Proje Yönetiminde İş Dökümü Yapısından (WBS) Nasıl Yararlanır

Böl ve yönet- büyük bir sorunu küçük parçalara ayırmanın popüler bir yoludur. Proje yönetiminde, İş Döküm Yapısı (WBS) aynı tekniği kullanır. Karmaşık bir projeyi çıktılar ve görevler hiyerarşisine böler. Tüm adımlar, önceden tanımlanmış bazı koşullar altında ortak bir hedefe ulaşmak için birbirine bağlanır.

Proje başarısızlığının önde gelen bir nedeni, gerekli sürenin ve projenin tamamlanmasıyla ilgili maliyetin yanlış tahmin edilmesinde yatmaktadır. Bu durumda, segmentlere ayrılmış bir proje düzenine sahip olmak, doğru çalışma yolunu bulmanıza yardımcı olur.

Bugün size İş Dökümü Yapısını kullanarak karmaşık bir projeyi nasıl alt bölümlere ayıracağınızı göstereceğiz. Ancak WBS ile ilgili adımlara bakmadan önce, önce temelden başlayalım –

İş Kırılım Yapısı Nedir?

İş Kırılım Yapısının arkasındaki konsept çok basittir. Artık görevleri alt bölümlere ayıramayacağınız noktaya ulaşana kadar karmaşık bir görevi küçük alt görevlere ayırmanızı gerektirir.

Proje Yönetiminde Neden WBS Kullanılır?

WBS, büyük bir projeyi yönetilebilir parçalara böldüğünden, sorumlu kişiye görevler atamak, tüm kaynakları dağıtmak ve her bir görev için zaman ayırmak kolaylaşır. Bu nedenle, mevcut kaynakların maksimum kullanımını sağlayan tüm termin tarihlerini karşılayabilirsiniz.

Proje Yönetimi Bilgi Kitabı'na (PMBOK) göre-

İş Döküm Yapısı, proje ekibi tarafından yürütülecek işin teslim edilebilir odaklı hiyerarşik bir ayrıştırmasıdır.

Basit bir deyişle, bu üretkenlik tekniği projeyi aşamalara, teslimatlara ve iş paketlerine böler. Ortak bir amacı gerçekleştirmek için gerekli tüm adımları gösteren bir ağaç yapısıdır.

Başka ne?

Büyük bir görevi birkaç parçaya bölmenin sayısız faydası vardır. Size yardımcı olur-

1. Tüm görevleri, zaman çizelgelerini ve bütçeleri görselleştirin
2. Bir proje taslağı tanımlayın ve bir program geliştirin
3. Adım adım bir iş akışı tasarlayın
4. Sorumlulukları atayın ve rolleri netleştirin
5. İşi daha yönetilebilir ve ulaşılabilir hale getirin
6. Daha iyi risk tanımlama

Proje yönetimi bağlamında, bu kelimelerin özel tanımını bilelim-

• İş: Herhangi bir faaliyetin sonucu. PMBOK'a göre, “çabanın kendisi değil, çabanın sonucu olan iş ürünleri veya çıktıları”. "İş" anlamına gelir, herhangi bir faaliyetin nihai sonucunu tanımlar.
• Teslim Edilebilir: Projenin tamamlanmasına yol açan herhangi bir benzersiz, farklı ürün veya sonuç. PMBOK'a göre teslimat, “bir süreci, aşamayı veya projeyi tamamlamak için üretilmesi gereken bir hizmeti gerçekleştirmek için herhangi bir benzersiz ve doğrulanabilir ürün, sonuç veya yetenektir”.
• İş paketi: Projenin belirli bir unsurunu veya yönünü tamamlamak için gereken iş. PMBOk daha basit bir tanım verir: "bir iş paketi, İKY'nin en düşük seviyesindeki bir çıktıdır."

Bir pasta pişirdiğinizi varsayalım, o zaman “çırpılmış krema yapmak” çıktılarınızdan biri olabilir. Krem peynir yapmak, şeker ve vanilyayı karıştırmak, krem ​​şanti eklemek vb. için gereken tüm işler iş paketinin bir parçası olacaktır.

Proje Yönetiminde İş Dökümü Yapısı (WBS) Nasıl Çalışır?

Bir projeyi birkaç önemli parçaya bölmekle başlayan adımları içerir. Ve ayrıca, her bir iş parçasını ana bileşenlerine ayırın. Bu temel bileşenler, siz bireysel görevler veya etkinliklerle en düşük hiyerarşi düzeyine ulaşana kadar daha da bozulur.

İş Dökümü Yapısı (WBS) Oluşturmak için 6 Hızlı Adım

1. Tüm Görevlerin Bir Listesini Oluşturun

İlk olarak, bir proje içinde yapılması gereken tüm görevleri iş paketleri şeklinde tanımlayın. Nihai hedefe ulaşmak için ilgili adımları belirlemek için ekibinizde beyin fırtınası veya zihin haritalama yöntemini kullanabilirsiniz.

2. Görev Kümeleri Oluşturun

Bu adımda, tüm görevleri konu alanlarına veya zaman çizelgesine göre kategorilere ayırın. Bunları sıralamanın en iyi yolu proje içeriğine bağlıdır ve daha sonra bunları duruma göre düzenler. Bir projeyi doğru şekilde başlatabilirseniz, meyilli yarının zaten kazanıldığını unutmayın.

3. İş Paketlerini Tanımlayın

İş paketlerindeki kümeleri bildirmenin zamanı geldi. Tüm görevleri buna göre düzenlemek için görev listesine öncelik vermek de çok önemlidir. Böylece onları gerçekleştireceğiniz sırayı planlarsınız. Neyin hemen ilgilenmeniz gerektiğini ve neyi daha sonraya bırakabileceğinizi belirlemenize yardımcı olur.

4. Sorumlulukları Atayın

İş paketlerini hiyerarşiye yerleştirdikten sonra sıra ilgili kişilere atamaya geldi. Görevleri doğru kişiye dağıtmak şarttır. Yanlış bir seçim, proje içindeki iş ilerlemesini yavaşlatabilir. Sorumlu ekip üyeleri, gerekli uzmanlığa sahip görevlerini tamamlamak için gerekli zamana sahip olmalıdır.

5. İş Paketleri için Zaman Çizelgeleri Tanımlayın

Sorumlulukları dağıttıktan sonra, başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​ile sabit bir zaman aralığı veren iş paketlerini tanımlamak önemlidir. Ayrıca, hangi iş paketlerinin bağımsız olduğunu belirleyin. Bazı paketleri birbirine bağımlı bulacaksınız. Belki de öncelik düzeylerini belirlemeleri gerekir. Böylece hangi aktivitelerin daha sonra yapılması gerektiğine, hangilerinin aynı anda yürütülebileceğine ve hangilerinin daha sonraya ertelenebileceğine karar verebilirsiniz.

6. İş Dökümü Yapısını Belgeleyin

WBS'nin son adımı, iş detaylarının belgelenmesidir. Burada her görevi bir kodlama ile işaretleyebilirsiniz – iş paketi numarası. Bu, her adımın hiyerarşide sabit bir konuma sahip olmasını ve tüm iş paketlerinin açıkça belirtilmesini sağlar.

İşte İş Döküm Yapısının temel yapısı bir grafik grafik biçimindedir.

İş Dökümü Yapısı Örneği

İşte bir Araba İmalatı projesi için bir İş Döküm Yapısı örneği. Bakalım gerçekte nasıl oluyor-

Tüm WBS kurallarıyla ilişkili başka bir örnek aşağıdaki gibidir-

Proje Yönetim Aracını Kullanarak İş Dökümü Yapısı Nasıl Oluşturulur

WP Proje Yöneticisi, projeleri kolayca düzenlemenize ve yönetmenize yardımcı olan özel bir proje yönetim aracıdır. Esasen, bir proje içindeki tüm görevleri kategorize etmek ve izlemek için verimli bir yol sunan bir proje yöneticisinin görevini basitleştirir.

WP Proje Yöneticisindeki en önemli özellikler-

• Tüm projeleriniz, ekibiniz ve iç iletişiminiz için tek bir yer
• Ayrılan kaynaklar dahilinde bir projeyi yönetme şeklinizi basitleştirir
• Özet Raporu kullanarak iş akışının kuş bakışı görünümünü sağlar
• Çalışma hızınızı organize bir şekilde hızlandırın

İş Dökümü Yapısını benimseyen WP Proje Yöneticisi, iş yönetimi sürecini her zamankinden daha kolay hale getiriyor. Projelerinizi yönetmek için nasıl kullanabileceğinizi görelim-

Proje Oluştur

Proje yöneticisi panosundan sınırsız sayıda projeyi sorunsuz bir şekilde yönetebilir ve tek tek takip edebilirsiniz.

Görev listesi

Bir proje içinde, proje görevlerinizi barındırmak için birkaç görev listesi oluşturabilirsiniz. Görev listeleri ayrıca kilometre taşları ile etiketlenebilir, belki de ilerlemeyi kontrol etmek kolaylaşır. Bir ilerleme çubuğu, bir görev listesinde tamamlanan görevlerin sayısını gösterir.

Belirli bir görev listesinin altına, ana hedefle uyumlu hale getirmek için bir dizi görev ekleyebilirsiniz.

alt görevler

Görev listesine bir görevi ekledikten sonra onu alt görevlere de bölebilirsiniz. Her görev için sorumlu bir kişi atamak kolaydır. Ve bu görev için bitiş tarihi ve süresi olan bir zaman çerçevesi tanımlayın. Görevler için görsel zaman çizelgesi, bir bakışta performansı ve iş ilerlemesini ölçmek için daha iyi bir yol sağlar.

Bunun dışında açık tartışma fırsatı, geri bildirim paylaşımını ve ekip işbirliğini kolaylaştırır.

faaliyetler

Faaliyetler sayfası, bir proje içinde herhangi birinin gerçekleştirdiği tüm eylemleri görüntüler. Görev listesi oluşturma, görev oluşturma, tamamlama vb. gibi. Kronolojik bir şekilde ve tarih bazında görünür.

Kanban Kurulu

WP Project Manager Pro'yu kullanarak, görev listelerinizi WordPress Kanban Board'unuzla anında senkronize edebilirsiniz. Bu özellik, görevleri tanımlamanıza ve tercihinize göre liste görünümünden kanban panosuna otomatik olarak taşımanıza olanak tanır. Ayrıca görevin durumunu önceden ayarlamanıza da olanak tanır.

İş akışının görsel bir temsili, projenin nasıl devam ettiği ve son teslim tarihini karşılayıp karşılayamayacağı konusunda sizi eğitir.

Gantt şeması

Bu çubuk grafik görünümünü kullanarak projenizde oluşturulan her bir görevin ilerlemesini gözlemleyebilirsiniz.

Tüm proje ayrıntılarını panoda merkezi ve organize tutmak, uzaktaki ekipleri yönetmeyi de zahmetsiz hale getirir.

Kısacası, WP Proje Yöneticisi, yöneticilerin ve ilgili tüm ekip üyelerinin bir proje hakkında hızlı bir genel bakış elde etmelerini sağlayarak herkesin projenin her adımında bilgilendirilmesini ve uyumlu olmasını sağlar.

Bonus: Bir İKY Tasarlarken Uymanız Gereken Kurallar

Bir iş kırılım yapısı tasarlarken göz önünde bulundurmanız gereken ilkeler şunlardır:

• %100 kuralı: Bu kurala göre, işin %100'ü proje kapsamı tarafından tanımlanır ve tüm teslimatları kapsar – dahili, harici, ara. "Alt" görevlerin (herhangi bir düzeyde) toplamı, ana görevlerin %100'üne eşit olmalıdır. Bu kuralı hiyerarşideki tüm seviyelerde uygulamanız gerekir.

• Karşılıklı Özel: Bir iş kırılım yapısındaki tüm teslimatlar ve alt teslimatlar birbirini dışlar. Bu, sistemde iki kez görünmemeleri gerektiği anlamına gelir. İş fazlalığını veya yanlış iletişimi azaltır.

• 8/80 kuralı: Bu İKY kuralı, iş paketlerinin veya çıktıları oluşturmak için gereken işin sekiz saatten az ve seksen saatten fazla sürmemesi gerektiğini belirtir.

• Sonuçlara Odaklanma: İş dökümü yapısında sadece isimler, sıfır fiiller olmalıdır. Nihai çıktıları veya çıktıları açıklar, ancak oraya ulaşmak için gerçekleştirmeniz gereken faaliyetleri açıklamaz. Nasıla değil, neye odaklanın.

Doğru Proje Yönetim Aracıyla Büyük Projeleri Daha İyi Yönetin

Büyük bir projeyi yönetmek kolay bir iş değildir. Ekip üyeleri atamak, görevleri koordine etmek, bireysel ilerlemeyi izlemek, her şeyi nihai hedefle uyumlu tutmak ve daha pek çok şey gibi yönetilmesi gereken pek çok şey vardır. Neyse ki, yardımcı olabilecek birkaç proje yönetimi aracı var.

Karmaşık ve daha büyük bir projeyi basitleştirmenin en popüler yollarından biri İş Kırılım Yapısıdır (WBS). Size yardımcı olur-

• İş dağıtımını daha hızlı hale getirin
• İş akışını gözlemleyin ve boşlukları bulun
• Önceliği, süreyi, atanan kişiyi vb. ayarlayın.
• Gerçekçi proje planlaması yapın
• Maksimum kaynak kullanımını sağlayın
• İstenmeyen riskleri ve tehditleri belirleyin

Ekip üyeleri odak ve hedefleri anladığında, bir proje herhangi bir karışıklık olmadan ilerler. Bu süreçte, iyi yapılandırılmış bir proje yönetim aracı, bir projeyi başarıyla tamamlamanıza yardımcı olur. Ayrıca öncelikleri belirleyerek ve daha büyük projeyi daha küçük görevlere bölerek iş daha yönetilebilir hale gelir.