İş Sesli Posta Karşılaması Nasıl Kurulur (Örneklerle)

Bir iş telefon numarasını aradığınızda, genellikle telefon rehberinde ve sonraki adımlarda size rehberlik etmeye yardımcı olan otomatik bir sesli posta selamlaması ile karşılaşırsınız.

Bu sesli selamlama, küçük işletmenizin profesyonel görünmesini sağlar ve satışları artırmanın yanı sıra müşteri memnuniyetini artırmaya yardımcı olabilir.

Bu makalede, çevrimiçi mağazanız, işletmeniz veya blogunuz için sesli posta karşılamasını nasıl ayarlayacağınızı göstereceğiz. Ayrıca size şablon olarak kullanabileceğiniz en iyi sesli karşılama örneklerini göstereceğiz.

Sesli Posta Karşılama İşletmeniz İçin Neden Önemlidir?

Mobil cihazlarda yapılan yerel aramaların %88'inden fazlası bir telefon görüşmesiyle sonuçlanıyor. Temelde Google yerel arama sonuçlarında görünen şık tıkla ve ara düğmeleri sayesinde.

Birçok küçük işletme için tüm aramaları hemen cevaplamak mümkün olmayabilir. Bazen müşteriler mesai saatlerinden sonra arayabilir ve o sırada meşgul olabilirsiniz veya müsait personeliniz olmayabilir.

Sesli posta selamlamanızın geldiği yer burasıdır.

Birçok müşteri için bu, işletmenizle ilk temasları olacaktır. Sesli mesaj karşılaması ayarlamamak, bir müşteriyi rakibinize kaptırmanıza neden olabilir.

Öte yandan, sesli selamlamanın doğru yapılmaması da ciddi sonuçlar doğurabilir. Müşteriler telefonu kapatabilir, takip etmeyebilir veya sadece rakiplerinize ulaşabilir.

Bununla birlikte, çevrimiçi işletmeniz için sesli posta karşılamasını nasıl düzgün bir şekilde kuracağınıza bir göz atalım.

Sesli Mesaj Karşılaması Ayarlamanın En İyi Yolu

Normalde, küçük işletme sahipleri aramaları yönetmek için bir sabit hat veya cep telefonu numarası kullanır. İşi halledebilse de, iş aramalarını düzgün bir şekilde yönetmenize veya etkili bir otomatik sesli posta karşılaması ayarlamanıza izin vermezler.

İş aramalarını yönetmenin en iyi yolu bir iş telefonu hizmeti kullanmaktır. Pek çok küçük işletme, iş görüşmelerini gizliliklerinden ödün vermeden etkin bir şekilde yönetmelerine olanak tanıdığı için sanal bir işletme telefon numarası kullanır.

Sabit hat veya cep telefonu numarasının aksine, aramaları yönetmek için interneti kullanır. Bu teknolojinin resmi terimine iş VoIP telefon hizmeti (İnternet Protokolü Üzerinden Ses) denir.

Bir iş telefonu hizmetini kullanmak, size sabit hat ve cep telefonuna göre aşağıdaki avantajları sağlar.

• Çalışma saatlerinizi ayarlayabilir ve günün saatine göre çalınacak farklı sesli selamlamaları kaydedebilirsiniz.
• Otomatik operatör ayarlayabilir, aramaları yönlendirmek için dahili numaralar ekleyebilir, kullanıcıların sesli mesaj bırakmasına izin verebilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz.
• Bilgisayarınızda, tabletinizde, masa telefonunuzda ve hatta uygulamaları kullanarak cep telefonunuzda çalışır.
• Birden fazla kullanıcı, konumlarından bağımsız olarak aynı telefon numarasını kullanabilir.
• Bir teknisyen çağırmadan veya yeni ekipman satın almadan yeni çalışanlara kolayca erişim sağlayabilirsiniz.

Piyasadaki en iyi iş telefonu servis sağlayıcısı olduğu için Nextiva'yı kullanmanızı öneririz. Telefonunuz için kullanımı kolay web tabanlı yönetici paneli ve uygulamaları ile kapsamlı bir dizi özellik sunarlar.

Nextiva'yı işimizde WPBeginner ve diğer Awesome Motive özelliklerine yönelik çağrıları yönetmek için kullanıyoruz.

Farklı bir çözüm istiyorsanız RingCentral'a bir göz atın. Bu başka bir harika iş telefonu hizmetidir. Sesli selamlamaları, otomatik operatörleri, sesli mesajları, arama dökümlerini ve daha fazlasını yönetmek için birçok araç içeren, inanılmaz derecede zengin özelliklere sahip bir platform sunarlar.

Bir iş telefonu hizmeti kurduktan sonra, takip etmesi kolay ayarları kullanarak sesli selamlamalar oluşturabilirsiniz.

İşletmeler İçin Sesli Tebrik Örnekleri

En etkili sesli posta selamlarını oluşturmak için uymanız gereken bazı temel kurallar vardır.

• 'Aramanız bizim için önemli' gibi aşırı kullanılan ve artık samimi gelmeyen klişelerden kaçının.
• Sesli posta kaydınızın samimi ve kişisel olduğundan emin olun.
• Bir senaryodan okuyormuş gibi ses çıkarmamaya çalışın.
• Yapabiliyorsanız, sesli posta selamlarını kaydetmenize yardımcı olması için bir ses sanatçısı kiralayın. Fiverr'da birini bile bulabilirsiniz.
• Sesli postanızın işletme adı, çalışma saatleri ve iletişim bilgileri gibi önemli bilgileri sağladığından emin olun.

Aşağıda, işletmeniz için kullanabileceğiniz bazı sesli posta selamlama şablonları bulunmaktadır.

Kapalı Saatler Sesli Posta Karşılama Örnekleri

Bu sesli karşılama mesajı, müşteriler sizi mesai saatlerinden sonra veya hafta sonları aradığında çalınacaktır. Bu sesli karşılama mesajının kullanıcıları ofis saatleri, müşteri hizmetlerine ulaşmanın alternatif yolları veya mağaza konumu hakkında bilgilendirdiğinden emin olun.

"Merhaba, [işletme adı]'na ulaştınız. Pazartesiden Cumaya [09:00] ile [18:00] [PST] arasında telefonla ulaşılabiliriz. Bize bir mesaj bırakmak için web sitemizdeki [www.example.com] iletişim formunu da kullanabilirsiniz, size e-posta yoluyla geri döneceğiz. Sizi geri aramamızı isterseniz, lütfen kısa bir mesajla birlikte adınızı ve numaranızı bırakın, ekibimiz en kısa sürede size geri dönecektir.”

"Merhaba, [işletme adı]'na ulaştınız. Şu anda aramanıza cevap veremiyoruz. Çalışma saatlerimiz Pazartesi'den Cuma'ya [çalışma saatleri]'dir. [Mağaza konumu] adresindeki mağazamız hafta sonları müşterilere açık kalır. Ayrıca web sitemizdeki [www.example.com] [haftanın 7 günü 24 saat] canlı sohbet yoluyla da bizimle iletişime geçebilirsiniz. Bu acil değilse ve geri aramamızı istiyorsanız, lütfen bip sesinden sonra adınızı ve numaranızı bırakın.”

Gördüğünüz gibi, her iki örnek de önemli bilgiler sağlar ve müşterilere canlı sohbet veya iletişim formu aracılığıyla alternatif iletişim yolları sunar.

Tatil Sesli Mesaj Tebrik Örnekleri

Bu karşılama mesajları tatillerde kaydedilebilir.

"Merhaba, [işletme adı]'na ulaştınız. Ekibimiz şu anda arkadaşlarınızla ve ailenizle tatil geçirmek için ofis dışında. [Gün ve saatte] işe geri döneceğiz. Lütfen bize adınızı ve numaranızı bırakın, size en kısa sürede geri döneceğiz. [Mutlu Bayramlar (veya o tatil için uygun selamlama)]”.

"Mutlu tatiller! [business name] şirketindeki ekibimiz [date] tarihine kadar uzakta. Mevcut bir müşteriyseniz, yine de web sitemizden bir destek bileti açabilirsiniz, önümüzdeki 24 saat içinde size geri dönmeye çalışacağız. Ayrıca canlı sohbet veya web sitemizdeki [www.example.com] iletişim formu aracılığıyla da bizimle iletişime geçebilirsiniz. Acil değilse, bip sesinden sonra bize adınızı ve numaranızı bırakabilirsiniz. En kısa sürede aramanıza geri döneceğiz.”

“Merhaba, [şirket adına] ulaştınız. (Tatil adı) için kapalıyız ve [tarih ve saat] tarihinde işe döneceğiz. Acil bir yanıta ihtiyacınız varsa, bize (email_address) adresinden e-posta gönderebilirsiniz. Tüm e-postaları 24 saat içinde yanıtlamaya çalışacağız. Ayrıca bize bir mesaj bırakabilirsiniz, bayramdan sonra size geri döneceğiz (Yeni Yılınız / Tatiliniz Kutlu Olsun)”.

Gördüğünüz gibi, bu sesli posta selamları müşterilere mümkün olduğunca fazla bilgi sağlar. Bu selamlar ayrıca müşterilerin tatillerde alternatif iletişim yöntemlerini kullanarak nasıl daha hızlı yanıt alacağını bilmelerini sağlar.

Dışarıda / Meşgul Sesli Mesaj Karşılama Örnekleri

Meşgulseniz, uzaktaysanız veya personeliniz azsa ve müşteri aramalarına hemen cevap veremiyorsanız, bu karşılamaları örnek olarak kullanabilirsiniz.

"Merhaba, [işletme adı]'na ulaştınız, şu anda aramanıza cevap veremiyoruz ama sizi en kısa sürede tekrar aramayı çok isteriz. Lütfen bip sesinden sonra bize adınızı ve numaranızı bırakın.”

“Merhaba, şu anda telefondan uzaktayız. Çok acil değilse, bize (e-posta adresi) adresinden e-posta gönderebilirsiniz. Aksi takdirde, bip sesinden sonra lütfen adınızı ve numaranızı bırakın, sizi hemen arayalım.”

Aramaları yanıtlayan tek kişi sizseniz, bunu kişisel bir sesli posta selamlaması yapabilirsiniz.

“Merhaba, (Adın) ulaştın. Şu anda telefona cevap veremiyorum. Bana (e-posta adresi) bir e-posta gönderebilir veya bip sesinden sonra adınızı ve numaranızı bırakabilirsiniz, sizi en kısa sürede geri arayacağım.”

Sesli Mesajlarınızı Test Edin ve İyileştirin

Profesyonel bir telefon hizmeti kullanmanın bir başka harika nedeni de, tüm aramalarınızı takip edebilmeniz ve bunlar hakkında ayrıntılı raporları görüntüleyebilmenizdir. Örneğin, Nextiva'nın arama analizi sayfası böyle görünüyor.

Her sesli mesajı kaç kullanıcının duyduğunu ve nasıl yanıt verdiklerini izlemeniz gerekir. Mesaj bırakan müşterilerin puanları daha yüksek olan sesli posta selamları verimli bir şekilde çalışıyor.

Tamamen duyulmayan sesli mesajlar bir başarısızlıktır.

Mükemmel dengeyi bulmak için farklı sesli selamlamaları denemenizi öneririz. Sesli posta selamlamanızı düzenli aralıklarla güncellemek, varlığından bile haberdar olmadığınız iletişim boşluklarını doldurmanıza da yardımcı olabilir.

Sesli Mesajlarınızı Takip Edin

Artık dengeli, bilgilendirici ve dostça sesli posta selamlaması kurduğunuza göre, bir sonraki adım daha da önemlidir.

Bir müşteri size sesli mesaj bıraktıktan sonra ne olur?

Profesyonel bir iş telefonu sistemi kullanıyorsanız, bu mesajları kolayca izleyebilir ve yanıtlayabilirsiniz.

Hızlı bir takip için sizin ve personelinizin eşit derecede iyi hazırlandığından emin olun. Hızlı bir geri arama, iş ilişkilerini güçlendirmede ve satışları kapatmada uzun bir yol kat eder.

Bu makalenin, çevrimiçi işletmeniz için sesli posta karşılamasını nasıl kuracağınızı öğrenmenize yardımcı olacağını umuyoruz. İşletmeniz için bir e-posta bülteninin nasıl oluşturulacağına ilişkin kılavuzumuza da göz atmak isteyebilirsiniz.

Bu makaleyi beğendiyseniz, lütfen WordPress video eğitimleri için YouTube Kanalımıza abone olun. Bizi Twitter ve Facebook'ta da bulabilirsiniz.