İstemci Sorunlarını Ortaya Çıkmadan Önlemenin 7 Yöntemi

Serbest çalışan bir WordPress geliştiricisi veya tasarımcısı olarak amacınız en iyi müşterileri bulmaktır. Hiçbir şey, bir projeyi zamanında başarıyla bitirmek ve aynı anda eşit şekilde ödeme almaktan daha ödüllendirici olamaz. Sorunsuz projeler, mutlu müşteriler ve kazançlı uzun vadeli bir ilişki için büyük bir şans sağlar.

Yine de işler her zaman bu kadar sorunsuz gitmez. Hayattaki her şeyde olduğu gibi, kaçınılması gereken tuzaklar ve kaçınılması gereken tehlikeler vardır. En iyi müşteriler bile ara sıra iş akışının kesintiye uğramasına, son teslim tarihine ve hatta gecikmiş veya tartışmalı ödemelere neden olabilecek sorunlar yaratabilir.

Eskilerin dediği gibi, bir gram önlem bir kilo tedaviye bedeldir. Serbest çalışan olarak, müşteri sorunlarını daha ortaya çıkmadan önlemek için atabileceğiniz somut adımlar vardır. Bu makalede, başarılı projelerin teslim edildiğinden emin olmak ve potansiyel müşteri sorunlarını tomurcuk halinde gidermek için kullanabileceğiniz yedi temel yöntemi inceleyeceğiz.

1. İş Başlamadan Önce Bir Fiyatta Anlaşın

Herhangi bir projenin başlangıcında, müşteriniz bir şeyleri başlatmak için çok heyecanlı olacaktır. Siteleri için yeni bir WordPress teması veya bir logo kadar basit bir şey olsun, önerdiğiniz her şey onlara bir rüya gibi geliyor. Ancak, iş bittiğinde ve fatura geldiğinde sorunlar ortaya çıkabilir.

Dışarıda bir serbest çalışanı kısaca değiştirmek isteyen bazı potansiyel müşteriler var. Gülünç bir fiyata gülünç miktarda iş istiyorlar. Bu müşterilerden en başından kaçınılmalıdır.

Bununla birlikte, tamamen makul müşterilerle sorun yaşama riskini de alabilirsiniz. Son faturaya şaşırırlarsa ve beklemedikleri suçlamalardan vazgeçerlerse, kolayca sorun çıkabilir. Siz farkına bile varmadan, hak ettiğiniz ödemeyi almak için mücadele ederken haftalarca (hatta aylarca) gereksiz çatışmalara bakıyor olabilirsiniz.

Herhangi bir işe başlamadan önce sizin ve müşterinin kesin bir fiyat üzerinde anlaşmaya vardığınızdan emin olarak bu senaryodan tamamen kaçının. İşinizin ayrıntılarını ve geçerli tüm ücretleri içeren bir çalışma bildirimi veya sözleşme hazırlayın. Çalışmaya başlamadan önce müşteriden tüm potansiyel maliyetler hakkında yazılı onay aldığınızdan emin olun.

İster sabit bir fiyat ister saatlik ücret alıyor olun, müşterinin onlara neye mal olacağını bilmesi gerekir. Bu başlangıçta belgelenirse, iş teslim edildikten sonra tartışamazlar. Sözleşmede ortaya çıkan öngörülemeyen maliyetler için hükümler koyun ve bunların her iki tarafta nasıl ele alınması gerektiğini detaylandırın.

Ayrıca proje sırasında zamanınızı takip etmek için güvenilir bir sistem isteyeceksiniz. Bu, bir elektronik tablo kadar basit olabilir veya işleri düzenli tutmak için Toggl gibi kullanışlı çevrimiçi araçları kullanabilirsiniz. Gönderme zamanı geldiğinde her şeyin faturada açıkça listelendiğinden emin olun.

Tecrübeli serbest çalışanlar bunun için halihazırda sistemlere sahip olacaklar, ancak yeni gelenlerin işleri mümkün olan en kısa sürede organize etmeleri gerekiyor. Önemli belgelerin (iş sözleşmelerinin kapsamı, saatlik elektronik tablo ve faturalar) şablon sürümlerini oluşturmak için fazladan zaman ayırın ve ilk işinize başladığınızda bunları hazır bulundurun. Tamamlanan her işten sonra yapılması gereken değişiklikler olup olmadığını görmek için bu belgeleri inceleyin.

Freelancers Union, kullanabileceğiniz mükemmel bir çevrimiçi sözleşme oluşturucuya sahiptir ve serbest çalışan fatura şablonları, başlamanıza yardımcı olmak için çevrimiçi olarak yaygın olarak bulunur.

2. Gerçekçi Son Tarihler Belirleyin

İster bir müşteri için serbest çalışan olarak çalışıyor olun, ister bir şirkette personel olarak çalışıyor olun, her projenin son teslim tarihleri ​​vardır. Bunlar, ister inanın ister inanmayın, aslında iyi şeyler. Zamanınızı yönetmenize ve önceliklendirmenize ve ekip üyelerinin uzun bir proje boyunca odaklanmasına yardımcı olurlar. Yine de dikkatli ol. Çok sıkı bir son tarih belirlemek, müşterinin hem size hem de işe gereksiz baskı yapmasına neden olabilir.

Bir projede zaman baskısı her zaman devreye girer. Bir müşteri veya kişinin size geri dönmesi çok uzun sürebilir. Müşteriler ayrıca bazen kendi iç hedeflerine ulaşmak için beklenmedik bir heyecan yaratırlar. Tüm bunları en başından aklınızda tutmalısınız.

Karşılayabileceğinizi veya aşabileceğinizi bildiğiniz son tarihler belirlemeniz önemlidir (bir müşterinin son teslim tarihinden önce bitirmekten daha çok sevdiği hiçbir şey yoktur). Projeye dahil olan herkesin, ister nihai ürün ister yol boyunca yapılan güncellemeler olsun, işin ne zaman gözden geçirilmeye hazır olacağını bilmesi gerekir. Bunların tümü, işin veya sözleşmenin ilk kapsamında ana hatlarıyla belirtilmelidir, böylece herhangi bir karışıklık olmaz.

Proje sırasında kilometre taşları belirlemek, son teslim tarihine giden yolda düzenli geri bildirim sağlamanın harika bir yoludur. Müşteri, devam etmekte olan çalışma hakkında bilgi verecek ve projenin ilerlemesini sağlamaya yardımcı olacaktır.

Son teslim tarihlerini belirlerken, zamanınız konusunda gerçekçi olun. Bu, üstlendiğiniz birçok projeden biriyse, tutamayacağınızı bildiğiniz bir son tarih belirlemeyin. Bir konsere çıkmak için yakın tarihler belirlemek (özellikle yeni bir serbest çalışan olarak) cazip gelebilir, ancak uzun vadede pişman olacaksınız.

Serbest çalışan bir geliştirici veya tasarımcı olarak zamanınızı yönetmek, deneyim kazandıkça daha iyi hale geldiğiniz bir şeydir. Başlangıçta, dikkatli olmak ve kendinize yeterli alan bırakmak en iyisidir. Bu, projede beklediğinizden daha uzun sürmesine neden olan beklenmedik gecikmelere veya zorluklara izin verir.

Son teslim tarihine yetişemediğinizde ne yaparsınız? Çalışmayı kabul etmeden önce, son teslim tarihinin geçmesi veya kayma tehlikesi olması durumunda devreye girecek bir acil durum planını gözden geçirin. Bu, diğer kaynakları getirmeyi, işin kapsamını azaltmayı veya sadece son teslim tarihini geri çekmeyi içerebilir. Açıkçası, tüm bu olasılıkları düşünmek için en iyi zaman, sonradan değil, son teslim tarihi geçmeden öncedir.

Google Takvim gibi basit bir takvim uygulamasında çalışmayı planlamak, çalışmanızı görselleştirmenize ve son tarihlerinizi belirlemenize yardımcı olabilir. İş akışınıza bağlı olarak Trello veya Basecamp gibi daha gelişmiş proje yönetimi araçları da uygun olabilir.

3. Müşterilerin Sizden Tam Olarak Neye İhtiyacı Olduğunu Belirleyin

Bir müşteri nihayetinde sizi işe alıyor çünkü ya işi nasıl yapacaklarını bilmiyorlar ya da istemiyorlar . Bu kulağa çok açık geliyor, ancak sonuçları çeşitli. Tüm müşteriler tasarım ve kodlama arasındaki farkı bilmeyecek, örneğin; sağlayamayacağınız işleri teslim etmenizi bekliyor olabilirler.

Müşteri sizi ne için işe aldığı konusunda net değilse, bir şeyler yolunda gitmediğinde kafaları karışır ve üzülürler. Beklentileri gerçekçi olmadığı için bir projeden vazgeçebilirsiniz. Veya başlangıçta kabul ettiğinizden çok daha fazla iş üstlenmek zorunda kaldığınızda, kötü bir iş yüküne dönüşen bir projeyle karşılaşabilirsiniz.

Bu sorunların oluşmasını önlemek için, çalışma kapsamınızı en baştan netleştirmeniz gerekir. Müşteriniz için ne yapacağınızı sözleşmenizde tam olarak belirtin. Karışıklığı önlemek için mümkün olduğunca spesifik olun (örneğin: bir WordPress teması kurmak, x sayıda sayfa için SEO desteği sağlamak, y sayıda revizyonla yeni bir logo tasarlamak). Bu, müşterinin ne için ödeme yaptığını anlamasına yardımcı olur ve gerçekçi olmayan beklentileri ortadan kaldırır.

Revizyonlar ve sorun giderme gibi beklenmedik durumların sözleşmede listelendiğinden emin olun. Bazen WordPress'te yeni olan bir müşteri, yeni bir temada temel değişiklikler yapmakta sorun yaşayabilir. Elbette, onlara yardım eden kişi olun veya değişiklikleri kendiniz yapın, yalnızca sözleşmenizde listelendiğinden emin olun, böylece uygun şekilde tazmin edilebilirsiniz.

Bir işletme için orijinal grafikler tasarlarken, revizyonlar neredeyse her zaman gereklidir. Siz ve müşteri arasında sonsuz bir gidip gelmeyi önlemek için sözleşmenizde yapmaya hazır olduğunuz değişiklik miktarını belirtin. Üç revizyon artı ek bir fiyat için x dolar mantıklı bir başlangıç ​​noktasıdır.

Herhangi bir projede, bir aşamada çalışma kapsamınızı gözden geçirmeniz gerekebilir. Bu olasılığa önceden hazırlıklı olun. Müşteri için daha fazla iş yapmaya istekliyseniz ve bunu üstlenebilecek durumdaysanız, bunun daha pahalıya mal olacağını veya daha uzun süreceğini bildiklerinden emin olun. Yapabileceğiniz bir şey değilse, buna göre plan yapabilmeleri için bunu ilettiğinizden emin olun.

Freelancers Union, açık ve kullanışlı bir dille yazılmış net örneklerle yukarıdaki noktaların çoğunu kapsayan bir sözleşme yazmak için harika bir rehbere sahiptir.

4. Geri Tepmeyi Öngörün

Tecrübeli serbest çalışanlar, birbirleriyle değiş tokuş edilmesi zor müşteriler hakkında hiçbir hikaye sıkıntısı çekmezler. Belki de en sinir bozucu müşteri türü, neye ihtiyacı olduğunu gerçekten bilmeyen müşteridir. Bu yeni gelen biri için garip gelebilir, ancak birçok müşteri bir web sitesine/grafiğe/güncellemeye ihtiyaçları olduğu konusunda genel bir anlayışa sahiptir, ancak bunun ne şekilde olması gerektiği konusunda gerçek bir sezgisi yoktur.

Bu genellikle sorunlara yol açabilir. Bir çözüm veya tasarım üzerinde yalnızca müşterinin onu anında reddetmesi için günler veya haftalar harcayabilirsiniz. Bu mutlaka kötü bir iş çıkardığınız için değil, müşterinin ne istediğini anladığı, ancak bunu açıklamakta zorlandığı için.

Elbette işinizin büyük bir kısmı, müşterilerin ihtiyaçlarını dile getirmelerine yardımcı olmaktır. Çalışmanın ilk aşamalarında, beğenmeleri veya veto etmeleri için çeşitli seçenekler sunun. Basitten karmaşığa bir dizi stil veya çözümü kapsadığınızdan emin olun. Bu, farklı türde temalar veya bir tasarımın birkaç maketi için demolar sağlamak anlamına gelebilir.

Bu, müşteriyi başlangıçta aklındaki çözüme doğru yönlendirmeye yardımcı olacaktır. Ayrıca onlara projeye koyduğunuz işin miktarını da gösterecektir. Detaylara gösterilen özen ve sergilediğiniz işe bağlılık, müşteriye en başından güven vermeye ve işlerin sorunsuz ilerlemesini sağlamaya yardımcı olacaktır.

Bazen bir müşteri gönderdiğiniz her şeyi reddeder. Bunun için zihinsel olarak hazır olun ve bunu kalbe almayın. Amacınız onların ihtiyaçlarını karşılamaktır, bu nedenle işinizde ve seçimlerinizde esnek olun.

Elbette memnun olamayan veya memnun olmayacak bazı müşteriler de vardır. Bu insanlarla birlikte, uzaklaşmaya hazır olmalısınız. Bu, sözleşmenizdeki olasılığı önceden ikram etme önlemini aldığınız sürece acısız bir şekilde yapılabilir.

Bugünlerde müşterilerle çalışmayı paylaşmak ve önizlemek için kullanılabilecek birçok mükemmel araç var. Dropbox ve Google Drive gibi klasik çözümler uzun bir yol kat ediyor. Github, geliştiricilerin müşterileri son derece şeffaf bir şekilde sürekli olarak döngüde tutmasını sağlar. Tasarımcıların ellerinde Red Pen ve Prevue gibi seçenekler var. Flywheel gibi sağlayıcıların barındırma araçları sayesinde, müşteriler için bağlam içinde çalışmayı önizlemek için basit hazırlama siteleri sağlamak da giderek daha kolay hale geliyor.

5. Sık İletişim Sağlayın

Bir serbest çalışan olarak, çalışma saatlerinizi akıllıca ve proje çözümlerini zamanında çözerek geçirmenizi umarsınız. Ancak müşteriniz o kadar güvenilir olmayabilir; her zaman size zamanında geri döneceklerini garanti edemezsiniz ve gecikmeler işlerde ciddi bir anahtar atabilir.

İletişim söz konusu olduğunda inisiyatif alarak bunun olma olasılığını azaltın. Özellikle onay veya geri bildirim gerektiren işleri gönderdikten sonra, e-postaları ve aramaları hızla takip edin. Bir müşteri, özellikle bir işletme sahibi, meşgul olabilir ve bireysel bir e-postayı kaçırabilir. Veya zaman zaman topu düşürebilirler. Eğer ısrarcıysanız, cevap verirler.

Sık iletişim aynı zamanda herkesi aynı sayfada tutar. Bu, özellikle birden fazla ekip üyesi olan projelerde önemlidir. İletişimde kalmak, çabaları tekrarlamamanızı veya hat boyunca kabloları geçmemenizi sağlar.

Düzenli olarak iletişim kurmak, müşterinin uygunsuz beklentilerini ortadan kaldırmanıza ve sorunları önceden yakalamanıza da yardımcı olur. Sizin yaptığınızdan farklı bir şeye ihtiyaçları varsa, hemen düzeltebilirsiniz.

Müşterinizle ne sıklıkta iletişim kurmak istediğinize önceden karar verin ve ikinizin de bunu kabul ettiğinden emin olun. Günlük iletişim gerekliyse, gelen çağrılar veya toplantılar için bir program ayarlamak şarttır. Onların zamanına ve kendinize saygı duyduğunuzdan emin olun.

İletişim seçenekleri hiç bu kadar iyi olmamıştı, bu yüzden gerçekten buradaki sorun, her şeyden çok hangi kanalları kullanacağınızı daraltmaktır.

E-posta ve telefon görüşmeleri bir nedenden dolayı popüler seçeneklerdir – çalışırlar. Skype gibi basit seçenekler, uzaktan toplantıları nispeten ağrısız hale getirir ve Slack gibi yeni araçlar, herkes kendi kullanımından memnunsa projelerdeki iletişimi kökten iyileştirebilir – örneğin, WordPress ekibi tarafından yakın zamanda benimsenmesine tanık olun.

6. İşi Teslim Etmeye Hazır Olun

Bir projenin size düşen kısmını başarıyla tamamladıktan sonra bile, müşteriler bazen genel sonuçlardan memnun olmayabilir ve diğer serbest çalışanları veya çalışanları dahil etmek isteyebilir.

Bazen bu, yapbozun parçası üzerinde ne kadar sıkı çalışırsanız çalışın, kaçınılmazdır. Çalışmanızı istediğiniz zaman teslim etmeye hazır olarak bu olasılığa hazır olduğunuzdan emin olun.

İş dosyalarınızla düzenli kalmak, bunu hızlı ve kolay hale getirir ve ayrıca bir alışkanlık olarak benimserseniz işinizi daha iyi hale getirmenin uzun bir yolunu sağlar. Ana dosyalarınızı (ister büyük PSD dosyaları ister kod klasörleri olsun) aktarmaya hazır bir biçimde ve merkezi olarak organize edin. Çalışmanızı istediğiniz zaman sorunsuz bir şekilde teslim edebilmelisiniz.

E-posta, burada gerçek devir için araç değildir. Aynı yerdeyseniz, flash sürücü veya DVD gibi eski usul çözümlerde genellikle yanlış bir şey yoktur. Dropbox, Google Drive veya Microsoft OneDrive gibi bulut hizmetleri, işleri uzaktan yönetmenin en kolay yoludur. Geliştiriciler doğal olarak Github veya Bitbucket Server gibi kaynak kontrol çözümlerine yöneleceklerdir.

Belgeler bu senaryoda da uzun bir yol kat ediyor. Hiç kimse potansiyel olarak binlerce dosyanın teslim edilmesinden ve basitçe "çözmesinin" söylenmesinden hoşlanmaz. Gittiğiniz gibi belgeleyin ve iş arkadaşlarınızı, müşterilerinizi ve geleceğinizi yapın – size büyük bir iyilik yapın.

7. Bir Müşteriye Öğretmeye İstekli Olun

Bazı müşteriler uygulamalı olmayı sever. WordPress siteleri veya şirket logosu kadar önemli bir şey söz konusu olduğunda, işinizde size “yardımcı olmaya” karşı koyamayabilirler. Yararlı olsun ya da olmasın, bu tür bir müdahale bir projeyi geciktirebilir veya yol boyunca önemli yanlış anlamalar yaratabilir.

Bunu önceden önlemeye çalışmanın yanı sıra (belki de sözleşmenizdeki bir şartla), bunun çalışmayı engellemediğinden emin olmak için adımlar atabilirsiniz. Sürecinizi müşteriye açıklamaya gerçekten hazırlıklı olarak başlayın. Onlara ne yaptığınız konusunda talimat verin ve nerede faydalı olabileceklerini belirtin.

İstekli ama yanlış yönlendirilmiş bir müşteriye sabır göstermek önemlidir. Onlara tasarımın veya programlamanın giriş ve çıkışları hakkında biraz bilgi vermek, yaptığınız şeyi takdir etmelerine yardımcı olacaktır. Size etkili bir şekilde yardımcı olamayabilirler, ancak en azından gerçekte ne yaptığınızı daha iyi anlayacaklardır.

Tüm müşteriler bu yola girmek istemeyecektir, ancak bunu yapan birkaç kişiyle, tüm taraflar için aydınlatıcı bir deneyim olabilir ve kesinlikle bir serbest çalışan olarak genel netliğinizi artırır.

Bir müşteriye talimat vermeniz gerekiyorsa, GoToMeeting gibi bir ekran paylaşım aracı kullanmayı düşünün. Çalışmanızı canlı olarak göstermek, bir projede tam olarak nerede olduğunuzu göstermenin ve mümkün olduğunca erken önemli geri bildirimler almanın harika bir yoludur.

Sonuç: Daima Hazırlıklı Olun

Yukarıdaki tüm noktalarımızdan geçen iplik her zaman hazırlıklı olmaktır. Müşterilerle ne kadar çok çalışırsanız, sorunları önceden tahmin etme konusunda o kadar iyi olursunuz. Elbette, yol boyunca hatalar yapacaksın, ancak ilerledikçe öğrenmeye istekliysen, her yeni işte kendini geliştireceksin.

Yedi kilit noktamızı özetleyelim:

1. İşe başlamadan önce bir fiyatta anlaşın.
2. Gerçekçi son tarihler belirleyin.
3. Müşterilerin sizden tam olarak neye ihtiyacı olduğunu belirleyin.
4. Geri tepmeyi tahmin edin.
5. Sık iletişim sağlayın.
6. İşi teslim etmeye hazır olun.
7. Bir müşteriye öğretmeye istekli olun.

İpuçlarımız hakkında sorularınız mı var? Geçişte müşteri sorunlarını hangi yollarla çözdünüz? Herhangi bir ipucu veya öneri ile birlikte yorumlarda bize bildirdiğinizden emin olun.

Makale küçük resmi, Ingka D. Jiw/ Shutterstock.com