Kabile Bilgisi Nedir? Ve Yakalamaya Nasıl Başlanır?

İşletmenizin maddi olmayan bilgi varlıklarından oluşan bilgi sermayesi, hayal edebileceğinizden daha fazla risk altındadır. Bunun önemli bir kısmı çalışanlarınızın kafasında yaşadığından, çoğu belgelenmemiştir. Ayrıca kuruluşunuzdaki birkaç seçkin kişiye özeldir.

Bu paylaşılmamış (ve genellikle yazılmamış) bilgeliğe kabile bilgisi denir. Bir "kabile" ya da seçilmiş birkaç kişiden oluşan bir grupla yatar ve onlara ayrılmış olarak kalır. Eğer paylaşılırsa (ve ne derecede olursa olsun), ortam çoğunlukla sözlüdür.

Birkaç çalışanınızın sektörünüzde veya şirketinizde yıllar geçirmekten kazandığı ortak bilgeliği temsil eden bu bilgi, çalışanlarınız ayrıldığında kaçar. Bazen yeni işlerine ya da sadece emeklilik sonrası yaşamlarına yanlarında götürürler.

Elbette, sonsuza kadar kaybedersin. Ve umursamalısın.

Kabile bilgisi bir kuruluş için neden çok önemlidir?

Kabile bilgisi, bir şirkette bilgi paylaşımı kültürü geliştirmeye yönelik bir tehdit olarak görülse de -birkaç kişi onu “istifliyor” gibi görünüyor- bu bir varlıktır.

Bu, insanların yıllarca “bir şeyleri çözmeye” çalıştıktan sonra kazandıkları niş bilgeliktir. Birçok faydası vardır.

Belgelemenin ötesine geçer. İşletmenizin süreç ve prosedürlerini belgelediğinizde, çoğunlukla ortak veya standart bilgileri belgelemiş olursunuz. Ancak şirketler genellikle standart süreçlere ve prosedürlere uymayan durumlarla karşılaşır. Kabile bilgisi bunlarla nasıl başa çıkılacağını söyler.

Eğitime yardımcı olur. Kabile bilgisini belgelemek, uzman personelinizle yeni kaynaklarınızı hızla hızlandırmanıza yardımcı olabilir. Profesyonel olma yolunda hızla ilerleyebilirler. Bu, yalnızca performanslarını iyileştirmekle kalmaz, aynı zamanda daha deneyimli ekip üyelerinizin üzerindeki yükü de azaltır.  

Verimliliği artırır. Kabile bilgisini belgelemek, onu herkes için erişilebilir kılar. Bunu yapmak, insanların başkalarına bağımlı olmadan kendilerine yardım etmelerine yardımcı olur. Kullanışlı bir çözüme sahip olmak ve anında aynı zamanda temel iş operasyonları üzerinde çalışmak için zaman kazanmalarını sağlar.

kabile bilgi örnekleri

Kabile bilgisi birçok biçim alabilir.

Bir SaaS işletmesi için, kabile bilgisi, satış görevlilerinin birkaçının potansiyel müşterilerin paylaştığı ortak itirazları ele alma konusunda geliştirdiği “akıl” olabilir.

Veya, en başarılı hesap yöneticilerinin üst düzey sorunları ele almayı ve kritik hesapları geçiş yapmaktan kurtarmayı öğrendiği "incelik" olabilir.

Küresel bir kuruluş için, kabile bilgisi, neredeyse her zaman daha yüksek verimlilikle çalışan veya en hızlı çözüm oranını veren belirli bir bölgedeki operasyon ekibinde olabilir.

İmalat gibi teknik endüstrilerde, kabile bilgisi, teknisyenlerin bir dizi makineyle çalışırken edindikleri yılların deneyimiyle geliştirdikleri özel teknolojik bilgi birikimi olabilir.

Kabile bilgisini kullanmanın kayda değer bir örneği Xerox'tan gelir.

Xerox'un 30.000 kabile bilgi varlığı kaydına sahip veritabanı olan Eureka, şirkete 100 milyon dolar tasarruf sağladı. Bir örnekte, Brezilya'daki bir Xerox mühendisi, Montreal merkezli bir teknisyenin ipucunu kullandı ve bir müşterinin sorununu, başlangıçta 40.000 $'lık bir ikame teklif etmeyi amaçladığı 50 sentlik bir sigortayı değiştirerek çözdü.

Xerox'un Palo Alto Araştırma Merkezi'nde eski bir antropolog olan Julian Orr, Xerox'un servis temsilcilerinin makinelerini “çobanların koyunlarını tanıdığı gibi” bildiğini açıklıyor.

"Diğer herkes bir makinenin diğerine benzediğini varsayarken, bir temsilci her birini özelliklerine göre bilir ve genel kusurları belirli olanlardan ayırır." Eureka, kitle kaynaklı kabile bilgisinin bir ürünüdür.

Kabile bilgisini yakalamak, incelikleri belgelemek için benzer şekillerde size de fayda sağlayabilir.

Onu yakalamak için izleyebileceğiniz kesin adımları görmeden önce, kabile bilgisinin zımni ve kurumsal bilgiden nasıl farklı olduğunu anlayalım.

Kabile bilgisi vs. örtülü bilgi

Kabile bilgisi ile örtük bilgi arasındaki farkı anlamak için, yukarıdan aşiret bilgisi örneklerine geri dönün.

Daha iyi satış zekasını veya daha verimli bir çalışma biçimini veya makinelerin nasıl hata ayıklanabileceğini destekleyen bilgeliğin belgelenebileceğini, paylaşılabileceğini ve öğrenilebileceğini unutmayın. Hepsi kodlanabilir bilgidir.

Örtük bilgi ise kodlanamaz çünkü ona sahip olan kişi onu ifade edemez. The Tacit Dimension adlı kitapta, yazar Michael Polanyi ("örtük bilgi" terimini de vermiştir) "kişinin söyleyebileceğinden fazlasını bilebileceğini" söylüyor.

Bu açıklanamayan bilgi, örtük bilgidir. Gerçek ve pratiktir, ancak onu şirketinizin bilgi belleğine yerleştiremezsiniz, çünkü nesnel bilgi alemini aşar. Burada sezgi gibi şeylerden bahsediyoruz. Önsezileri düşünün. Ya da algılar. Ve içgörüler. Temel olarak, “kişinin bildiği” her şey.

Kabile bilgisi ve kurumsal bilgi

Bir işletmenin kurumsal bilgisi, tüm belgelenmiş ve belgelenmemiş bilgilerini içerir.

Bir işletmenin kurumsal bilgi karışımındaki belgelenmiş bilgiye örnekler, süreçleri, SOP'leri, belgeleri, bilgi tabanları (dahili ve harici), eğitim kılavuzları, çalışma kitapları, veritabanları vb. hakkında bilgi varlıklarıdır.

Ve burada belgelenmemiş bilgi varlıklarına bir örnek, çalışanlarınızın taşıdığı bilgidir ve kabile bilgisini kurumsal bilginizin bir alt kümesi haline getirir.

Üç kolay adımda Kabile Bilgisi Nasıl Yakalanır

Kabile bilgisini yakalamak için yola çıkmadan önce doğru zihniyeti geliştirin. Buna sahip insanları “istifçi” olarak düşünmekten kaçının.

Çünkü, her ihtimalde, bilerek kendilerine saklamıyor olabilirler.

Belki de belgelemek için bir yolunuz yok. Ve belki, yalnızca birkaç kez çağrıldığı için belgeleme motivasyonu yoktur.

Ayrıca, “kabile bilgisi için politik olarak doğru bir terim” aramayı bırakın. Onu tüm olumsuz karışımlardan ayırın ve ona tıpkı ele geçirilmesi gereken dağınık bilgi gibi davranın.

Adım 1: Ona sahip olabilecek kişileri belirleyin

Genel olarak, temel iş operasyonlarınıza katkıda bulunan tüm kilit kaynaklar zengin kabile bilgisine sahiptir.

Şirketinizdeki tüm "go-to" insanlar da derin kabile bilgisine sahiptir.

Bunlar sizin olabilir:

• Yıldız satış görevlileri
• En yüksek puan alan müşteri hizmetleri aracıları
• Yetenekli teknisyenler
• Deneyimli pazarlamacılar
• becerikli çalışanlar

Kaptın bu işi.

Kabile bilgisinin bu tür kaynaklarını belirlemek için, birinin tatile gitmesi veya şirketinizden ayrılmasının işiniz üzerindeki etkisini düşünün. Operasyonlarınız ne kadar sert darbe alacak? Bu kişileri tanımlayın ve sizinle çalışırken bildiklerini yakalayın.

2. Adım Hangi kabile bilgisine sahip olduklarını belirleyin

Zengin alan bilgisi sunabilecek kişileri belirledikten sonra, onlardan ne öğrenmek istediğinizi belirleyin.

Bu, süreçlerin ve prosedürlerin YAKALAMADIĞI bilgidir.

Örneğin, bir SaaS işletmeniz varsa ve çok verimli bir proje yöneticiniz varsa, onlara iş günlerinde bir gönderi yazmalarını söyleyin – çıkış yapmak için oturum açmalarından başlayarak. Bu bilgi, daha yeni yöneticilerin veya ayrılırlarsa yerlerini alacak yeni işe alınanların eğitimi için temel oluşturabilir.

Adım #3 Sahip oldukları kabile bilgisini belgeleyin

Kabile bilgi varlıkları birçok biçim aldığından, her biri için çalışan tek bir biçim yoktur.

Bu nedenle, yakalamak istediğiniz bilgi tabanı varlığının doğasına bakın ve bunun için uygun bir format seçin.

Bazen temel kaynaklarınızla görüşmeyi ve tüm bilgileri içeren bir video kitaplığı tutmayı seçebilirsiniz.

Diğer zamanlarda, eğitimli kaynaklarınızdan üstlendikleri her üretim dışı faaliyet için kayıt yazmasını isteyebilirsiniz.

Ayrıca yeni kaynağınızdan deneyimli kaynaklarınızı gölgelemesini ve bilgilerini günlüğe kaydetmesini isteyebilirsiniz.

Kaptın bu işi.

Kabile bilgisini belgelemek için bir bilgi tabanı kullanma

Tahmin edebileceğiniz gibi, bilgi tabanı varlıklarınız farklı platformlarda yer alabilir:

• Video kullanarak elde ettiğiniz bilgileri YouTube'da barındırabilirsiniz.
• Kayıtlarınız elektronik tablolarda yaşayabilir.
• Günlük girişlerinizi Google dokümanlarında belgeleyebilirsiniz.

Bilginiz silolarda kaldığında, çalışanlarınız ihtiyaç duyduklarında onu bulamazlar. Bu bilgiyi kullanmak ve üzerine inşa etmek için, hepsini bir iç bilgi tabanı kullanarak bir araya getirin. Ya da daha iyisi, sahip olduğunuz tüm bilgileri tüm çalışanlarınıza sunan şirket çapında bir Wikipedia oluşturun.

Sarmalamak…

İşletmenizin kabile bilgisini düzgün bir şekilde kurumsallaştırmaya yaklaşmazsanız, çalışanlarınızı onların yerine onların bilgilerini topluyormuş gibi hissettirebilirsiniz. Ve kolektif bilgileri bir araya getirildiğinde kolayca değiştirilebilir hale gelebilirler.

Öyleyse, durumun neden böyle olmadığını ve kabileden arındırıcı bilginin onlar için bile ne kadar iyi olduğunu açıklamaya çalışın.

Ayrıca, süreci teşvik etmenin yollarını arayın. Örneğin, bir çalışanınızın yardım için onlara yaklaştığı olağandışı her durumu belgelemeleri için çalışanlarınıza puan verebilirsiniz. Veya her seferinde bir iş arkadaşlarının onlara yaklaştığı havuza biraz bilgi eklediler. Çalışanlarınızın puanlarını Amazon hediye kartı gibi değerli bir şeyle değiştirmesine izin verin. Ayrıca bir lider panosu çalıştırabilir ve bilgilerini cömertçe paylaşan insanları ödüllendirebilirsiniz.

Kaliteli bilgi paylaşımı ancak tüm kodlanabilir bilginizi yakalayıp erişilebilir hale getirdiğinizde gerçekleşebilir. İnanmış olabileceğinizin aksine, kabile bilgisinin büyük bir kısmı kodlanabilir ve şirketinizin bilgi belleğine sorunsuz bir şekilde entegre edilebilir. Öyleyse şimdi başla!