GDPR Onay Formu nedir? GDPR Uyumluluğu İçin En İyi 8 Uygulama

İnternetin kademeli olarak genişlemesi, bazı olumsuz olanlar da dahil olmak üzere birçok olasılığa kapı açmıştır. İnternetin herkes için daha erişilebilir hale gelmesiyle, veri korumasını sağlamak giderek daha zor hale geliyor. Genel halk artık güvenlik tehditlerine her zamankinden daha fazla eğilimli. Yalnızca Avrupa Birliği'nde, nüfusun üçte ikisinden fazlası, paylaştıkları veriler ve genel prosedür üzerinde sahip oldukları bir şekilde sınırlı kontrol konusundaki endişelerini dile getirdi.

Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR), vatandaşlara daha iyi veri güvenliği ve tam olarak hangi verileri paylaşmak istedikleri konusunda özgür bir seçim sağlamak için kabul edildi. Avrupa Parlamentosu, Avrupa Birliği Konseyi ve Avrupa Komisyonu, yönetmeliği 27 Nisan 2016'da onayladı. Mayıs 2018'de hayata geçirilerek web yöneticilerini ve pazarlamacıları stratejilerini değiştirmeye zorlayarak müşterilerin veri güvenliği göz önünde bulundurularak.

Bu düzenleme, farklı hizmet/ürün sağlayıcıların, kullanıcılardan kişisel bilgi talep etme konusunda izlemeleri gereken bir kılavuz sağlar. GDPR, öncelikle bu dijital çağda sorumlu bir şekilde bir iş kurmak için etik bir önlemdir.

GDPR nedir ve nerede uygulanır?

Hayatımızın hemen her yönü artık çeşitli verilerle iç içe geçmiş durumda. Ne tür kahve seversiniz gibi size sıradan gibi gelen şeyler, ayrı bir kafe şubesi yapmayı planlayan bir restoran gibi ilgililer için değerli verilerdir. Kahve seçiminizi isteyen biri zararsız görünüyor, ancak yolun her adımında kahve reklamlarıyla bombalandığınızda can sıkıcı oluyor. Ve bu oluyor.

İşletmeler gelirlerini artırmak için sürekli olarak kişisel bilgileri avlarken, sağlık bilgileri, finansal ayrıntılar vb. gibi hassas veriler artık güvenli bile değil. Bankalar, perakendeciler ve sosyal medya gibi kullandığımız hemen hemen her hizmet, verilerimizi toplamayı ve analiz etmeyi içerir.

Toplu verileri yönetmek zor bir iştir. Bilgi genellikle kaybolur veya çalınır ve yanlış ellere geçer. Bazen insanlar oyun ve quiz kılığında veri toplar ve daha sonra satarlar. Bu çeşitli taraflı veri ihlalleri, insanları ve dünyayı manipülasyona açık hale getiriyor. GDPR, bu sorunu doğrudan çözmeyi ve insanlar için bir fuar alanı sağlamayı umuyor.

Bu düzenleme, pazarlamacıları yaratıcı olmaya ve kimsenin kişisel alanına girmemeye zorlar. Kuruluşlar, topladıkları tüm bilgilerin amaçlarıyla ilgili olmasını ve katı koşullar altında etik olarak toplanmasını sağlamakla yükümlüdür. Sadece bu değil, yasa aynı zamanda bu verileri yönetmekten sorumlu olanların onu istismardan korumasını ve veri sahiplerinin haklarını korumasını şart koşuyor. Herhangi bir taraf bunu yapmazsa, cezalarla yüzleşmeye hazır olmalıdır.

GDPR, tüm Avrupa'daki tüm sakinlerin verilerini korur. Şimdi, Avrupa dışında bir işletmeyseniz, doğal olarak kendinize şu soruyu soruyor olabilirsiniz: “Neden GDPR ile ilgilenmem gerekiyor? Avrupa'da yaşamıyorum." Avrupa'nın herhangi bir yerinde bulunmasanız da müşterileriniz olabilir. Avrupa'da ikamet eden bir müşteriniz olsa bile GDPR uyumlu olmalısınız. GDPR, AB'de yerleşik kişilere ürün ve/veya hizmet sağlayan veya kişisel verileri depolayan tüm şirketler için geçerlidir. GDPR uyumluluğu, içerik pazarlamacılarını e-posta listelerini nasıl oluşturacaklarını yeniden düşünmeye zorluyor.

GDPR'de rıza nedir?

GDPR altı yasal dayanak belirtir ve rıza bunlardan biridir. Sözleşmeler, yasal yükümlülükler, veri sahibinin hayati menfaatleri, kamu menfaati ve meşru menfaat dahil olmak üzere GDPR'nin 6. Maddesinde belirtildiği gibi diğerleri. Yasal rıza kuralları artık daha katıdır ve herhangi bir şey şüpheli görünüyorsa, soruşturma başlatması zorunludur.

Yasal izin, gerçek bir kullanıcı seçimi anlamına gelir. Kullanıcıların GDPR kapsamında özgür ve bilinçli bir seçim yapmalarına izin vermek çok önemlidir. Herhangi bir dış etki meydana gelirse, onay geçersiz hale gelir. Ve herhangi bir uygunsuz izinsiz giriş ipucu, soruşturma ve cezalarla sonuçlanabilir. Bunlardan kaçınmak için, kullanıcılardan bilgi talep ederken özel dikkat göstermeniz gerekecektir. Sade ve basit Şartlar ve Koşullar, kullanıcının kelimeler arasında kaybolmadığı anlamına gelir.

Abonelerin herhangi bir zamanda onaylarını geri çekebilmelerini sağlamak da çok önemlidir. Ve prosedür, onaylarken işaretledikleri onay kutuları gibi basit olmalıdır. Ve kullanıcının yanlışlıkla onay vermediğinden emin olmak için çift katılım formları kullanırsanız, bir soruşturmayla karşılaşmanız durumunda onay kanıtınız olacaktır.

GDPR'ye nasıl uyulur?

Yeni düzenlemeler kabul edildiğinde, işletmeler pazarlama stratejilerini yeni yasalar etrafında şekillendirmek zorunda kalıyor. GDPR farklı değil. GDPR oluştuğunda, içerik pazarlamacılarının müdahaleci görünmemek için yeni yaklaşımlar bulmak için beyinlerini rafa kaldırması gerekiyordu. Yine de GDPR uyumluluğu için bazı yaygın hileler vardır.

Mümkün olduğunca az talep edin

Formunuzu mümkün olduğunca kısa tutun. Yalnızca yanıtlamanız gereken soruları sorun. Bu, müşterileriniz arasında güveninizi kazanacak ve veri toplama sırasında tüm gereksiz kargaşalardan kaçınacaktır. Kullanıcılar sıklıkla uzun formları da atlar.

Kişisel verileri yalnızca belirli bir amaç için işleyin

Ad, ev adresi, IP adresi vb. kişisel verileri sormaktan kaçının. Bunları istemeniz gerekiyorsa, verilerin nerede ve neden kullanılacağını formda açıkça belirtin. Bilgileri yalnızca bu özel amaç için kullanın.

Görev tamamlandığında verileri silin

Kişilerin kişisel verileriyle uğraşıyorsanız, bunları yönetirken ekstra özen gösterin. Bunları azami özenle saklayın ve bir güvenlik ihlaline karşı her türlü önlemi alın. Görev tamamlandığında, tüm verileri silin.

Rızanızı geri çekmeyi kolaylaştırın

Bir kullanıcı, prosedürün herhangi bir noktasında ayrıntılarını sizinle paylaşmaktan artık kendini rahat hissetmeyebilir. GDPR kapsamında istedikleri zaman onaylarını geri çekme hakkına sahiptirler. GDPR uyumluluğu için bu süreci sorunsuz hale getirmeniz gerekir. Geri çekme işleminin anlaşılması zorsa veya açıkça görülmüyorsa, kullanıcının istemeden onay vermesi gerekebilir. Bu zorla ikna gibi görünecek.

Verileri üçüncü bir tarafla paylaşmayı planlıyorsanız belirtin

Programınız, elde edilen verileri üçüncü bir tarafla paylaşmanızı gerektiriyorsa, bunu kesin olarak belirtin. Kullanıcılarınızın işbirliği hakkında bilgi sahibi olduğundan ve bu konuda rahat olduğundan emin olun. Kullanıcılar prosedürün herhangi bir noktasında geri çekilmek isterse, yükümlü olmaya hazır olmalısınız.

Çift katılım mekanizması kullanın

Onay kutuları bazen kullanıcıların aklından kaçabilir. Abonelerin kafası meşgul olabilir ve yanlışlıkla onay kutusunu işaretleyebilir. Bunun olmasını önlemek için çift katılım formu kullanabilirsiniz. Kullanıcılar onay kutusuna tıkladıklarında bir e-posta gönderilecektir. Yalnızca e-posta yoluyla gönderilen doğrulama sayfası bağlantısına giderlerse listeye alınırlar. Kendinizi bir çok gereksiz evrak işinden bu şekilde kurtarabilirsiniz.

Kullanıcılarınıza resmin tamamını verin

GDPR konusunda çok net olun. Kullanıcılarınız GDPR hakkında yeterli bilgiye sahip değilse, bunu bir artı puan olarak düşünmeyin ve köşeyi dönün. Onlara doğru bilgiyi verin. İnsanlar GDPR hakkında size ulaşırsa, bu konuda net ve dürüst olun. Bu netlik, hedef kitlenizle güven oluşturmanıza ve GDPR'ye uyum sağlamanıza yardımcı olacaktır.

Şartlar ve Koşulları netleştirin

Şartlar ve koşullar, GDPR onay formunda açık ve anlaşılır görünmelidir. Kullanıcılar, şartlar ve koşullardan neyle uğraştıkları konusunda net bir fikir edinmelidir. Onlara kesin bilgi verin ve olabilir, bazıları, muhtemelen, olası vb. gibi tüm belirsizliklerden kaçının.

GDPR uyumluluğu için en iyi uygulamalar

Şimdiye kadar, GDPR'nin ne olduğuna ve GDPR onay formunuzu nasıl daha uyumlu hale getireceğinize dair bazı ipuçlarına sahip olmalısınız. Ama kendinle ilgilenmen gereken birkaç şey daha var. Bu düzenlemeler yalnızca GDPR onay formunuz için geçerli değildir. Kendinizi GDPR uyumlu tutmak için daha akıllı uygulamalara da ihtiyacınız olacak.

Formunuza DPA'yı dahil edin

Veri İşleme Sözleşmesi veya DPA, hem verileri sağlayan veri denetleyicisinin hem de bu verileri işleyen veri işleyenin hak ve yükümlülüklerini belirten yasal bir belgedir. DPA, GDPR cezalarından kaçınmak istiyorsanız yerine getirmeniz gereken önemli gereksinimlerden biridir. Bunu GDPR onay formunuzla birlikte eklemelisiniz. Bunu fiziksel olarak kağıt üzerinde mi yoksa bir bağlantıyla mı yapacağınız size kalmış.

Onay formunuzda bir GDPR onay kutusu olsun

Formunuzun sonuna bir GDPR onay kutusu ekleyin. Bir GDPR onay kutusu ekleyerek kendinize daha aktif bir e-posta listesine izin vermiş olursunuz. Bunlar burada olmayı seçen insanlar ve başka seçenekleri olmadığı için burada olan insanlar değil. GDPR onay kutusu, kaynakları ilgilenmeyen kişiler için harcamaktan kurtarabilir.

Kullanıcının isteği üzerine verileri silin

Kullanıcılar, GDPR kapsamında verilerinin tam yetkisine sahiptir. Verilerinin neden gerekli olduğunu ve nerede kullanıldığını bilme hakkına sahiptirler. Önceden herhangi bir duyuru yapmaksızın herhangi bir anda onayını geri çekme özgürlüğüne sahip olmalıdırlar. Bunu yaparlarsa, tüm verilerini silmekle yükümlüsünüz. Bu, üçüncü bir tarafla paylaşmış olabileceğiniz veya işlenmesi için bir şirkete vermiş olabileceğiniz tüm bilgileri içerir. İlgili tüm personeli uyaracak ve onları tüm bilgileri silmeye teşvik edeceksiniz.

İzin belgesini saklayın

Aboneleri e-posta listenize eklemeden önce yalnızca onayını almak yeterli değildir. Ayrıca bir onay belgesine de ihtiyacınız olacak. Onay kanıtı tutmak, bir denetim durumunda çok kullanışlı olacaktır. Daha önce GDPR rıza formuna kayıtlı aboneleriniz varsa, onlara şimdi bir rıza formu gönderin. Özellikle AB, AEA ve İsviçre'den gelen kullanıcılarınız varsa. Sadece IP adreslerini kullanın ve ayrı bir bölüm oluşturun. Onlara rıza formları gönderin ve rıza kanıtını saklayın. Bunun için çift katılımlı formları kullanın. Formunuz birden fazla cephede izin gerektiriyorsa, her biri için açık onay almak üzere bir onay kutusu ekleyin. Harekete Geçirici Mesaj düğmelerine basmadan önce abonelerin iyi bilgilendirildiğinden emin olun.

Onay kutularınızın önceden işaretlenip işaretlenmediğini kontrol edin

Onay kutusu önceden işaretlenmişse, kullanıcılar buna daha az dikkat edecektir. Hatta bazıları onay kutusunu tamamen atlayabilir. Çünkü önceden işaretlenmiş bir onay kutusu genellikle göz ardı edilir. Bu nedenle, aboneye onay kutusunu işaretlemesine rağmen, ön işaret bir hata payı bırakır. Hatta bazıları bunun bir hile olduğunu söyleyebilir. Ve kullanıcıların adil bir zemini yoksa, aktif izin olarak sayılmayacaktır. Şansınıza, WP Fluent Forms gibi form oluşturucular otomatik bir GDPR izin alanı sunar.

Bir Bağlantı Tetikleyicisi kullanın

Uzun bir e-posta listeniz varsa, tüm abonelerinizi takip etmek çok zor olabilir. Özellikle önceden kayıtlı aboneleriniz varsa, kullanıcılardan hangisinin onay verdiğini ve kimin vermediğini ayrı ayrı kontrol etmek çok zor olacaktır. Bu durumda bir bağlantı tetikleyici kullanın. Bağlantıya tıklayan kullanıcılar etiketlenecek ve tanımlanacaktır. Hangi kullanıcılarınızın GDPR izin sayfanızın bağlantısını tıklamadığını kolayca ayırt edebilir ve onlara ek bir takip postası gönderebilirsiniz.

Bir gizlilik politikasına sahip olun

Gizlilik politikası, müşterinin verileriyle ilgili olarak işinizi nasıl yürüteceğinize dair ayrıntılı bir belgedir. Gizlilik politikası, bilgilerin nasıl kullanılacağını, işleneceğini, saklanacağını ve açıklanacağını içerir. Bir bağlantı aracılığıyla doğrudan forma ekleyebilirsiniz. Veya e-posta ile gönderebilirsiniz.

Bazı verileri atla

Bazı e-posta servis sağlayıcıları hassas kişisel verileri saklamaz. Ad, e-posta adresi vb. kişisel verilerin saklanması yasal rıza ile uygun olsa da etnik köken, dini inançlar vb. gibi hassas kişisel verilerden kaçınılmalıdır. Bunları bir anket ya da başka bir şey için kullanmanız gerekiyorsa, kişi tarafından izlenemez hale getirin. Hassas kişisel veriler şunları içerebilir:

• Biyometrik veri
• Etnik köken
• Genetik bilgi
• Sağlık ayrıntıları
• Kişisel hayat
• felsefi inançlar
• siyasi görüşler
• Irk geçmişi
• Dini inançlar
• cinsel yönelim
• sendika üyeliği

Çözüm

İzin ve GDPR uyumluluğu konusunda bu kadar endişelenmenize gerek yok. Artık bu konuda size yardımcı olacak birçok eklenti var. Ek bir eklenti istemiyorsanız, Fluent Forms gibi akıllı form oluşturucular, sorununuzu hafifletmek için bir GDPR izin alanıyla birlikte gelir. Tek yapmanız gereken alanı formunuza sürükleyip bırakmak.

GDPR kapsamında veri güvenliği ve buna nasıl uyulacağı hakkında bazı temel fikirleriniz olduğunu umuyoruz. Yorumlarda bize ne düşündüğünüzü söyleyin. Ve bize sosyal medyadan ulaşmaktan çekinmeyin. Facebook ve Twitter sayfamıza bağlanın ve tüm yeni özellikler ve işlevlerden haberdar olun.