İşletmeniz İçin Adil Bir İptal Politikası Nasıl Yazılır?

İşletmeniz için geçerli bir iptal politikanız yoksa, bu görev öğesini bu hafta yapılacaklar listenizde bir numara yapın. Zamanınız paradır. Bu, müşterilerinizle toplantı planlamak ve düzenlemek için harcadığınız zamanı içerir. Bir sözleşmenin yanı sıra, bir iptal politikası, zamanınızı ve gelirinizi müşteri rahatsızlıkları veya duyarsızlıkları tarafından kabadayı olmaktan koruyacak en önemli unsurlardan biridir. Bu görevin üstesinden gelmenize yardımcı olmak için, bu makale neden bir iptal politikasına ihtiyacınız olduğunu, adil bir politikanın neleri içermesi gerektiğini, bunu nasıl iletmeniz gerektiğini ve kendinizinkini yazmak için şablon kaynakları açıklayacaktır.

İptal Politikasına İhtiyacım Var mı?

Kesinlikle evet. İptal politikaları, zamanınızın ve uzmanlığınızın hafife alınmamasını sağlamak için belirlediğiniz sınırlardır. Müşterileriniz uzmanlığınız için para ödüyor ve bu uzmanlığa ödediğiniz fiyat, bununla geçinmenizi sağlıyor. Bir müşteriyle buluşmak veya onun için çalışmak için zaman ayırdığınızda, bu, o zaman diliminde başka herhangi bir iş yapma yeteneğinizi ortadan kaldırır. Politikanız, o zamana ait gelirin bir kısmını veya tamamını hala alabilmenizi sağlayarak veya bu geliri telafi edebilecek başka işler planlamanız için size zaman tanıyarak sizi korur.

İptal Politikanıza Neleri Dahil Etmelisiniz?

• Zaman Çerçevesi: Tipik zaman aralıkları randevudan 24 ila 48 saat öncesidir, ancak bunu yaptığınız işin türüne ve iptalin programınız üzerindeki etkisine göre ayarlayabilirsiniz.
• Cezalar: Cezanız, kaçırılan bir randevunun işletmeniz için mali açıdan ne kadar etkili olduğuna bağlı olmalıdır. Mali bir ceza, bazı müşteriler için güçlü bir caydırıcılık işlevi görebilir. Randevu gerçekleşmese bile, müşterilerin bu paranın biteceğini bilmeleri durumunda iptal etme olasılıkları daha düşük olabilir. Ücreti gerçekten tahsil etmeyi düşünmeseniz bile, bilinen bir ceza, iptal olasılığını büyük ölçüde azaltabilir. Bir sonraki bölümde cezalar hakkında daha fazla bilgi edinin.
• İletişim Bilgileri: Bir iptalden nasıl haberdar olmak istediğinizi açıkça belirtin. Belirli bir zaman diliminde telefon görüşmesi gerekli mi? İptalin yazılı olarak yapılmasını istiyor musunuz? Bir metin mesajı kabul edilebilir mi? Bu noktalarda net olun, böylece gerektiğinde müşterileri sürece dahil edebilirsiniz.
• İmza Gerektir: Bu, müşterinizin politikayı anlaması ve bunlara uyması için sorumluluk yükler.

Cezalar ve Ne Zaman Cezalandırılacağı

İptal politikanızın havuç ve sopa etkisine sahip olması için, özellikle son dakika iptallerinde, iptalin bir sonucu olmalıdır. Hangi cezaların uygulanacağına karar verirken aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

• Bu müşteri ilk kez mi iptal ediyor? – İlk kez iptal için cezanızdan feragat etmek, siz ve müşteri arasında iyi niyet yaratabilir. Feragatin tek seferlik, tercihen yazılı olduğu konusunda net olun. Tekrarı halinde hem kaydınız olur hem de ceza almanıza sebep olur.
• Müşteri hemen yeniden planlamak istiyor mu? – Eğer öyleyse, randevu yeniden kayıtlara geçtiği için cezadan burada da feragat etmeye karar verebilirsiniz.
• Seansın bir parçası olarak karşılamanız gereken finansal yükümlülükler var mı? – Bugün video veya telefona güvenebilirken, sonunda bir grubu barındırmak için ofis alanına ihtiyacınız olabilir. Bu kurulumla ilgili herhangi bir şey için ücret ödüyorsanız, bu ücreti iptal eden bir müşteriye iletmeyi düşünebilirsiniz. Bu, özellikle ofis veya kooperatifin iptallerle ilgili kendine özgü şartları varsa dikkate alınmalıdır.
• Randevu öncesinde ne kadar hazırlık çalışması gerekiyor? – Bir müşteri randevudan yedi gün sonra iptal ederse, herhangi bir ücretten makul bir şekilde feragat edebilirsiniz. Yedi gün, yeniden planlamanız veya boşluğu doldurmak için başka bir müşteri bulmanız için yeterli zaman olmalıdır. Yine de daha yakından, hazırlanmak için zaten zaman harcamış olabilirsiniz, bu nedenle o zaman için ücret almanız gerekebilir. Örneğin, randevudan sonraki 24 saat içinde bir iptal gerçekleşirse, iptal politikanız tam randevu ücretinin uygulanacağını belirtebilir.

Müşterileri İptal Politikanız Hakkında Nasıl Bilgilendirebilirsiniz?

Müşterilerinizi iş ilişkinizde mümkün olduğunca erken iptal politikanız hakkında bilgilendirin. Bir tanıtım toplantısında uygun olmayabilir. Ancak, çalışmayı kabul ettiğinizde, sözleşmeniz ve ödeme düzenlemenizle birlikte poliçeyi yazılı olarak ibraz edin. Bu, en başından doğru beklentileri belirleyecektir.

Fiziksel bir ofisiniz varsa, iptal politikanızı görünür bir yere gönderin. Son olarak, sesli veya yazılı olarak gönderdiğiniz tüm randevu hatırlatıcılarına iptal politikanızı ekleyin.

Şablon Başlatıcılar ve Kaynaklar

Aşağıda kendi iptal politikanızı oluşturmanız için önerilen bazı başlangıçlar verilmiştir:

Basit

Benimle olan toplantınızı iptal etmeniz gerekiyorsa, lütfen <(insert email>> adresinden e-posta ile veya <insert phone number> adresinden bana telefon/mesaj göndererek bilgilendirin. <zaman çerçevesi> içinde yapılan toplantı iptalleri, << ceza ekle>.

Eğer/Sonra/Değilse

Benimle olan toplantınızı iptal etmeniz gerekiyorsa, lütfen en kısa sürede <(insert email>> adresine e-posta göndererek veya <insert phone number> adresinden bana telefon/mesaj göndererek beni bilgilendirin. Randevunuzdan <zaman çerçevesinde> daha fazla talep edilen iptaller, <zaman çerçevesi> içindeki iptaller, randevunuz yerinde yeniden planlanmadıkça <ceza girin> bir iptal ücretine tabi olacaktır.

Detaylı

Lütfen hem zamanınıza hem de zamanıma değer verdiğimi bilin. Bir toplantı ayarladığımızda, bu süre projenize odaklanmak ve hazırlanmak için ek süre için ayrılır. Bu, toplantıya hazır gelmemi ve zamanımızı mümkün olduğunca verimli kullanmamı sağlıyor. Acil durumların olduğunu ve iptalin gerekli olabileceğini anlıyorum. İptal etmeniz gerekiyorsa, lütfen en kısa sürede yeniden planlamak için <(insert email>> adresinden e-posta ile veya <insert phone number> adresinden telefon/mesaj göndererek benimle iletişime geçin.

İptal ücreti ödememek için, lütfen planlanan randevunuzdan en az <zaman çerçevesi> önce bizimle iletişime geçtiğinizden emin olun. <zaman çerçevesi> içinde talep edilen iptaller, <ceza girin> ceza ücretine tabi olacaktır.

Diğer şablon fikirleri burada bulunabilir. Bu sizin politikanız, bu nedenle öğeleri karıştırıp eşleştirmekten çekinmeyin ve politikanızı size uygun bir ton ve tarzda yazın.

Ve son olarak

İptaller gerçekleşecek; bir iptal politikası sizi kayıplardan korumaya yardımcı olacaktır. Bir politika uyguladıysanız ancak hâlâ son dakika iptalleri yaşıyorsanız, bunları nasıl ele alacağınıza ilişkin ipuçları için bu makaleye bakın. Ayrıca, bir sözleşme iptali durumunda kendinizi nasıl koruyacağınızla ilgili bilgiye ihtiyacınız varsa, bu makale, bu makalede olduğu gibi dikkate almanız gereken bazı ipuçları sunmaktadır.

İptal politikalarıyla ilgili deneyiminiz nedir? Bu makale ilk makalenizi yazmanıza yardımcı olacak mı, yoksa halihazırda çalışan bir tane var mı? Yorumlarda bize bundan bahsedin!

Bankrx / Shutterstock.com üzerinden Öne Çıkan Görsel