Başarılı İş Süreçleri Haritalaması için 6 Adım

Kaliteli müşteri adayları oluşturabilmeniz için önce operasyonun arkasındaki iş süreçlerini planlamanız gerekir. İş süreci haritalamasına aşina değil misiniz? İşte hızlı bir özet.

Neden Bir İş Süreç Haritasına İhtiyacınız Var?

İş süreci haritalaması, zor sorunları çözmeye yardımcı olan basit bir fikirdir. 1920'lerde geliştirilmiştir. Metodoloji ile ilgili bazı şeyler değişse de, ana fikir bugün yaşıyor.

Bu fikir çok basit. İşinizi geliştirmek için, işin her bir bileşeninin nasıl çalıştığını anlamalısınız. Bunu yapmak için süreci bulmanız ve onunla ilgili her şeyi belgelemeniz gerekir.

Şimdi, onu analiz edebilir ve iyileştirebilirsiniz.

Neden iş süreci haritalaması yapmalısınız sorusunun bariz cevabı işinizi geliştirmektir. İşinizin nasıl düşük performans gösterdiğine dair içgörüleri ancak, ona önemli düzeyde bir inceleme yaparsanız sahip olursunuz.

Süreçte neyin yanlış olduğunu anladıktan sonra, çalışanlarınızın iş akışını İK yazılımında değiştirebilir ve bilgiyi yayabilirsiniz.

Çalışanlarınızın izlemesi gereken çok sayıda karmaşık süreciniz varsa, basit iş süreci haritalarına sahip olmak yeni gelenlere talimat vermenin harika bir yoludur. Bir hile sayfasıyla uyum sağlamak daha kolay olacak.

İş süreci haritalamanın size sağladığı bir diğer avantaj da ISO 9001 uyumluluğudur. Tüm standart süreç odaklıdır, bu nedenle uymak için sağlam iş süreci haritaları oluşturmanız gerekir.

Peki, bunu nasıl yaparsınız?

Bir bakışta altı adımı kontrol edin.

1. Lingo'yu öğrenin
2. Süreci tanımlayın
3. Süreci parçalayın
4. Süreci haritalayın
5. analiz et
6. Uygulamak

Şimdi detaylı ve asıl kısma geçelim.

Lingo'yu öğrenin

Sistem 1920'lerde geliştirildiğinden beri, sistemde bazı büyük değişiklikler oldu. Bu, orijinal gösterimlerin gittiği anlamına gelmez. Bunun yerine, bu, iş süreci haritasını görsel ortama yerleştirmenin yeni yolları olduğu anlamına gelir.

Object Management Systems tarafından geliştirilen BMPN sistemi oldukça zordur. İşte bu notasyon sistemindeki olay türleri.

Ayrıca, bir şeyleri belirtmek için düzinelerce sembol kullanmanızı gerektirmeyen basitleştirilmiş bir iş süreci eşleme sürümü de vardır. Bunun yerine, bir avuç temel sembol kullanır ve üzerlerine metin yazarsınız.

Bu, özellikle akış şemasını öğretim amacıyla kullanıyorsanız, kullanımı çok daha kolaydır.

Dahili kullanım için transkripsiyon türü önemli değildir. Bununla yalnızca belirli yasalara uymak için ihtiyacınız varsa ilgilenmelisiniz. Yalnızca temel tanımları anlamanız gerekir.

Süreç, bir olay tarafından başlatılan ve bir veya birden fazla sonu olan bir eylemler zinciridir. Olaylar ya bir daire ya da yuvarlak bir dikdörtgen ile gösterilir. Her süreç, dikdörtgenler olarak çizilmiş etkinlikler içerir.

Bunlar, sürecin sonuna giden iş akışı parçalarıdır. Faaliyetler arasında geçitler veya kararlar vardır. Elmas olarak çizilirler.

Bunlar sürecin temelleri. Şimdi gelelim iş süreci haritasının oluşturulmasına.

Süreci Tanımlayın

Bu, tartışmasız tüm süreçteki en önemli adımdır. Süreçleri ayırt edemezseniz, sonrasında yaptığınız tüm çalışmalar boşunadır.

Şirketinizdeki herhangi bir süreci, harici veya dahili olarak haritalayabilirsiniz. Müşteriniz için mal ve hizmet yaratmaya veya yeni çalışanları işe almaya bağlı olabilir. Her ne ise, şimdi veya gelecekte sorunlara neden oluyorsa, bunu planlamanız gerekir.

Süreci seçerek ve girdiler ve çıktılar açısından tanımlayarak başlayın. Girdiler, görevi yapmak için ihtiyaç duyduğunuz bileşenlerdir. Bazıları kaynakları buraya ekler, bazıları onları ayrı bir liste haline getirir. Aynı şey kontroller için de geçerli. Bunların ayrılmasını istiyorsanız, süreci kısıtlayan şeyler ekleyin.

Çıktılar, sürecin yarattığı ürünler veya hizmetlerdir. İşte referans için bir tanım tablosu.

Süreci Kırın

Artık haritalama sürecini seçtiğinize göre, onun hakkında bilgi sahibi olmalısınız. İşte cevaplamanız gereken sorular.

• Bu süreç neden başlıyor?
• Sürecin temel adımları nelerdir?
• Sürecin arkasındaki insanlar kimler?
• Hangi kararları alıyorlar?
• Ne yanlış gidebilir?

Bunu yapmak için, bu süreci gerçekleştiren kişilerle görüşmeniz gerekir. Birden fazla kişiyle aynı anda görüşme yapmayın, ilk konuşanın veya daha fazla yetkiye sahip olanın cevabına göre cevaplarını değiştireceklerdir. Ayrıca sadece yöneticileriyle değil, görevleri yapan kişilerle de konuşmayı unutmayın.

Bundan ve beyin fırtınasından sonra, haritasını çıkarmak istediğiniz süreci eylemlere ve kararlara bölebileceksiniz.

Süreci Haritalama Zamanı

Size kalan tek şey işlemi kağıda dökmek. Farkında olmanız gereken en önemli şey, bir sürecin doğru parçalarını birbirine bağlamaktır. Örneğin, belirli bir karar baştan başlamanız gerektiği anlamına geliyorsa, akış oku öncekini değil, ilk eylemi göstermelidir.

İşte kahve demleme işlemine bir örnek.

Durumları Tanımlayın ve Analiz Edin

Şimdi, uğraştığınız süreç hakkında bir fikriniz olmalı. Bu sürecin gerçek hayatta nasıl gerçekleştiğini araştırın ve iyileştirilebilecek alanlar bulun. Bazı durumlarda, sürecin kendisinde doğal bir kusur olduğu için bunu ofisten çıkmadan yapabilirsiniz.

Ancak bazen sorun çalışanlarınızın süreci takip etmemesidir. Birisi bir belgeyi imzalamadığı için veya anahtar ürünün sevkiyatı zamanında gelmediği için bir anlaşma olabilir.

Her ne ise, onu tanımlamanız gerekir.

Ve Son Olarak, Uygulayın!

İşlemle ilgili soruna neyin neden olduğunu biliyor musunuz? Aklınızdaki çözümü deneyin ve başarılı olursa, şirket genelinde uygulayın.

Çalışanlar tarafından yürütülen süreçlerle sınırlı olmak zorunda değildir: bu tür süreçler, bu e-posta pazarlama örneğinde olduğu gibi otomatik bir şekilde de yürütülebilir.

Sana doğru

Bir iş süreci haritası oluşturmak için yazılıma veya bir üçüncü taraf analitik ekibine ihtiyacınız yoktur. Tek ihtiyacınız olan keskin bir zihin, iyi bir ekip ve bu makaleden edineceğiniz bir miktar teori.

Ancak, işinizin şirketinizin başarısı için onu keseceğini düşünmüyorsanız, üçüncü taraflardan yardım almak korkulacak bir şey değildir.

İşinizi özel bir Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) çözümü ile yönetirken, ERP yazılımınızdan en iyi çıktıyı elde etmek için bir harita hazırlamanın tam zamanı.

İşletmenizi henüz WordPress'iniz için bir ERP çözümü ile yürütmüyorsanız, devam edebilir ve WP ERP'ye bir şans verebilirsiniz.