WordPress Servis Sağlayıcıları için En İyi 4 İstemci Destek Seçeneği

Artık hantal, metin tabanlı bir arayüz değil, e-posta aranabilir bir dosya dolabı, yapılacaklar listesi, CRM ve proje yönetimi aracı haline geldi, hepsi bir arada. Rescue Time adlı küçük bir üretkenlik uygulamasını denediyseniz, gelen kutunuzda tam olarak ne kadar zaman harcadığınızı fark ettiğinizde muhtemelen şok olmuşsunuzdur. Eğer denemediyseniz, bir koşuşturma verin. Sanırım bir sürpriz içindesin.

WordPress işinize ilk başladığınızda, muhtemelen oldukça düzenli hissettiniz; gelen kutusu sıfır ile başlamak doğal bir duygudur. Zamanla, müşteri listeniz büyür ve bununla birlikte sorular artar, destek çağrıları çoğalır ve yetişmek için mücadele etmeye başlarsınız. Sanal dosya dolabınız giderek daha karmaşık hale geliyor. Ancak, işleri yapmanın daha iyi bir yolu var.

Bugün yardım masası yazılımının önemi ve faydaları hakkında konuşacağız ve dört olası seçeneği gözden geçireceğiz. Bunlar, daha verimli olmanıza, daha fazlasını yapmanıza ve potansiyel olarak kendinizi destek sürecinin ön saflarından uzaklaştırmanıza yardımcı olacak çözümlerdir.

Yardım Masası Yazılımını Ne Zaman Tanıtmalısınız?

Genel olarak, bir müşteriyi yardım masası yazılımınızla tanıştırmak için en iyi zaman, müşterinin sitesi yayına girdikten sonradır. İş modelinize bağlı olarak, müşterinizin web sitesini geliştirmekten siz sorumluydunuz ya da site tamamlandıktan sonra bakım ve optimizasyonu siz üstlendiniz. Her iki durumda da, bu gelişmeden çok farklı bir aşamadır.

Düzenli iletişim ihtiyacı tipik olarak azalır ve çözülmesi gereken sorun türleri değişir. Hizmet kapsamınız değişebilir, ancak kendinizi küçük web sitesi düzeltmeleri, logo değişiklikleri, yeni e-posta adresleri oluşturma, yedeklemeler, içerik gönderme ve daha fazlasıyla uğraşırken bulabilirsiniz. Bazıları düzenli olarak zamanlanmış görevlerdir ve bazıları tek seferlik istemci istekleri veya beklenmeyen sorunlar olacaktır.

Müşteri destek taleplerini nasıl ele aldığınız, işinizin verimliliği üzerinde çarpıcı bir etkiye sahip olabilir ve yardım masası yazılımı kullanmanın avantajları tam da bu noktada başlar.

Yardım Masası Yazılımının Üç Avantajı

1. Küçük Konuşmayı Ortadan Kaldırın

Bir müşteriden gelen tipik bir e-posta, arkadaşça şakayla başlar çünkü bu yapılacak daha kibar bir şeydir. Haftan nasıl gidiyor? İş nasıl? Ailede yeni ne var? Tamamen normal sorular. Ve e-postanın altına, sizin ilgilenmenizi istedikleri sorunu açıklayan bir veya iki satır gömülü olacaktır.

Zamanlama doğru olduğunda dostça konuşmalar önemlidir. Ama peşini bırakmasalar daha kolay olmaz mıydı? Bir dizi kişisel soruyla başlayan e-postalar, yanıt verme zorunluluğu hissetmenize neden olur. Yönetmeniz gereken 15-20 müşteri web siteniz olduğunda kaosu hayal edin. Gelen kutunuzun nasıl zaman yutabilecek hale geldiğini görebiliyor musunuz?

Sonunda, birden fazla müşteri destek talebini bir arada yürütme zorluğu yönetilemez hale gelir.

Yardım masası yazılımı kullanmak, hem sizi hem de müşterinizi mevcut soruna odaklanmaya zorlar. Müşterinizin sizinle paylaştığı bilgiler bir iletişim formu aracılığıyla kontrol edilebildiğinden, artık her konuşmayı kişisel bir hikaye ile başlatmanız ve bitirmeniz gerektiğini düşünmezsiniz. Konuşmalarınız basitleşir, örneğin:

• E-postam çalışmıyor. Lütfen inceleyebilir misiniz?
• Logomuz güncellendi, web sitemizden değiştirebilirsiniz.
• Bazı yeni hizmetler ekledik, lütfen aşağıdaki bilgileri siteye ekleyin.

Bir gecede, küçük konuşma azalır ve herkes tartışmayı eldeki sorunla sınırlandırırken kendini daha rahat hisseder.

2. Her Seferde Tek Bir Şeye Odaklanın

Müşterileriniz size ne sıklıkla bir e-postada yapılacakların bir çamaşırhane listesini gönderiyor? Bazı maddeler çabucak çözülürken, bazılarının çözülmesi bir gün hatta bir hafta sürebilir. Gelen kutunuz bu şekilde yapılacaklar listesi haline gelir.

Kendinizi sık sık e-postaya başvurmak için geri dönerken, aynı müşteriye birden çok kez yanıt verirken bulacaksınız. Ya da belki sisteminiz daha gelişmiştir – yapılacaklar listesini görev yönetimi yazılımınıza kopyalayıp, giderken kontrol ederek.

Yardım masası yazılımını kullanarak, destek isteklerini aynı anda bir veya iki sorunla sınırlayabilirsiniz. Müşterilerin size devasa e-postalarda sonsuz yapılacaklar listesi göndermesine izin vermeyi bıraktığınız anda, daha organize olacaksınız.

3. İşletmenizi Ölçeklendirin

İsterseniz müşteri iletişimlerinizi gelen kutunuzda tutabilirsiniz – ancak işinizi büyüttüğünüzde ne olur? Müşteri desteğini yönetmeye yardımcı olması için birini işe almak istediğinizde ne olur? Dizginleri gelen kutunuza teslim edecek misiniz? Muhtemelen değil. İşinizi büyütme planlarınız varsa, yardım masası yazılımının mantıklı olmasının bir başka nedeni de budur.

Tüm müşteri destek biletlerinizin bağımsız bir ortamda bulunması, kontrolü herhangi bir zamanda bir çalışana veya yükleniciye devredebileceğiniz anlamına gelir. E-posta adreslerini değiştirmeye, düzinelerce e-posta iletmeye veya bir kişi değişikliğini müşterilere bildirmeye gerek yok.

Müşteri Destek Biletlerini Yönetmek için En İyi Dört Seçenek

Yardım masası yazılımınız için bir sağlayıcı seçme zamanı geldiğinde birkaç seçenekten daha fazlası vardır. En popüler seçeneklerden dördünü keşfedeceğiz.

1. Oluk

Groove, yardım masası yazılımı için olduğu kadar olağanüstü bloguyla da dikkat çekti. Kurucu Alex Turnbull, Groove'un başlangıçtan öne çıkan bir yarışmacıya yolculuğunu belgeleyen harika bir iş çıkardı. Bloglarını okumak, aslında bir şirket olarak kim oldukları ve neyi temsil ettikleri hakkında size iyi bir fikir verecektir. Dikkat edin, içerik pazarlamacıları.

Genel olarak yardım masası yazılımı konusunda kararsızsanız, iyi haber şu ki Groove iki kullanıcıya ve bir destek posta kutusuna kadar ücretsiz bir sürüm sunuyor. Küçük bir geliştirme ajansı veya tek başına çalışan bir geliştirici için harika. İşletmeniz büyüdükçe, tam özellikli sürüm ayda kullanıcı başına 15 ABD dolarından başlar – bu, bankayı kırmaya pek de yetmez.

Groove'a yardım masası yazılımının BaseCamp'ı olarak bakıyorum. Çok fazla zil veya ıslık olmadan tam olarak ihtiyacınız olan şeye sahiptir. Hem Gravity Forms hem de Ninja Forms'u Groove ile entegre ederek sorunsuz bir deneyim yaratabileceğiniz için müşterileriniz için de kolaydır.

Müşteri deneyiminden bahsetmişken Groove, önemli müşteri hizmetleri istatistiklerini de takip eder. Yeni bir bilete ne kadar hızlı yanıt verdiğinizi veya birçok bilet için ortalama yanıt sürenizi tam olarak görebileceksiniz. Ayrıca, sorunları çözmek genellikle ne kadar sürer? Tüm bu detaylar parmaklarınızın ucunda olacak.

2. taze masa

Groove'un web sitesiyle karşılaştırıldığında, freshdesk daha ilk bakışta daha karmaşık görünüyor. Ve özellik listesindeki 65'ten fazla öğeyle, bu onların yazılımları için de geçerli gibi görünüyor. Oyun mekaniği gibi bazı özellikler, tipik bir WordPress geliştirme ajansı için gerekli değildir.

Üç temsilciye kadar fiyatlandırma, tonlanmış “Sprout” hesapları için ayda 0 ABD dolarından başlar. Daha tam özellikli bir "Çiçek" sürümü, temsilci başına aylık 19 ABD dolarından (yıllık faturalandırılırsa 16 ABD dolarından) başlar. İhtiyaçlarınıza bağlı olarak, fiyat acente başına 70 $/ay'a kadar çıkıyor. Seçilebilecek beş planla, fiyatlandırma yapıları rekabetten biraz daha karmaşıktır.

Artan karmaşıklıklar bir yana, freshdesk, Groove'un sağladığı tümleştirme yeteneklerinin aynısını sağlamaya devam ediyor. Zapier'i kullanarak freshdesk'i düzinelerce popüler uygulamayla entegre edebileceksiniz. Ücretli destek sunuyorsanız Freshbooks ve Harvest gibi uygulamalarla entegre olarak otomatik faturalar oluşturabilirsiniz.

3. İzciye Yardım Edin

Bazen bir şirketin öne çıkmasına neden olan ince farklılıklardır. Farklı yardım masası seçeneklerini araştırırken, Help Scout hakkında farkedeceğiniz ilk şeylerden biri, onların hakkında sayfalarında kurucu profillerinin diğer tüm çalışanlar arasında karıştırılmış olmasıdır. Herkes “Müşteri Şampiyonu” olarak tanımlanıyor. Help Scout'un her şeyden önce gelen felsefesi hakkında gerçekten bir şeyler söylüyor.

Yukarıdaki diğer iki seçenek gibi, küçültülmüş ücretsiz bir plan mevcuttur. Üç kullanıcı, bir gelen kutusu ve API erişiminin yanı sıra Help Scout markasına sahip her e-posta ile sınırlıdır. Yazılımdan memnun olduğunuza karar verdikten sonra, muhtemelen aylık 15$/kullanıcı planına yükseltmek isteyeceksiniz. Zapier gibi üçüncü taraf uygulamalarla entegrasyon otomasyona izin vererek uzun vadede size çok zaman kazandırdığından, API'lerine erişim kritik bir özellik olarak görülmelidir.

4. Müthiş Destek

Bir SaaS seçeneğine güvenmeye hazırsanız, WordPress sitenizi yardım masası olarak kullanmanızı sağlayacak harika bir eklenti var. Eklentiyi bir alt etki alanına yüklemek, aynı zamanda, aylık ücret ödemeden kendi yardım masanızın olduğu anlamına gelir.

Ninja Forms'a benzer bir iş modelini takip eden Müthiş Destek eklentisi, işlevsellik gereksinimlerinize göre satın alabileceğiniz eklentilere veya uzantılara sahiptir. Yaklaşık 200 $ karşılığında ilk beş uzantıyı ekleyerek bunu diğer seçeneklerden çok farklı bir yaklaşım haline getirebilirsiniz. Bu seçeneğe karar vermeden önce uzun vadeli ihtiyaçlarınız hakkında dikkatlice düşünmeniz gerekecek.

Awesome Support'u biraz daha az kullanıcı dostu yapan bazı şeyler (bir hesap oluşturma ihtiyacı gibi) vardır, ancak müşterileriniz adına bu adımı tamamlayamamanız için hiçbir neden yoktur. Bu eklentinin yetersiz kaldığı bir başka alan da raporlamadır. İşletmeniz büyüdükçe, genel olarak destek taleplerine ne kadar hızlı yanıt verdiğinizi görmek güzel. SaaS seçeneklerinde ücretli bir aboneliğe gitmeden raporlama alamayabilirsiniz, ancak Müthiş Destek ile hiçbir şekilde mevcut değildir.

Toplama

Direnci hissedebiliyorum – hala gelen kutunuza bağlı hissediyorsunuz. Tüm müşterilerinizin tek bir yerde olması gibi. Yaptığınız her müşteri görüşmesinin ve bir mil uzunluğundaki e-posta ileti dizilerinin dev, aranabilir bir veritabanı.

Yardım masası yazılımı sizin için olduğu kadar müşterileriniz için de önemlidir. Elbette, daha organize, daha üretken olmanıza ve işinizi daha kolay ölçeklendirmenize yardımcı olacaktır. Ancak bu iyileştirmeler aynı zamanda müşterilerinize de fayda sağlar.

Sorunları daha hızlı çözülecek ve ikinizin de uzun bir e-postada önemli bir öğeyi taramanız daha az olası. İşiniz büyüdükçe, destek sorunlarınızı da yapmak için – işinizin büyümesi müşterilerinizi asla etkilememelidir.

Hala kararsızsanız, şunu göz önünde bulundurun: Bu makalede ele aldığımız dört seçeneğin tümü ücretsiz bir sürüm sağlar. WordPress işiniz küçükse, ihtiyacınız olan tek şey bu olabilir. İşletmeniz büyüyorsa, destek konularına daha az ve işinizi daha da geliştirmek için daha fazla zaman harcayabileceğinizi görebilirsiniz.

Yakın zamanda e-postadan yardım masasına geçiş yaptıysanız veya yakın gelecekte bir değişiklik düşünüyorsanız, lütfen aşağıdaki yorumlarda karşılaştığınız faydaları ve karşılaştığınız sorunları paylaşın.

Image Credit: Vektör Tanrıça/Shutterstock