Asana: Derinlemesine Genel Bakış ve Kullanım Durumu Önerileri

“Asana” kelimesi yogadan bir duruş anlamına gelir. "Sağlam ama rahat bir pozisyonda oturmak" olarak tanımlanan bu fikir, eldeki görevlerde hem odaklanma hem de memnuniyet duygusu ileterek, size hedeflerinizi ve hedeflerinizi düzenleme yeteneği verir. Bu aynı zamanda bir hizmet olarak Asana'nın da doğasıdır.

Asana'da, tüm görevlerinizi, hedeflerinizi, eklerinizi ve zamanlamanızı organize etmenin bir yolu olarak tasarlanmış bir çalışma alanı içinde çalışırsınız. Projelerinizi optimize etmek ve bir ekibe net yönergeler vermek için bunları birleştirebilirsiniz. Bu, tüm hedefinize (iş, eğitim ve kişisel yaşamda) genel bir bakış sunar ve iş akışınızı kolaylaştırır.

Organizasyon şu şekildedir: Çalışma Alanı > Takım > Projeler > Görevler.

Bu, bu yönetim yazılımının nasıl kurulduğunun hızlı bir resmini verir.

Popüler bir proje yönetimi uygulaması olarak Asana, en büyük şirketlerden bazıları tarafından kullanılmaktadır. Ama neden rekabet yerine onu seçsinler? Biri için erişilebilirlik. Sayısız API entegrasyonu aracılığıyla ekibinizin ilerlemesini bağlamak, paylaşmak ve izlemek için size sayısız yol sunar.

Bunların hepsi de ücretsiz. Asana, premium hizmetlere ihtiyacınız olup olmadığına karar vermek için genel bir ölçü olarak “boyut”a odaklanarak ücretsiz hesabıyla biraz yapmanızı sağlar. 15 adede kadar ekip üyesi, 3 pano ekleyebilirsiniz ve premium paketlerle birlikte yalnızca az sayıda lüks özellik gelir. 15'ten fazla çalışanı olan bir işletmenin değer vereceği lüksler.

Öyleyse, genel yayılmaya ve bunun Trello ve Basecamp gibi benzer hizmetlere nasıl ulaştığına geçelim.

Asana'da Gezinme: Genel Bir Bakış

Asana'da ilk oturum açtığınızda, bu sayfayla karşılaşacaksınız:

Bu, çalışma alanında size atanan görevlere genel bir bakıştır. Daha iyi organizasyon için bölümlere ayrılabilirler. Çalışma alanı başlığınızın altında, mevcut olanın ( List ) yanında iki tane daha sekmeniz olacak. Takvim , size atanan projeleriniz dahilinde size atanan görevlerin ve önemli etkinliklerin ve tarihlerin bir zaman çizelgesini verir. Üçüncü sekme olan Dosyalar , projelere kaydedilen ekler ve dosyalar içindir.

Soldaki menü sizin referans sayfanızdır. Bu yan menü daha iyi bir görünüm için kapatılabilir. Bu menü içinde, size favori olarak işaretlediğiniz listeleri projeleri Sık göreceksiniz, Raporlar (bu öncelikle kaliteli hizmetler içerir), ve ekip üyeleri konuşmaları ve takvimlerine bağlantıları ile dışarı listelenmiştir.

Sayfanın üst kısmında üç sekme ( Görevlerim , Gelen Kutusu ve Gösterge Tablosu ) ve turuncu daire içinde bir "+" bulunur. Size atanan (veya atadığınız) görevlerin bir listesine, takip edilen konulardaki etkinlikler için bir gelen kutusuna ve konuşmalara gidebilirsiniz.

Gösterge Paneli

Kontrol paneli harika bir özellik. Projelerin durumunu belirlemenize ve genel olarak bir projenin ilerlemesini takip etmenize olanak tanıyan bir proje özetidir. Buradaki en dikkat çekici özellik ikili grafiktir. Bu, projelerdeki tamamlanmış ve tamamlanmamış görevlerin ölçekli bir görünümünü gösterir.

“ + ”, görevler ve projeler eklemek, konuşmaları başlatmak ve ekip üyelerini e-posta yoluyla davet etmek içindir.

Son olarak, ekranın sağ tarafında Yardım ve Yükseltme 'nin yanında hesap seçeneklerinizi göreceksiniz. Bu bölümde, tipik bir profil ayarları seti bulacaksınız. Ancak burası aynı zamanda çalışma alanlarınızı oluşturabileceğiniz (ve silebileceğiniz) yerdir.

Ayrıca, çalışma alanınızın ayarlarını üyelere genel bakış olarak yeniden adlandırmaktan zaman izlemeyi ayarlamaya kadar değiştirebilirsiniz. Harvest uygulamasını kullanıyorsanız, bu kurulumu kolay bir entegrasyondur. Çalışma alanı ayarlarında size sundukları son seçenek, işinizin e-posta hesabını bağlayarak bir çalışma alanını bir “Kuruluş”a dönüştürme yeteneğidir.

Artık ana sayfaya aşina olduğunuza göre, asıl projelere geçelim.

Panolar ve Listeler

Bir projeye nasıl yaklaşacağınız konusunda birkaç seçeneğiniz var. İhtiyaçlarınıza bağlı olarak, biçimlendirilmiş bir listeye veya pano stili bir sunuma ihtiyacınız olabilir. Liste stilini zaten görmüşsünüzdür, ancak panolar biraz farklıdır. İş akışını ve ilerlemesini görselleştirmenize izin vermek için oluşturulmuş bu stil, en yaygın kullanılan yaklaşımdır.

Panom belirli bir şekilde kuruldu. Yeni atamalar ve Onaylanmış görevler gibi sütunları oluşturdum. Kendi başlıklarınızı ve iş akışı düzenlemenizi seçin. Bu gerçekten size ve ihtiyaçlarınıza kalmış. Yaklaşım tarzınız ne olursa olsun, temelde aynı şekilde işlev göreceklerdir.

Görevler

Asana'da muhtemelen en çok kullandığınız fonksiyon olacağı için bir görevin anatomisine geçelim.

Bu bir görev sayfasıdır:

Soldan başlayarak ekibinizden kişileri göreve atayabilir ve yanına bir bitiş tarihi ekleyebilirsiniz. Bir projenin beyin fırtınası aşamasında faydalı olabilecek bir “beğenme” işlevi de vardır. Sonraki birkaç özellik görevin kendisini etkiler:

• Etiketleme: Daha hızlı erişim ve referans vererek filtrelemeye izin verir.
• Alt görevler atayın: Alt görevler, çeşitli değişkenlerle daha büyük, daha karmaşık görevleri bölmek için yararlıdır.
• Ek ekleyin: Bunu OneDrive, Dropbox, PC'niz, Google Drive ve Box aracılığıyla yapabilirsiniz.

Görev Ayarları

“…” olarak görüntülenen bu bağlantı, bir görevi silme, görevin URL'sini kopyalama, yazdırma, kopyalama vb. gibi görevle ilgili çeşitli ayarları içerir. Notun bir işlevi de “Bağlı olarak işaretle…” seçeneğidir. Bu, bir görevi yöneten biri olduğunda veya ekip üyelerine bağlı bir göreviniz olduğunda iyidir. Örneğin, bir proje, belirli bir takım arkadaşının uygunluğu belirlenene kadar başlayamaz veya bir görev, ilerlemeden önce bir proje lideri tarafından onaylanmalıdır. Ve diğerleri.

Araç çubuğunun altında görevinizle ilgili tüm bilgiler bulunur. Projeden başlayarak (bir pano kullanıyorsanız, bu alan aynı zamanda içinde bulunduğu sütunu da gösterir).

Daha sonra görevinizin başlığına, açıklamasına ve tamamlanması için gerekli olabilecek tüm alt görevlere sahip olursunuz. Aşağıya doğru, bu görev içinde aktivite beslemeniz var. Altta bir yorum bölümü de var – alt görevler hakkında da yorum yapılabilir. Projeler gibi diğer birçok şeyle birlikte görevler izlenebilir ve bu etkinlik gelen kutunuzda görünür.

Entegrasyonlara Açık

İşbirliğine dayalı bir çaba içinde çalıştığınızda, çeşitli biçimlerde iletişim, sürdürülmesi gereken en önemli şeydir. Asana, API'si için çok çaba sarf etti ve Dropbox, Google Drive, Zapier, Evernote, Zendesk ve DigiSpoke dahil olmak üzere birkaç üretkenlik aracını entegre etti. Bu, daha fazla erişilebilirlik sağlar ve Asana'yı bir üretkenlik aracı lideri olarak sağlamlaştırmaya yardımcı olur. Ne de olsa şu anda Tesla, Uber, Samsung gibi birçok büyük şirketin tercihi. Ayrıca NASA ve Harvard Üniversitesi gibi kuruluşlar ve eğitim kurumları tarafından da kullanılmaktadır.

Asana İş Akışının Temelleri

İş akışı, sizi bir projenin başlangıcından bitişine kadar kolaylaştırılmış bir şekilde götüren herhangi bir süreçtir. Asana'nın yapmayı amaçladığı şey de tam olarak budur. Hatta panolar arasında görevler bile gönderebilirsiniz, bu da size bir projeyi daha da derinleştirme yeteneği verir.

Asana'nın panolara yönelik iki yaklaşımı size çok yönlülük kazandırıyor. Listeler, özellikle belirli bir sıra veya ilerlemeye sahip olmayan kişisel projeler için harikadır. Beyin fırtınası, ev işleri listesi, alışveriş listesi ve ilerlemeye genel bir bakış gerektirmeyen diğer şeyler burada iyi çalışır. Bir listeyi bir tahtadan büyütülmüş bir sütun olarak düşünmeye eğilimliyim.

Geniş yaklaşım muhtemelen son yıllarda en yaygın olanıdır. Basit, dağıtması zor ve bir projeye anında genel bakış için tasarlandı. Bir panonun nasıl çalıştığını çeşitli şekillerde değiştirebilirsiniz. Bununla birlikte, en belirgin yol açıktır, çünkü ilerleme söz konusu olduğunda zihnimizin çoğu böyle çalışır.

Storyboard'u düşünün.

Görevleri bölümden bölüme taşıyabilirsiniz (bunları teknik olarak sütunlar olarak düşünebilirsiniz).

Bu iki organizasyon tipine sahip olmanın bir yönü, onların birlikte çalışabilme yetenekleridir. Birçok servis bunu yapmaz. Biri ya da diğeri.

Asana'yı Uygulamaya Koymak

Diyelim ki bir ürüne odaklanan bir WordPress sitesi geliştiriyorsunuz. Ya da belki bir yayıncısınız. Birkaç tahtanız var. Biri sitenizin işlevselliğine ve bakımına adanmıştır. Bir diğeri, site için gelir kaynaklarınızı izlemek içindir. Belki sizin de birkaç liste tarzı projeniz vardır. Belki de siteden elde ettiğiniz gelir kaynaklarınızın bir listesi. Bunlara sahip olmak oldukça normal, peki ya her iki stili de tamamlayıcı bir anlamda kullanmaya ne dersiniz? Aslında bu yüzden Asana'da her iki yaklaşım da destekleniyor.

Blog fikrine geri dönelim. Bunu bir pano formatına koyabilirsiniz çünkü bu, yayın planınızı, storyboard stilinizi izlemeyi kolaylaştırır. Bazen sahip olduğunuz tek şey etsiz kemiklerdir, bu yüzden onu beyin fırtınası için de kullanabilirsiniz.

Sizin veya bir grubun içeriğini neredeyse forum benzeri bir listeye ekleyerek her görevi bir "konu" olarak değerlendirebilirsiniz. Bu, birisi nerede olursa olsun, bir projeye doğrudan gerçek zamanlı katkı sağlar.

Hatta tersini de kullanabilirsiniz – bir hikayenin bir bölümünü ana hatlarıyla belirtmek için bir tahta kullanarak, sonra onu bir kitapta bulacağınız “İçindekiler” şeklinde tasarlanmış bir listeye dönüştürebilirsiniz. Bu size herhangi bir editoryal, kitap, araştırma makalesi veya iş belgesinin organizasyonunu düzene koyma yeteneği verir.

Bir görevin “…” sekmesinde de projeler arasında görev gönderme seçeneğiniz olduğunu unutmayın.

Girişimciler ve serbest çalışanlar için her iki yaklaşım da bir ihtiyacı karşılayabilir. Müşteri listeleri ve özetleri, atama panoları, adını siz koyun. Mükemmel bir pano konsepti hem işletme maliyetlerini hem de gereksinimleri karşılayabilir. Listelere tekrar değinecek olursak, serbest meslek sahibi birçok kişinin işletme maliyetlerini ve vergi faturalarını düzenlemesi gerekiyor. Buradaki organizasyonel fırsatlar sınırsızdır.

Yaşam ihtiyaçlarınızı düzenli bir bakış açısına oturtabildiğinizde, hatta ev işlerini atamak veya randevuları organize etmek için bile iş yükünü önemli ölçüde azaltabilirsiniz.

Toplama

Asana, tutarlı araştırma ve testler yoluyla web tasarım ve geliştirme endüstrisine kendini iyi bir şekilde borçludur. Bu, kurumsal ihtiyaçlarımıza nasıl yaklaştığımızı iyileştirebilir. Düzensiz tasarımı ve bir projeye nasıl yaklaşılacağına ilişkin seçenekleri, onu tek bir yöntemle ikiye katlama eğiliminde olan birçok hizmetin önüne geçirdi. Sonuç olarak, Asana'nın en belirleyici özelliklerinden biri, entegrasyonu ve kendisinin ötesinde iş platformlarına açık olmasıdır.

Şimdi sana geçti. Asana'yı kullanıyor musun? En sevdiğiniz özelliklerden bazıları nelerdir? Kullanımını işinize nasıl entegre ettiniz? Aşağıda düşüncelerinizi duymak isteriz.

pixome / Shutterstock.com tarafından makale küçük resim