Serbest Çalışma Süreci: Muhteşem İş Sistemleri Nasıl Oluşturulur

Kısa süre önce yarım düzine WordPress serbest çalışanı ve girişimcisi ile serbest süreçlerin nasıl iyileştirileceği hakkında konuştuk. Verimli sistemler ve süreçler, işinizi daha üretken ve karlı hale getirebilir, ancak bu sistemleri yerine koymak her zaman serbest çalışanların nasıl yapılacağını bildikleri bir şey değildir.

Nathan Ingram, "İşim, düzenli olarak başladığımda ve bilinçli olarak süreçlerimi ve sistemlerimi geliştirmeye odaklanmak için zaman ayırdığımda gerçekten büyümeye başladı" diyor.

İlk odaklanılacak tam sistem değişir. Profesyonellerimiz, pazarlama, müşteri katılımı, proje yönetimi, zaman takibi ve faturalandırma dahil olmak üzere bir dizi öncelikten bahsetti.

Genel olarak, önerileri iki kategoriye ayrıldı:

Daniel Espinoza, “ İş bulmanın ve iş yapmanın bir yolu” diyor. "Bununla kastettiğim, kapıdan gelen bir potansiyel müşteri akışını sürdürmek için kendilerini hedef müşterilere sürekli olarak pazarlamak için bir sistemdir. Sonra işi yapmak için tutarlı bir sistem. Bunlardan birinin dengesi bozulursa işler ziyafete ya da kıtlığa dönüşüyor.”

1. Serbest Çalışma Süreci: İşi Alın

Pazarlama hunisini yönetmek ve yeni işlerin gelmesini sağlamak serbest çalışanlar için önemli bir süreçtir. Aksi takdirde, bir ziyafet veya kıtlık serbest döngüsüne (en iyi durum senaryosu) girersiniz veya işsiz kalırsınız.

Pazarlama

Tamala Huntley, “Serbest çalışanlar her zaman yeni hedeflenmiş potansiyel müşteriler bulmalı ve bunları potansiyel müşterilere (doğru pazarlama hunileriyle otomatik pilotta yapılabilir) dönüştürmeli” diyor.

Gerçek şu ki, pazarlama her zamankinden daha önemli.

Rebecca Gill, “Bugün piyasa serbest çalışanlarla dolup taşıyor ve müşteriler için rekabet çok daha yüksek” diyor. "Bu, arama yapmanın daha zor olduğu ve teklif verme sürecinin çok daha kritik olduğu anlamına geliyor."

ağ

Yönetilmesi o kadar kolay olmayan önemli bir serbest çalışma süreci ağ oluşturmadır.

Chris Lema, "Her serbest çalışanın bağlantılarını yönetmesi gerekir" diyor. "Bu yüzden benim için bir numaralı kural, insanları takip etmenin, hikayelerini öğrenmenin, not almanın ve onlarla bağlantı kurmanın bir yolunu bulduğumdan emin olmak."

Chris, müşterileri izlemek için kendi CRM'sini kullanıyor ve ondan önce Outlook'u kullanıyordu. Ancak seçtiğiniz sistem gerçekten önemli değil . "İş sadece not tutmaktır" diye ekliyor Lema.

Tamala Huntley, "[Pazarlama hunisi] bayram ya da kıtlık modundan kaçınmaya yardımcı olur ve tutarlı nakit akışı sağlar" diyor. "Dönüşüm hunisine girdikten sonra, bu potansiyel müşterileri müşterilere dönüştürmek için bir takip sürecine sahip olmalıdırlar."

Kesin süreçten daha fazlası, işi yapmak ağ oluşturma ve pazarlama için zorluktur. Faturalama veya zaman takibi gibi diğer serbest süreçler önemlidir, ancak kendi kendilerine bakma eğilimindedirler. Fatura göndermezseniz, ödeme alamazsınız. İyi bir sisteminiz olsun ya da olmasın, bir şekilde halledilecektir. Ancak pazarlama hiçbir zaman bu kadar önemli hissettirmez ve meşgul serbest çalışanların daha sonraya ertelediği ilk şeylerden biridir. Bu yüzden bir sisteme sahip olmak ve işi yapmak çok önemlidir.

Chris Lema, “15 yıldan uzun süredir (gündelik işimin yanında) serbest çalışan biri olarak, insanların nadiren hemen kapımın önünde belirdiğini çabucak öğrendim” diyor. "Yani bu, sonunda harika bir danışmanlık işine yol açan bir ilişki kurma ve insanlarla tutarlı bir şekilde bağlantı kurma – adımı beyinlerinde tutma – bir süreç."

2. Serbest Çalışma Süreci: İşi Yapın

Profesyonellerimizin bahsettiği daha birçok sistem ve süreç, işin gerçekte nasıl yapılacağıyla ilgiliydi.

Müşteri Katılımı

İşi yapmanın ilk adımlarından biri müşteri kabul sürecidir.

"Hem serbest çalışan hem de müşterileri için işe alım sürecini daha sorunsuz ve daha az stresli hale getirmek için bunu uygulamaya koyun." diyor Tamala Huntley.

Çoğu serbest çalışan doğrudan işe atlar, ancak işe alım, gidişatı belirlemek ve ileriye dönük beklentileri yönetmek için önemli bir fırsattır.

Rebecca Gill, “Beklentileri erkenden belirlemeye çalışıyorum ve potansiyel müşterinin yükümlülüklerini ve çıktılarımızı anlaması için gereğinden fazla iletişim kuruyorum” diyor. "Satış sürecinde ne kadar çok iletişim kurarsam, proje o kadar iyi yürütülür."

Rebecca, proje kapsam belirleme ve sözleşmeler web seminerimizde satış süreci hakkında daha fazla bilgi paylaşıyor.

Başlamanın basit bir yolu, projeye yeni müşterileri karşılayan standart e-postalar oluşturmak ve onların Basecamp, Teamwork veya Trello gibi müşterilerle kullandığınız proje yönetim sistemlerine devam etmelerini sağlamaktır.

Çalışmak

O zaman işe gitme zamanı. Çoğu zaman işi yapmak için sistemlere ve süreçlere ihtiyacımız varmış gibi hissetmeyiz – sadece işi yaparsınız, değil mi? Ancak serbest süreçlerin işinizi daha verimli ve üretken hale getirmesinin birçok yolu vardır.

Nathan Ingram, “Bence bir serbest çalışanın daha üretken olmak için yapabileceği en önemli şey, her proje için tutarlı bir sürece sahip olmaktır” diyor.

Nathan için bu, daha hızlı derleme yapmak için tutarlı bir kuruluma sahip olmak anlamına gelir:

“Tüm özel web sitesi projelerimiz için kullandığımız tek bir temamız var. Bu yaklaşım, tüm normal CSS, işlevler, eklentiler ve kullanıma hazır ayarlarla bir başlangıç ​​teması yığını oluşturmamıza izin verdi. Her proje için tüm bunları ayarlamak yerine, başlangıç ​​sitemizin yedeğini her şey yerinde olarak geri yükleriz. Bu saatlerce zaman kazandırır. Ayrıca, aynı eklentileri ve temayı tekrar tekrar kullanarak yığınınızdaki öğelerde hızla uzman olabilirsiniz.”

Belirli bir dizi tema ve eklenti kullanmak bir projeyi hızlandırabilir. Ayrıca, siteleri taşımak ve bir yedekleme prosedürü başlatmak için BackupBuddy gibi bir WordPress yedekleme eklentisi kullanmak veya devam etmek için birden fazla WordPress sitesini yönetmek için iThemes Security ve iThemes Sync gibi bir WordPress güvenlik eklentisi kullanmak gibi müşterilere sunduğunuz standart sistemler ve hizmetler oluşturmanıza da yardımcı olabilir. bakım ve güvenlik.

Zaman

İster saatlik ister projeye göre faturalandırın, yine de zamanınızı takip etmek önemlidir. Bir şeyi yapmanın ne kadar sürdüğünü bilmeniz gerekir.

D'nelle Dowis, "Zaman izlemeye yönelik mevcut yaklaşımım üç yıldan fazla bir süredir gerçekten işe yaradı ve elde edebileceğiniz kadar basit" diyor. "Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz süreleri izlemek için bir Google E-Tablosu kullanıyorum. Her mali yıl yeni bir sayfadır ve her fatura dönemi yeni bir sekmedir.”

İster basit bir elektronik tablo kullanın ister mevcut birçok uygulamadan birini kullanın, zamanınızı takip etmek için bir sisteminiz olmalıdır.

Zamanınızı akıllıca kullanmak da önemlidir ve evet, bunun için bir süreç var.

Chris Lema, “Süreçlere gelince, en çok kullandığımın zaman boksu olduğunu düşünüyorum” diyor. “Önceliklerimi belirleyerek ve planlayarak zamanımı nasıl kullanacağımı düzenliyorum, böylece programımı yürütürüm, tersi değil. Her gün çok şey yapmama yardımcı olan şey bu.”

Muhasebe

Bir süreç oluşturmanın en kolay alanlarından biri parayı takip etmek ve ödeme almaktır. Çevrimiçi muhasebe yazılımı için o kadar çok farklı seçenek var ki, işinize yarayacak bir şeyi kolayca bulabilirsiniz.

Chris Lema, "Freshbooks kullanıyorum ama bunda büyülü bir şey olduğunu düşünmüyorum" diyor. "Her şey olabilir. Ancak kimin ödeme yaptığını, kimin hatırlatıcıya ihtiyacı olduğunu ve kimi aramam gerektiğini izlememe yardımcı oluyor.”

Dışarıda tonlarca seçenek ve otomatik hizmet var, bu yüzden sizin için işe yarayan bir şey bulamamak için hiçbir mazeret yok.

Muhasebeniz oldukça basit olsa bile, faturalar için bir sistem oluşturmak ve ödemeleri takip etmek size çok zaman kazandırabilir.

Tamala Huntley, “Para için insanları 'takip etmekten' hoşlanmıyorum, bu yüzden her zaman sistemlerimin ve süreçlerimin benim için paramı almasına izin verdim” diyor.

İletişim

Standart bir iletişim süreci, herhangi bir projenin iyileştirilmesine yardımcı olabilir. Bir proje raydan çıksa bile, iyi iletişim kurarsanız itibarınızı ve ilişkinizi koruma şansınız vardır.

Daniel Espinoza, “İletilecek hiçbir şey olmadığında bile iletişim kurun” diyor.

Müşteriler, hiçbir şey olmasa bile neler olup bittiğini bilmelidir. Sıklıkla müşteriler bekletir ve topun müşterinin sahası olduğunu tutarlı ve dikkatli bir şekilde iletmeniz gerekir. Onlara, bazen tekrar tekrar, kesintiye uğradıklarını hatırlatmak, müşterilerin gecikme için sizi suçlamasını engelleyecektir. Bazen bu bilinçli bir şey bile değildir, ancak tutarlı iletişim bunun olmasını engeller.

Nathan Ingram, "Haftada bir kez basit bir güncelleme e-postası, müşteriniz için mükemmel bir deneyim sağlamak için uzun bir yol kat edebilir" diyor. Daha iyi müşteri iletişimi için üç cümlelik e-postayı önerir.

İletişiminizi düzene sokmak ve geliştirmek için başka bir strateji, bir hazır e-posta yanıtları sistemi oluşturmaktır.

İnsanlarla konuşmaktansa kodlamayı tercih eden biriyseniz, iletişim için bazı süreçler oluşturmak özellikle yararlı olabilir. Kendinizi iyi iletişim becerilerini uygulamaya koymaya zorlamanın bir yolu.

Sürecinizi Yeniden Değerlendirin

Hangi süreçleri ortaya çıkarır ve uygulamaya koyarsanız koyun, gelişmeye devam edebilmeniz için bu süreçleri tekrar gözden geçirmek ve değerlendirmek önemlidir.

D'nelle Dowis, “Sizin için işe yarayan bir şey bulmanız, önemli bir süre boyunca ona bağlı kalmanız ve tutarlı bir şekilde yeniden değerlendirmeyi planlamanız gerektiğini düşünüyorum” diyor.

Bu, yeni yazılım ve uygulamaları düşünmenin yanı sıra kendi sürecinize bakmayı ve onu iyileştirmenin yolları olup olmadığını görmeyi de içermelidir.

Rebecca Gill, “Uyumsuz beklentilerle bir sorunla karşılaşırsak, sürecimizi tekrar olmayacak şekilde değiştiririm” diyor. "Bu, herkesin aynı sayfada olması için tekliflerimizde ve proje planlarımızda daha fazla ayrıntı anlamına geliyor. Her müşteri sorusu, yerleşik ve devam eden proje yönetimi için daha iyi iletişime dönüştürülebilir.”

Genel Serbest Çalışma Süreci

Sağlam bir serbest çalışma süreci uygulamak size çok fazla zaman ve akıl sağlığı kazandırabilir.

Rebecca Gill, “Sıkı süreçleri yürütmek için yazılım kullanmaya güçlü bir inancım var” diyor. “Aylık bu hizmetlere harcadığım para, müşteri memnuniyeti, zamanında projelendirme ve alacakların zamanında ödenmesi açısından 10 kat geri dönüyor.”

Serbest çalışmanızdaki tekrarlanabilir görevlere dikkat edin ve mümkün olduğunca süreç oluşturmanın ve otomatikleştirmenin yollarını bulun.

Tamala Huntley, “Prosedürlerimden veya sözleşmemden her uzaklaştığımda kıçımdan ısırıldı” diyor.

Serbest çalışan profesyonellerimizin her biriyle yaptığımız tam röportajlardan serbest çalışma süreci hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz:

• D'nelle Dowis
• Daniel Espinoza
• Tamala Huntley
• Nathan Ingram
• Rebecca Gill
• Chris Lema