliştirilebilecek bir yönü, kullanıcı izinlerini ve belirli kartlara erişimi yönetme yeteneğidir.

Ekip Çalışması Projeleri

Ekip çalışması, ekipler için oluşturulmuş tam özellikli bir proje yönetimi yazılımıdır. Bugün tartışılan tüm seçenekler gibi, kullanımı kolaydır ve sizi gelen kutunuzdan çıkarır. İşinize daha fazla, ekibinizi yönetmeye daha az zaman ayırabileceksiniz.

Teamwork Projects, iki projeyi yönetmenize izin verecek ücretsiz bir sürüm sunar. 12$'lık en düşük fiyatlandırma katmanına geçmek nispeten ucuzdur, ancak geliştiriciler ve tasarımcılar için olası bir sorun, daha düşük fiyatlandırma katmanlarının Google Drive, Dropbox veya Box.com ile entegrasyon sunamamasıdır. Bu bulut depolama seçeneklerine kaç kişinin güvendiği göz önüne alındığında, bunun muhtemelen bir temel hizmet düzeyi olarak dahil edilmesi gerektiğini söylemek doğru olur.

Teamwork Projects'in özellikle iyi yaptığı bir şey, ekipleri yönetmektir (adından da anlaşılacağı gibi). Öğrenme eğrisi biraz daha karmaşık olmasına rağmen, ekip yönetimi söz konusu olduğunda Basecamp veya Trello'dan kesinlikle daha yeteneklidir.

asana

Asana, ekipleri yönetmek için başka bir seçenek ve aynı zamanda kişisel olarak kullanmadığım tek yazılım. Premium özelliklere yükseltme yapana veya yönetici olarak hareket etmeniz gerekene kadar kaydolmak basit ve ücretsizdir.

Gelişmiş özelliklere ve fiyatlandırmaya erişim, 5 kullanıcıya kadar 21 dolardan başlar ve bu kesinlikle en ucuz seçenek değildir. Bu düzeyde, Dropbox, Google Drive veya Box.com'dan dosya ekleme olanağınız olsa da. Aylık 49 ABD doları fiyatlandırma planı etkinleştirilene kadar Ekip Çalışmasında bulunmayan bir özellik.

Umarım konu en iyi yazılımı seçmeye geldiğinde zorluğu görebilirsin? Bir taahhütte bulunmadan önce gereksinimlerinizi gerçekten net bir şekilde anlamanız gerekir.

Çözüm

Kaosu ortadan kaldırmak ve müşteri projelerinizin kontrol altında olduğunu hissetmek, iş hayatınızı ve zanaatınıza karşı tutumunuzu büyük ölçüde geliştirebilecek bir şeydir. Neyse ki, işinizde çok hızlı bir şekilde uygulayabileceğiniz değişikliklerden biri. Her şey kadar iyi alışkanlıklar geliştirmekle ilgili.

Serbest çalışanlar ve hizmet sağlayıcılar için bir numaralı zorluk her zaman müşteri iletişimi etrafında toplanıyor gibi görünüyor. İyi haber şu ki, bu sorunlar çoğunlukla beklentilerinizi kağıda dökerek çözülebilir – onları da sözleşmenizin bir parçası haline getirmeyi unutmayın.

Herhangi bir tür proje yönetimi yazılımı kullanmaya başladığınızda, projelerin gerçek organizasyonu önemli ölçüde gelişecektir. Trello'nun ücretsiz sürümü bile, gelen kutunuza güvenmenin ötesine geçmenizi sağlayacak – düzenli olarak gerçekleştiğini görmek alışılmadık bir şey değil.

Müşteri iletişimiyle ilgili beklentilerinizi nasıl yönetiyorsunuz? Proje yönetimi yazılımını denediyseniz veya kullandıysanız, özellikle bir seçeneği mi tercih edersiniz? Lütfen düşüncelerinizi aşağıdaki yorumlarda paylaşın.

Makale küçük resmi Diego Schtutman tarafından / Shutterstock.com