Hazır E-posta: Her Gün Aynı E-postayı Yazmayı Nasıl Durdurursunuz?

2000'lerin başında üniversiteden sonraki ilk işim, Billy Graham Evangelist Derneği için web yöneticisi e-postasını yanıtlamaktı. Her türlü soruyu alırdık, ancak genellikle bir düzine kadar kategoriye girerler ve hepsinin aynı standart cevaba ihtiyacı vardır. Bir dizi hazır e-posta yanıtına sahip olmak sayısız saat kazandırdı.

Ancak ofis işinden ayrılıp serbest çalışmaya geçtiğimde, bir şekilde hazır e-postaları geride bıraktım. Önceden yazılmış yanıtların ne kadar zaman kazandırdığını ve serbest çalışmamda nasıl ciddi bir fark yaratabileceğini unuttum.

"E-posta şablonları dünya barışını sağlayamazken, sakin kalmanın ve tutarlı olmanın çok değerli olduğu her türlü durumda yardımcı olabilir." –Chris Lema

Konserve E-posta Nedir?

Hazır e-postanın ne olduğu konusunda net olalım:

• Bunlar, otomatik olarak gönderilen ve filtreler veya diğer eylemler tarafından tetiklenen otomatik yanıtlar değildir . Hazır e-posta hakkında otomatik bir şey yoktur.
• Bunlar robotik olarak gönderilen kişisel olmayan yanıtlar değildir . Daha doğrusu olmamalılar.
• Bunlar, her bir özel durum için özelleştirilebilen standart sorulara önceden yazılmış yanıtlardır.

Aynı soruyu tekrar tekrar aldığınızda, hazır bir e-posta idealdir. Aynı yanıtı tekrar tekrar yazmak yerine, standart yanıtı bulup özelleştirmeniz ve bazı kişisel dokunuşlar eklemeniz yeterlidir.

Neden Hazır E-posta Kullanmalısınız?

Hazır e-posta, aynı yanıtı yeniden kullanarak zaman kazanmanın bir yoludur. Ayrıca en iyi yanıtı vermenizi sağlar.

Hazır bir yanıtın yardımcı olabileceği bazı senaryolara bakalım. Müşteri hizmetleri durumları (bu gönderinin başındaki örnek gibi) en iyi örnektir, ancak bu örnekler genellikle minimal özelleştirme veya kişiselleştirme olduğundan özellikle robotik hissettirir.

Bir serbest çalışan olarak, hazır e-postanın birincil kullanımı potansiyel müşterileri filtrelemektir . Belki web sitenizde bir ön eleme yapmaya çalıştığınız bir iletişim formunuz vardır (ama bu asla yeterli olmaz, değil mi?). Bu potansiyel müşterilere verdiğiniz yanıtlar, hazır bir e-posta yanıtı için ideal bir durumdur. Belki de neredeyse her müşteriye (ihtiyaçlar, bütçe, zaman çizelgesi vb.) sorduğunuz belirli sorularınız var . Ya da belki de çok fazla 'hayır' diyorsunuz ve belirli bir ret mektubunuz var .

Dergiler ve yayınlar, form ret mektuplarıyla ünlüdür. Bu benzer bir durumdur, ancak bu standart ret mektubunu özelleştirmeniz ve kişiselleştirmeniz muhtemeldir.

Hazır e-postayı kullanabileceğiniz diğer durumlar arasında sık sorulan sorular (“[boşluğu doldurur musunuz]?”) veya her müşteriye ilettiğiniz standart mesajlaşma (ihtiyaçlar, faturalar, gecikmiş bildirimler vb.) yer alır.

Tamam, böylece hazır e-posta zamandan tasarruf sağlar. Ama aynı zamanda en iyi adımınızı attığınız anlamına gelir. Bu, yazdığınız şeyin en iyi versiyonunu yaratmanın ve sonra her zaman o en iyi versiyonu kullanmanın bir yoludur. Elinizden gelenin en iyisini gönderebilecekken neden ortalamanın altında bir yanıt gönderesiniz?

Yazmaktan hoşlanmayan herkes hazır e-postayı sevmelidir.

Acele ettiğinizde, yorulduğunuzda veya dikkatiniz dağıldığında elinizden gelenin en iyisini yapmanız pek olası değildir. Yanıtlarınızı her seferinde yeniden yazıyorsanız, bir şeyi unutmanız olasıdır. Yanlış diyebilirsin. Ses tonunuz kapalı olabilir veya hatta kaba görünebilir. Ancak şablonlu standart bir yanıtla çalışıyorsanız, bunu her seferinde en iyi şekilde söyleyebilir ve sürekli olarak geliştirebilirsiniz.

Konserve E-posta Size Botulizm Verecek mi?

Bazı insanlar, hazır e-postaya olumsuz, içgüdüsel bir tepki verir. Birisinin hazır bir yorum sunarak fikri çarpıtmaya çalıştığı bunun gibi gönderilerde sık sık yorumlar görürsünüz. Anlaşılabilir. Bir müşteri hizmetleri temsilcisiyle kaç kez sohbet ettiniz ve yanıtları o kadar doğrudan bir senaryodan geliyor ki, gerçek bir insanla konuşup konuşmadığınızı merak ediyorsunuz.

Diğer her şey gibi, hazır e-posta da iyi yapılabilir veya kötü yapılabilir.

“Bir hazır yanıt otomatik yanıt değildir. Her e-postayı okuyorum ve en iyi yanıtı değerlendiriyorum.” -Carrie Dils

Anahtar, her e-postayı özelleştirmek ve bir robotla konuşuyormuş gibi hissetmemeleri için kişisel dokunuşlar eklemektir. Hazır e-postayı doğru yapıyorsanız, bir komut dosyasını yeniden kulanmazsınız. Her e-postayı okuyorsunuz ve bireysel bir yanıtı değerlendiriyorsunuz. Başlangıç ​​noktası olarak bir şablon kullanıyorsunuz ve sıfırdan başlamak yerine zamandan tasarruf ediyorsunuz. Ancak bu sadece bir başlangıç ​​noktasıdır; bireysel bir yanıt vermek için özelleştirebilir, kişiselleştirebilir ve ince ayar yapabilirsiniz.

Hazır E-posta Nasıl Yapılır?

Hazır e-postanın zorluklarından biri, yanıtları gerçekten zaman kazandıracak şekilde yönetmektir. Bu, hazır e-posta oluşturmanın önündeki en büyük engellerden biridir – hazır yanıtları kaydetme, bir yerde saklama ve ihtiyaç duyduğunuzda çekme zahmetine girmek yerine e-postayı yeniden yazmanın daha hızlı olacağı algısı.

Kullandığınız sistem çok önemli. Bunu yapmanın birkaç yolu vardır:

• Gmail'in Hazır Yanıtları – Google aslında bunu Gmail'de sunar. Ayarlar: Laboratuvarlar: Hazır Yanıtlar altında açmanız gerekir, ancak daha sonra standart yanıtlarınızı kaydedebilir ve doğrudan e-postanızda görüntüleyebilirsiniz (Gmail kullandığınızı varsayarak).
• İmzalar – Çoğu e-posta programı, birden çok e-posta imzası oluşturmanıza izin verir. Standart yanıtlarınızı saklamak için imzaları yeniden kullanabilirsiniz. Bunu organize etmek zor olabilir, ancak iyi çalışıyor. Rebecca Gill, web seminerinde proje kapsamı ve sözleşmeler hakkında bu yaklaşımı kullanmaktan bahsetti.
• Kaydedilmiş Taslaklar – Çoğu e-posta programında işe yarayan başka bir yaklaşım, kaydedilmiş taslak özelliğini kullanmaktır. O kadar hızlı değil, ancak hazır yanıtlarınızı e-posta programınızda hemen elinizin altında tutuyor.
• Tuş vuruşları – Geliştiriciler, aText veya TextExpander gibi araçlarla tuş vuruşu kısayolları oluşturmanın keyfini çıkarabilir. Bu genellikle kısayolları hatırlamayı gerektirir, ancak metni kopyalayıp yapıştırmadan çekmenin hızlı bir yolu olabilir.
• Dokümanlar – Basit yaklaşım, tüm süslü programlardan ve özelliklerden vazgeçmek ve standart yanıtlarınızı en sevdiğiniz kelime işlemci aracında (Word, Google Dokümanlar, Evernote, Metin Düzenleyici, vb.) hazırlamak ve ihtiyacınız olduğunda yukarı çekmektir. Bu, ayrı bir program açma gecikmesine neden olur, ancak tüm e-postalarınızı belirli bir zamanda yanıtlamaya kendinizi zorlayarak ilgili süreyi en aza indirebilirsiniz.

Hangi sistemi kullanırsanız kullanın, sizin için çalışan bir şey bulun. E-postaya ne zaman ve nerede yanıt verdiğinize dikkat edin ve çalışma şeklinize göre çalışan bir sistem kurduğunuzdan emin olun (örneğin, yolda dizüstü bilgisayarınızdan rutin olarak e-postaları yanıtlarsanız masaüstünüzdeki bir sürü Word belgesi işe yaramaz) .

Hazır E-posta için En İyi Uygulamalar

Hazır e-postanın yalnızca iyi yaparsanız işe yaradığını defalarca söyledim. Kişiselleştirme olmadan robotik mesajlar gönderiyorsanız, evet, iyi çalışmayacaktır.

Hazır e-postayı doğru yapmak için bazı ipuçları:

• Özelleştir – Hazır yanıtınız çoğu duruma uyacak kadar genel olmalıdır, bu da muhtemelen gönderdiğiniz her yanıt için uyarlamak için bazı ince ayarlar yapmanız gerekeceği anlamına gelir. İnsanların ne söylediğine dikkat edin ve yanıtınızı buna göre ayarlayın.
• Kişiselleştirin – Zaman kazanmaya çalışıyorsunuz, robot olmaya değil. Merhaba de. Yanıtladığınız kişiye özel kişisel bir şey ekleyin.
• Düzeltme – Hiçbir şey, hazır bir yanıtı, insanların bunun bir hazır yanıt olduğunu söyleyebilmesinden daha hızlı bozamaz. Özelleştirme ve kişiselleştirme yardımcı olur, ancak hatalar sizi ele verir. Özellikle boşluk bırakırsanız veya “[buraya ekleyin]” doldurucuları bırakırsanız. Hiç hoş değil.
• Daha Az Tuş Vuruşu – Bu hoş olmayan hatalardan kaçının ve [Ad] veya [buraya ekleyin] yerine boşluk bırakarak zamandan tasarruf edin. Bu şekilde “buraya ekle” metnini silmek yerine yazmaya başlarsınız. Ayrıca, adı girmeyi unutursanız, “Merhaba”, “Merhaba [İsim]”den daha iyi görünür.
• Genel – Yanıtlarınızı genel tutmayı unutmayın. Yanıtlarınızı ne kadar spesifik hale getirirseniz, o kadar çok yanıt oluşturur ve yönetmeniz gerekir. Belirli soruyu cevaplayın ve daha fazlasını değil.
• Hazır E-postalarınızı Güncelleyin – Her zaman bu e-postaları düzeltin ve güncelleyin. Onların bayatlamasına veya yaşlanmasına izin vermeyin. Dili değiştirin ve gerektiğinde yeni yanıtlar ekleyin.

Hem Carrie Dils hem de Chris Lema, kullandıkları hazır e-postalara örnekler veriyor. Bazı gerçek hazır e-posta dilleri için örneklerine göz atın (ne kadar konuşma, kişisel ve robotik dışında herhangi bir şey olduğuna dikkat edin).

Her gün yazdığınız tüm e-postaları ve hazır e-postaların size zaman kazandırıp kazanmayacağını düşünün. İşleri ayarlamak biraz ön yatırım gerektirecek, ancak sonunda zamandan tasarruf edeceksiniz.