Daha Fazla Verimlilik için Dijital Çalışma Alanınızı Nasıl Kurabilirsiniz?

En son kontrol ettiğimde günde sadece 24 saat vardı… ve uyumak için 8 saate ihtiyacın var! Diğer 16'da, bir şekilde tüm işinize uymayı başarmanız gerekirken, aynı zamanda umarız, gerçekten dışarı çıkıp hayatınızın tadını çıkarmak için yeterince zaman kazanmanız gerekir.

Yani daha fazla iş yapmak istiyorsanız iki seçeneğiniz var:

• Çalışma programınıza daha fazla saat ekleyin.
• Sahip olduğunuz mevcut saatlerde daha fazla iş yapın.

İkincisi, mutlu bir yaşam için çok daha iyi bir reçete olduğu için, üretkenliğinizi nasıl artırabileceğiniz konusunda birkaç ipucu vereceğim. Verimliliğe üç ana açıdan geleceğim:

• Genel olarak üretkenliğinizi artıracak araçlar
• WordPress'e özgü birkaç üretkenlik hilesi.
• Üretkenliği en üst düzeye çıkarmak için gerçek fiziksel çalışma alanınızı oluşturmaya yönelik bazı ipuçları.

Hadi içeri girelim!

Verimliliğinizi Artıracak Dijital Araçlar ve Siteler

İş veriminizi artırmak için çalışan bazı çevrimiçi araçlarla üretkenlik yolculuğumuza başlayalım.

Bir Tür Proje Yönetim Aracı Seçin

Tamam, burada belirli bir tavsiye vermeyeceğim çünkü herkesin kişisel favorisi var. Ama ne olursa olsun geçerli olan bir gerçek var:

Projeleriniz için takip ettiğiniz organize bir proje yönetim sisteminiz varsa daha verimli olursunuz. Bir sistemle, "sırada ne var?" diye sormakla asla zaman kaybetmenize gerek kalmaz. – zaten önünüze yerleştirilmiştir, bu da görevden göreve akıcı bir şekilde geçebileceğiniz anlamına gelir.

Görev gruplama ile ilgileniyorsanız (benzer görevlerin hepsini aynı anda devre dışı bırakmak), proje yönetimi size görevleri kolayca gruplamak için gereken kuş bakışı da sunar.

Öyleyse seçeneklerin neler? Bunlar en popüler olanlardan bazıları:

• Todoist – Temel görev listeleri. Bu benim kişisel seçim aracım.
• Trello – Projeleri yönetmek için kartları kolayca değiştirebileceğiniz Kanban tipi panolar. Müşterilerimin çoğu kullandığı için aynı zamanda iş akışımın bir parçası.
• Asana – Daha ağır proje yönetimi. Yalnız serbest çalışanlar için aşırı olabilir, ancak ekipler için harika.

Zaman İzlemeyi Kullanmayı Düşünün

Zaman takibi hiçbir şekilde sadece saatlik faturalandırma için değildir. Fatura takibi konusunda size kesinlikle yardımcı olsa da, herhangi bir pratik kullanımdan bağımsız olarak üretkenliğinizi gerçekten artırabilir.

Bak, yazarken zaman takibi kullanmaya başladığımda, işime daha çok odaklandığımı bir anda hissettim. Ve o zaman şunu anladım:

Kendiniz için çalıştığınızda asla “zamanında” olmazsınız. Ama gerçekten kendini zamana bırakmaya çalışırsan, aniden daha fazla aciliyet olur. Artık gevşeyemezsiniz çünkü o küçük zamanlayıcının her zaman gözünüzün köşesinden akıp gittiğini görürsünüz!

Ve bir bonus olarak, aynı zamanda verimli bir şekilde çalışmak için ne kadar zaman harcadığınızı ve sadece bir bilgisayar ekranına bakarak ne kadar zaman harcadığınızı doğru bir şekilde görürsünüz (benim durumumda şaşırtıcı derecede yüksek bir miktar!).

Örneğin, günde “8” saat çalışma olarak düşündüğüm şeyin aslında ~5 saatlik gerçek çalışma olduğunu buldum. Gerisi sadece zaman kaybıydı.

Zaman takibi uygulamakla ilgileniyorsanız, kullanım kolaylığı ve güzel raporlaması için Toggl'u şiddetle tavsiye ederim.

Gönderileri Doğrudan Google Dokümanlardan İçe Aktarmak için Jetpack Kullanın

Automattic, Jetpack için WordPress Google Dokümanlar uzantısını duyurduğunda sevinçten havalara uçuyordum. Bakın, Google Dokümanlar, WordPress Düzenleyici'den çok daha verimli bir arayüz sunuyor (hala her gün yeni numaralar keşfediyorum!) .

Ancak sorun her zaman, gönderiyi WordPress'te gerçekten biçimlendirmek için çabalarınızı çoğaltmanız gerektiğiydi. Bu, boşa zaman ve daha az üretkenlik anlamına geliyordu.

Ama artık değil.

Artık tamamen biçimlendirilmiş yayınlarınızı (ve resimlerinizi) Google Dokümanlar'dan tek bir düğme tıklamasıyla WordPress sitenize aktarabilirsiniz.

Cidden, yazmak için Google Dokümanlar kullanıyorsanız bu özellik size çok zaman kazandıracak. Başlamak için buraya gidin ve resmi WordPress Google Dokümanlar uzantısını alın.

IFTTT ve Zapier'i Tanıyın

IFTTT ve Zapier'in ne olduğunu henüz bilmiyorsanız… Bu araçlar iş akışınızın büyük bir bölümünü otomatikleştirmenize izin verdiği için aklınızı başımdan almak üzereyim.

Her ikisi de aynı temel prensipte çalışır:

Uygulama A'da bir şey olduğunda, Uygulama B'de de bir şey olması için iki ayrı uygulamayı birbirine bağlamak.

Size birkaç örnek vereyim:

• WordPress.com'da yeni bir gönderi yayınlarsanız, bu gönderiyi otomatik olarak tweetleyin.
• Birisi iletişim formunuzu gönderirse, Todoist'te otomatik olarak bir görev oluşturun.

Ve bunlar, IFTTT ve Zapier ile yapabileceklerinizin yüzeyini zar zor çiziyor.

İşte tavsiyem:

Her gün yapmanız gereken tüm tekrarlayan görevleri düşünün… ve ardından bunları IFTTT veya Zapier ile otomatikleştirmenin bir yolunu bulmaya çalışın. Her şeyi otomatikleştiremezsiniz, ancak bahse girerim zamandan tasarruf etmenin bazı basit yollarını bulabilirsiniz.

E-posta Zincirleri Yerine Otomatik Toplantı Planlayıcıları Kullanın

Bu e-posta zinciri gelen kutunuzda kaç kez çalındı?

C: Sohbet için ne zaman bir Skype araması planlayabiliriz?
B: Önümüzdeki Salı saat 2'de yapabilir miyiz?
A: Üzgünüm, meşgulüm. Önümüzdeki Çarşamba saat 15.00'e ne dersin?
B: O zaman zaten planlanmış bir toplantım var. Ne dersin…

Konuyu anladın. Bu tür e-postalara yanıt vermek verimli "hissettirebilir"… ama size söz veriyorum ki sadece zaman kaybediyorsunuz.

Peki daha iyi bir çözüm nedir? Otomatik bir toplantı planlayıcı kullanın. Kişinize tüm uygunluk durumunuzu gösteren bir bağlantı vermeniz yeterlidir. Ardından kendilerine uygun bir zaman seçerler ve her şey otomatik olarak Google Takvim'e eklenir.

İleri geri gitmek için harcanan zaman boşa gitmez.

Bu işlevi sunan bir sürü araç var, ancak iyi bir başlangıç ​​Calendly'dir.

WordPress Özel Alanlarını Tanıyın

Tamam, bu biraz niş bir kullanım. Ancak bu, yakın zamanda keşfettiğim bir şey ve size çok zaman kazandırabilir… senaryonuza uyuyorsa.

Senaryo şu şekilde çalışır:

Blog yazılarınız için sürekli ortaya çıkan temel bir “biçiminiz” var. Bu nedenle, her gönderi için manuel olarak biçimlendirmek yerine, tüm işi sizin için yapan özel alanlar oluşturursunuz.

Bunun biraz soyut olduğunun farkındayım, işte az önce uyguladığım gerçek bir örnek:

Yerel işletmeler hakkında yorum yazdığım bir sitem var. İncelemelerin bir parçası olarak, yazının başına her zaman aynı ayrıntıları ekliyorum:

• Yerin adı
• Adres
• Tür (ör. bar, restoran)
• Google harita yerleştirme

Özel alanlar olmadan, gidip Google Haritalar yerleştirme kodunu almam, konum türünü yazmam ve adı ve adresi biçimlendirmem gerekirdi. Bir ton zaman değil, ama ekliyor.

Ancak özel alanlarda tek yapmam gereken, bu ayrıntıları arka uçtaki birkaç özel alana yapıştırmak ve ardından her şey ön uçta mükemmel şekilde biçimlendirilmiş olarak görünüyor (Google'ın API'sini kullanarak Google Haritalar'ın otomatik olarak yerleştirilmesi dahil).

Özel alanları kullanmak ve görüntülemek biraz bilgi gerektirir. Ancak Pods gibi bir eklenti, tüm süreci oldukça erişilebilir hale getirir.

Kurtarma Süresi ile Zaman Kaybını Ortadan Kaldırın

Şimdiye kadar paylaştığım her şey, aslında daha verimli çalışmanızı sağlamaya odaklanmıştı. Ancak bu, Facebook, Twitter ve Reddit gibi siteler olan sinsi üretkenlik katillerini ortadan kaldırmakla ilgili.

Rescue Time iki önemli şey yapar:

• Sosyal medyada ne kadar zaman kaybettiğinizi gösterir
• Zaman kaybettiren siteleri engeller (ilk numarayı gördükten hemen sonra yapmak isteyeceğiniz!).

Üretken Bir Fiziksel Alan Nasıl Oluşturulur

Yukarıda sıraladığım tüm bu araçlar, korkunç koşullar altında çalışıyorsanız size pek yardımcı olmaz. Dolayısıyla üretkenlikte ustalaşmak istiyorsanız, dijital alanınız kadar fiziksel alanınızı da optimize etmeniz gerekir.

Bolca deneme yanılma ve üretken ofis alanları yaratma araştırmasını okuduktan sonra, oldukça üretken bir çalışma alanı olduğunu düşündüğüm bir şey buldum. Ve bunları sizinle paylaşacağım. Ama önce ofis alanımın gerçek bir görüntüsünü paylaşayım dedim:

Ve işte benim alanım böyle görünüyor:

Verimlilik için Ergonomi Önemlidir

Bir eğlencenin üzerinde bir dizüstü bilgisayar standı alana kadar ergonomi hakkındaki aldatmacaya asla inanmadım. Şimdi? Ben bir dönüştürücüyüm.

Uygun ergonomi, uzun süreler boyunca odaklanmayı (ve rahat etmeyi) sonsuz derecede kolaylaştırır. Bu da daha üretken olacağınız anlamına geliyor!

Ama bu sadece verimlilikle ilgili değil. Tüm gününüzü masa başında geçirirseniz, uygun ergonomi tüm hayatınızı daha iyi hale getirecektir. Artık boyun ağrısı yok… kambur omuz yok… Bu ipucunun ne kadar önemli olduğunu vurgulayamam.

Peki uygun ergonomi nedir?

• Ekranınızın üst kısmı göz seviyesinden ~2-3 inç yukarıda olmalıdır. Bu, bir dizüstü bilgisayar kullanıyorsanız, kesinlikle bir standa ihtiyacınız olacağı anlamına gelir (bunu aldım)
• Ekranınız gözlerinizden 20-30 inç uzakta olmalıdır.
• Dirsekleriniz ~90 derecelik bir açıyla yazmalıdır.

Bu sayıların bazıları boyunuza bağlı olduğundan, İnsan Çözümü ideal masa ve sandalye yüksekliğinizi de hesaplamanıza yardımcı olacak harika bir araç hazırladı.

Doğal Işık Aldığınızdan Emin Olun

Penceresiz bir odadan çalışabilen insanları hiç anlamadım. Verimlilik için korkunç olduğunu düşünüyorum ve veriler beni destekliyor. Ulusal Yenilenebilir Enerji Laboratuvarı'nın 2002 tarihli bir literatür taraması, “doğal ışığın bina sakinlerinin sağlığı, üretkenliği ve güvenliği için faydalı olduğu kanıtlanmıştır” sonucuna varmıştır.

Northwestern'den 2014 yılında yapılan bir araştırma, doğal ışığın sağlığı artırdığını da buldu.

Bu nedenle, mümkünse, çalışma alanınızda en azından biraz doğal ışık almaya çalışın.

Bitkiler Aslında Sizi Daha Üretken Yapar

Planların aslında işinizi daha verimli hale getirmek için bilimsel olarak kanıtlandığını biliyor muydunuz? Üç ülkeyi kapsayan bir araştırma, bir ofis alanına bitki eklemenin üretkenliği %15 oranında artırdığını buldu!

Şimdi, bu nedenle masamın yanına bitki eklemedim… Sadece bakmanın güzel olduğunu düşünüyorum. Ancak %15 daha fazla üretkenlik kötü bir ikincil fayda değildir!

Ve bitki insanı değilseniz, çalışmalar çalışma alanınıza sanat ekleyerek benzer bir etki fark etti.

Çoklu Monitör Kurulumu Alın

Buna dikkat edin… çünkü çoklu monitör kurulumunu bir kez denediğinizde, asla tek bir monitöre geri dönemeyebilirsiniz.

Birden fazla monitör, araştırma yapması gereken herkes için harikadır. Tek bir monitörle, araştırma ve üzerinde çalıştığınız şey arasında sürekli gidip gelmeniz gerekir. Birden çok monitörle, araştırmayı bir ekranda açık bırakıp diğerinde çalışabilirsiniz.

Kendinizi daha üretken kılmak için ikinci monitörü kullandığınıza dikkat edin. YouTube videoları gibi bir şey için ikinci monitörü kullanmak cazip gelebilir. Ve bu kesinlikle artan üretkenlik için bir reçete değil!

Çok Yazıyorsanız Mekanik Klavye Alın

Hayatınızın üçte birini uyuyarak geçirdiğiniz için insanların her zaman kaliteli bir yatağa yatırım yapmanız gerektiğini söylediğini biliyor musunuz?

İş gününüz öncelikle bir klavyede yazmaktan ibaretse, aynı şey klavyeniz için de geçerlidir.

Dizüstü bilgisayarınızla birlikte gelen ucuz şık klavyeye güvenmeyin – kullanımı keyifli bir şeye yatırım yapın. Ve bence bu Cherry MX Blue anahtarlı mekanik bir klavye.

Mekanik klavyeler, yazarken gerçek fiziksel anahtarları kullanır. Mekanik klavye anahtarlarına dalarak bütün bir yazı harcamadan, bu fiziksel anahtarların yazmayı yaptığını söyleyerek özetleyeceğim:

• Daha keyifli
• Daha az yorucu

Ayrıca, sizi doğal olarak üretkenliğinizi artıracak daha hızlı bir daktilocu yapma şansları da var.

Yükseltme ile ilgileniyorsanız, The Wire Cutter, kaliteli mekanik klavye modellerinden oluşan harika bir ürün yelpazesine sahiptir.

Toplama

Verimlilik, asla gerçekten bitmeyen arayışlardan biridir. Her zaman uygulanacak başka bir numara ve uygulanacak başka bir alışkanlık vardır. Ancak, sağlam bir araç setiniz ve üretkenliğe elverişli fiziksel bir çalışma ortamınız varsa, yolun çoğunu orada bulacaksınız.

Artık size kalmış – WordPress veya genel olarak iş için en iyi üretkenlik ipucunuz nedir? Hepimizin daha verimli olabilmesi için yorumlarda paylaşırsanız sevinirim.

ART.SOLO / Shutterstock.com'dan makale küçük resmi