Müşteri Danışmanlığı: İletişimden Sözleşmeye Nasıl Geçilir

Serbest çalışanların karşılaştığı zorluklardan biri, anlaşmayı kapatmak ve işi güvence altına almaktır. Bu çok önemli bir adımdır, ancak bunu nasıl yaptığınız, projenizin geri kalanı için tonu da belirleyebilir. Yanıt vermeyen müşterilerle, kontrol dışı taleplerle veya raydan çıkmış projelerle uğraşıyorsanız, geri dönüp ilk müşteri danışmanlığınızı yeniden gözden geçirmeniz gerekebilir.

Müşteri danışmanlığı, müşteriyle neye ihtiyaç duyduklarını anlamak ve hizmetlerinizi satmak için yapılan ilk toplantıdır. Toplantının sonunda, bu müşterinin uygun olup olmadığını, tam olarak neye ihtiyaç duyduğunu, kaba bir fiyat noktasını ve bir teklif hazırlayıp hazırlamayacağınızı bilmelisiniz.

Her serbest çalışanın bir müşteriyle özel, organize bir danışmanlığı yoktur. Herkesin kendi süreci vardır. Ancak satış sürecinizi düzene sokmanın ve asla başarılı olamayacak potansiyel müşterilerle daha az zaman kaybetmenin bir yolu olabilir.

Bu yazıda, bir müşteri danışma toplantısının neye benzediğini, bunları neden yapmanız gerektiğini ve nasıl gerçekleştireceğinizi keşfedeceğiz.

Müşterileri Çıkarma ve Projeleri Güvende Tutma için Mevcut Süreciniz Nedir?

Bir müşteri danışma toplantısının ayrıntılarını keşfetmeden önce, öncelikle mevcut sürecinizi düşünmek yardımcı olabilir. Bir müşteriyi tam olarak nasıl elde eder ve bir projeyi nasıl güvence altına alırsınız?

Bazı serbest çalışanların resmi bir süreci yoktur. Bir müşteriyle, belki bir web sitesi formundan veya bir tavsiyeden ilk teması kurarlar. E-posta alışverişi yapıyorlar, bazı soruları yanıtlıyor ve diğerlerine soruyorlar. İleri geri bir dans başlar ve haftalar hatta aylar boyunca uzayabilir. Sonunda, müşterinin bir teklif yapmak için neye ihtiyacı olduğu konusunda yeterince netlik kazanırlar ve proje ilerler.

En iyi durum senaryosu bu olabilir. Çoğu zaman bu konuşmalar tükenir ve hiçbir şey çıkmaz. Bir projeyi hayata geçirmenin bir yolu bu. Çalışabilir, ancak çok verimli değil. Bir sürece sahip olmamak, size asla bir kuruş ödemeyebilecek potansiyel müşterilerle zaman kaybetmenize neden olur. Ayrıca, önemli ayrıntıları kaçırmaya veya yolda sorunlara neden olabilecek soruları sormayı unutmaya eğilimlidir.

Kritik serbest sistemler oluşturmanın öneminden bahsettik ve bu, müşterileri ve arazi projelerini nasıl güvence altına aldığınızla başlar. Bu süreci resmileştirir ve düzene sokarsanız, en başından itibaren daha verimli, daha üretken ve daha karlı olabilirsiniz.

İlk Müşteri İletişimi

Yeni bir potansiyel müşteriyle bağlantı kurduğunuzda ne yapacağınıza dair resmi bir süreciniz olmalıdır. Neye ihtiyaçları olduğunu, ne kadar ciddi olduklarını ve onlarla çalışmak isteyip istemediğinizi bulmanız gerekir. İyi bir süreç, kötü müşterileri ayıklamanıza ve kabus projelerinden kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

Bu ilk iletişimin yararlı bir kısmı, bir dolar tutarından bahsetmektir: "Bir web sitesi için minimum fiyatımız X dolardır." Ne kadar ciddi olduklarını çabucak anlayacaksınız. Ayrıca pazarlık avcılarını korkutup kaçıracaksınız.

Minimum proje maliyetinden bahsetmek, ilk müşteri taramasıdır. Sormak için birkaç ön soru içeren bir senaryonuz olabilir. Belki de potansiyel müşterilerinizden doldurmalarını istediğiniz kısa bir çevrimiçi form hazırlarsınız.

Bu ilk temasın nihai amacı, bir müşteri danışma toplantısı planlamaktır. Bu, makul görünen bir müşteriyle ilgilendiğiniz bir projeye benziyorsa ve bütçe uygulanabilirse, birlikte oturup ciddi bir konuşma yapmanız gerekir.

Müşteri Danışma Toplantısı Nedir?

Müşteri danışma toplantısı, olası bir müşteriyi ilk temastan bir teklife ve umarım imzalanmış bir sözleşmeye taşımak için odaklanmış bir toplantıdır.

• Ayrıntıları öğrenin: Bu, bir müşteriyle bir projeye başlamak hakkında bilmeniz gereken her şeyi size anlatması gereken sınırlı, basitleştirilmiş bir toplantıdır.
• Bir teklife doğru çalışın: Bir teklif yapmak için tüm önemli ayrıntıları toplamak için bir şans.
• Müşteriyi tanıyın: Müşteriyi tanımak ve iş yapmak istediğiniz biri olup olmadığını öğrenmek için bir fırsattır.

Şimdi istişarenin ne olmadığından bahsedelim:

• Bu bir satış konuşması değil. Tamam, evet, hizmetlerini satmaya çalışıyorsun. Ama bundan daha fazlası, bu bir ilk randevu. Bunun takip edilecek bir şey olup olmadığını görmek için bir ilişkinin sularını test ediyorsunuz. Müşteriyi değerlendirmek için daha fazla zaman harcayın ve kendinize daha az zaman ayırın.
• Müşterinin iş planını iyileştirmek için değil. Müşteri neye ihtiyacı olduğunu veya ne yaptığını bilmiyorsa, bu bir tehlike işaretidir. Bir web sitesi oluşturmak için bir geliştiriciye ihtiyaçları yok, stratejiyi geliştirmek için bir danışmana ihtiyaçları var. Bu işi yine de yapabilirsiniz, ancak bir web sitesi değil bir keşif aşaması önerebilirsiniz (veya başka birine yönlendirebilirsiniz).
• Nasıl olduğunu açıklamak değil. Bu toplantı müşterinin hedeflerini keşfetmek içindir. Bunların ne olduğu hakkında konuşun, onlarla nasıl tanışacağınız hakkında konuşmayın. Bu hedeflere nasıl ulaşılır, bunun için ödeme alırsınız.

Neden Müşteri Danışma Toplantısı Yapmalısınız?

Tamam, peki bu toplantı neden bu kadar önemli? Bir takım sebepler:

• Sürecinizi resmileştirir. Daha verimli, daha üretken ve daha karlı olmak istiyorsanız, belirli bir freelance sisteminiz olmalıdır. Müşterileri ilk temastan imzalanan sözleşmeye bu şekilde verimli bir şekilde taşırsınız.
• İyi bir proje için zemin hazırlar. Bir müşteri danışma toplantısı, projenin nasıl ilerleyeceğine dair tüm beklentileri belirleyebileceğiniz yerdir. Müşteriyi yolunda tutacak proje için yönergeler oluşturuyorsunuz (daha fazla bilgi için Korkunç Müşteri Koruma Planına bakın).
• Sizi beladan kurtarabilir. Müşteriyi doğru yolda tutmak sizi maliyetli sapmalardan kurtarabilir, ancak bazı müşteriler kendilerine yardım edemezler. Bir müşteri danışma toplantısı, bu kırmızı bayrakları tespit etmenize ve canavar müşterilerden kaçınmanıza yardımcı olacaktır.
• Size zaman kazandırabilir. Hiç bir teklif için saatlerce uğraşıp, fiyatınızın müşterinin basketbol sahasında bile olmadığını keşfettiniz mi? Bir müşteri danışmanlığı masaya bir bütçe koyar. Hiç bir müşteriyle saatlerce toplantılar yaptınız, ancak hiç bir projeye başlamadınız mı? Bir müşteri danışmanlığı, bu belirsiz toplantıları ödeme alacağınız bir keşif aşamasına geçirmenize yardımcı olabilir.
• Size bir komut dosyası verir. Toplantılar konusunda gerginseniz veya bir şeyi unutmaktan endişe ediyorsanız, bir müşteri danışma toplantısı size bir senaryo verir. Sırada ne soracağınızı düşünmenize gerek yok, çünkü hepsi yazılı.
• Devam eden bakımın satılmasını kolaylaştırır. Bu toplantı esas olarak müşterileri araştırmakla ilgili olsa da, devam eden bakım ihtiyacı hakkında konuşmak için bir şans. Devam eden bakımı bir projeden önce satmak, daha sonra bir müşteriye yaymaktan daha iyidir.
• Profesyonelliğinizi gösterir. Tüm bunlar sizin ciddi, organize ve profesyonel bir geliştirici olduğunuzu gösterir. Bu, müşterileri rahatlatmalı ve bir sözleşme imzalamaya ve başlamaya daha istekli olmalarını sağlamalıdır.

Müşteri Danışma Toplantısı Nasıl Yapılır?

Peki başarılı bir müşteri danışma toplantısı gerçekte nasıl yapılır? Nathan Ingram, son Freelance Zirvemiz sırasında müşteri danışmanlığını nasıl yaptığını paylaştı. Nathan, istişare toplantısı sırasında ne olması gerektiğini tanımlamak için “SCOPE” kısaltmasını kullanır:

• Kapsam: Bir teklif oluşturmak için proje hakkında yeterince bilgi edinin. Burası soru sorduğunuz yer – bir sürü soru – ve toplantının büyük kısmını bu yer almalıdır. (Bir sonraki serbest müşteri toplantınız sırasında sorulacak 65 soru hakkında daha fazlasını görün.)
• Kimya: Bunun birlikte çalışabileceğiniz bir müşteri olup olmadığını belirleyin. Bu, kırmızı bayrakları izlerken toplantı boyunca gerçekleşecek.
• Devam Eden: Devam eden hizmetlerinizin önemini açıklayın. Bir web sitesinin sürekli bakıma ihtiyacı olduğunu ve müşterinin bunu yapmak için sizi işe alarak veya kendileri yapmaya hazır olarak bunu şimdi planlaması gerektiğini vurgulama fırsatını kullanın.
• Süreç: Sürecinizi gözden geçirerek beklentileri belirleyin. Müşteriye sonraki adımların ne olduğunu ve nasıl çalıştığınızı bildirin.
• Tahmin: Bir basketbol sahası tahmini sağlayın ve müşteri katılımını sağlayın. Kaba bir bütçeye sahip olmanız gerekiyor. Bir müşteri bütçe hakkında konuşmaya istekli değilse, bu bir tehlike işaretidir.

Tüm sorular da dahil olmak üzere bu adımları yaklaşık bir saat içinde geçebilmelisiniz. Bu size projenin neyi gerektirdiğini anlamanız ve bir teklif oluşturmanız için yeterli bilgiyi vermelidir.

Bunun sizin toplantınız olduğunu unutmayın . sen çalıştır. Sorumluluğu alın ve ihtiyacınız olan her şeyi kapsadığınızdan emin olmak için gündeminizi gözden geçirin. Toplantının uzamasına veya yoldan çıkmasına izin vermeyin. Bir müşteri her yerdeyse ve ne istediğini bilmiyorsa, dümensiz bir web sitesi projesinde bocalamak yerine stratejiyi çözmeniz için size saat başı ödeme yaptıkları bir keşif aşaması önermek daha uygun olabilir.

Ödeme almadığınız zamanlarda bir müşteriyle geçirdiğiniz zamanı en aza indirmek istiyorsunuz. Evet, sorularını yanıtlayın, sürecinizin nasıl çalıştığını açıklayın. Ancak ücretsiz danışmanlık tavsiyesi vermeye kendinizi kaptırmayın.

Daha Fazla Serbest Eğitim

Müşteri danışma toplantıları yapmak için daha fazla yardım istiyorsanız, Serbest Çalışan Zirvesi'ne göz atın. Kıdemli serbest çalışan Nathan Ingram, müşteri danışmanlığı hakkında daha fazla ayrıntı içeren 11 saatlik video eğitimi sunuyor. Freelance Summit videoları süreç, kâr ve üretkenliği kapsar ve örnek dosyalar ve şablonlar içerir.

Bir müşteri danışma toplantısını bitirdikten sonra, iş yapmak isteyip istemediğinizi bilmelisiniz. Projenin kapsamını bileceksiniz, tekerlekli evinize uygun olup olmadığını ve müşterinin bütçesine uygun olup olmadığını bileceksiniz. Kim olduklarına ve onlarla çalışmak isteyip istemediğinize dair bir ölçünüz olacak.

Her şey yolundaysa, bir sonraki adım bir teklif hazırlamaktır. Burası her şeyi yazılı hale getirdiğiniz ve müşterinize bir sözleşme imzalattığınız yerdir. Teklifler ve sözleşmelerle ilgili yardım için Serbest Çalışan Zirvesi'ne göz atın.

Freelance Zirvesi hakkında daha fazla bilgi edinin