Başarılı Bir Uzak Ekip Oluşturmak için Kurucu Kılavuzu: Eyleme Geçirilebilir 6 İpucu

Uzaktan çalışma = daha az stres ve daha yüksek üretkenlik. Doğru ipuçları ve araçlarla başarılı bir uzak ekibin nasıl oluşturulacağı aşağıda açıklanmıştır.

Sanal ofislerin ortaya çıkması ve evden çalışabilme yeteneği iki şeye yol açtı:

• İnsanların nasıl ve nerede çalışması gerektiğine ilişkin tutumlarda bir değişiklik

• Geleneksel dokuzdan beşe kadar olan çalışma saatlerine uyulup uyulmaması daha yüksek üretkenliği etkiler

Kurucu ve ekip üyeleri için uzaktan çalışmanın faydaları sayısızdır. Farklı çalışmalardan elde edilen veriler, uzak iş gücünün %80'inin daha az stres hissettiğini ve Y kuşağının uzaktan çalışmanın esnekliğini beklediğini gösteriyor. Uzaktan çalışma, personelinizi daha üretken, verimli ve sağlıklı hale getirir.

Bu istatistikler, uzaktan çalışmanın şirketlerin çalışma şeklini nasıl değiştirdiğini gösteriyor:

• Çalışanların %83'ü üretken olmak için bir ofise ihtiyaçları olmadığına inanıyor. [İş Gücü Vadeli İşlemleri]
• Küresel şirketlerin yüzde 40'ı hibrit. [ Baykuş Laboratuvarları ]
• Uzaktan işgücü son 14 yılda %140 arttı. [Google Workplace Analytics]
• Dünyadaki profesyonellerin %70'i uzaktan çalışıyor. [IWG]

Uzak bir ekip oluşturmak, size küresel iş gücünden yararlanma seçeneği sunar. Öte yandan, böyle merkezi olmayan bir ekibi yönetmek zor olabilir. Harika bir uzak ekip oluşturmak ve buna eşlik eden avantajların tadını çıkarmak istiyorsanız, bu 6 ipucunu uygulayın. Bu eyleme geçirilebilir stratejiler, dağıtılmış bir iş gücüyle çalışma ve yönetme deneyimimden geliyor.

Doğru insanları işe alın, onları iyi yönetin

1. Mükemmel uyumu ölçmek için doğru mülakat sorularını sorun

Uzak bir pozisyon için işe alırken arayacağınız nitelikler, yerinde bir iş için isteyeceğiniz niteliklere eşdeğerdir. Bununla birlikte, birkaç nitelik başarılı bir uzak çalışanı filtrelemenize yardımcı olacaktır. Sahip olunması gereken beceriler arasında şunlar yer alır: güçlü yazma becerileri, disiplin, ekiple işbirliği yapma ve bağımsız olarak sorunları çözme becerisi.

Doğru sorular, çalışanın mikro yönetim olmadan işi yapıp yapamayacağını ölçmenize yardımcı olabilir. Onlar:

• “Önceki uzaktan çalışma deneyiminiz nedir?” Bu, adayın uzaktan çalışmaya uygunluğunun bir göstergesidir.

• “Çatışmaları nasıl yönetiyorsunuz?” Uzaktan çalışırken iş arkadaşlarıyla olan çatışmaları yönetmek çok önemlidir. Verdikleri yanıt, kişiliklerine ve ekiple çalışma biçimlerine bir göz atmanızı sağlar.

• “Son teslim tarihlerine nasıl bağlı kalıyorsunuz?” Bir adayın bir programa nasıl bağlı kaldığı, problem çözme becerilerini ve yolda kalma konusundaki kararlılığını gösterir.

• "Çalışma saatleriniz nedir?" Erkenci mi, gece kuşu mu yoksa arada mı olduklarını bilin. Kişisel ve profesyonel yaşamlarını planlama konusunda herhangi bir çatışma var mı?

2. Bir iletişim süreci belirleyin

Yüz yüze çalışmadığınız zamanlarda iletişim daha da zorunludur. Ekibin fiziksel olarak bulunduğu bir ofiste, birinin içine kapanık, stresli veya işine odaklanamayacak durumda olup olmadığını fark edebilirsiniz.

Uzak bir ekipte, güçlü iletişimin yokluğunda, bağlamı kaçırırsınız. Deneyimlerime dayanarak birkaç yararlı ipucu:

• Personel farklı zaman dilimlerindeyken iletişimi sürdürmek için süreçler daha da gereklidir. Uzak çalışanın erişilebilir olmasını istediğiniz protokoller ve ortam hakkında beklentileri net bir şekilde belirleyin ve çerçeveler oluşturun.

• Çoğu zaman, uzaktaki ekip üyeleri, görüşme sırasında bu süreçler hakkında bilgilendirilmez. Sizin tarafınızdan belirlenen kurallardan memnun olmayabilirler.

Görüşme sırasında adaylara iletişim süreçlerini açıklayın. Bunun nedeni, tıpkı şirketinizi yönetme konusunda olduğu gibi, kendini işine adamış ve ciddi profesyoneller aradığınızı bilmeleri gerektiğidir.

• Güçlü yazılı becerilerin yardıma geldiği noktayı net bir şekilde ortaya koyun. Bir lider olarak empatik ve anlayışlı olun.

• Üyelerinize kesintiyle karşılaştıklarında iletme özgürlüğü verin. Bir göreve odaklanmak için kesintisiz zamana ihtiyacınız olduğunu başkalarına bildirmek için yönergeler oluşturun. Birbirinize karşı açık olmayı teşvik edin.

Öğrendiğim şey, uzak bir ekiple iletişim kurmanın tek bir doğru ya da yanlış yolu olmadığıdır. Her şirket bunu farklı şekilde yapıyor. Sizin ve ekibiniz için en iyi olanı bulana kadar farklı süreçlerle denemeler yapın.

İşin özü, personelinize sizinle çalışmak için ihtiyaç duyacakları tüm bilgileri ellerinden gelen en iyi şekilde verin.

İşbirliğine dayalı bir çalışma kültürü aşılayın

3. Saat dilimi farklılıklarına saygılı olun

Sizin ve uzaktaki ekiplerinizin nerede yaşadığınıza bağlı olarak, saat dilimi farkı yarım saat ile birkaç saat arasında olabilir. Ekibinizin çok erken veya çok geç çalışmaması için görevleri tahsis ederken bunu aklınızda bulundurun.

Örneğin, uzaktaki çalışanlarınızdan ikisi dört saat gerideyse, onlarla saat 2'de iletişime geçebilir, böylece onların saat 10.00'da sizinle sohbet etmeye hazır olmasını sağlayabilirsiniz. Uzaktan çalışma, herkes uyum sağlamaya istekli olduğunda son derece verimlidir. Zaman kaymasını kabul etmeye hazır olun ve biraz geç veya erken olabilecek toplantıları yönetmek için esnek kalın.

4. Check-in saatlerini ayarlayın

Her uzaktaki çalışanla check-in yapmak için her gün karşılıklı olarak kararlaştırılan bir zaman planlayın. Bu, önceki gün yaptıkları işi değerlendirmek ve olabilecek soruları ele almak için mükemmel bir fırsat.

Ayrıca, uzaktaki ekibinizle iki haftada bir veya ayda bir yüz yüze görüşme planlayın. Farklı bir şehirde veya ülkede yaşıyorlarsa, onları daha iyi tanımak için periyodik olarak görüntülü görüşme yapın. Bütçeniz varsa, ekip üyelerinin birbirini tanıması için iki yılda bir veya üç ayda bir şirket inzivaları düzenleyin.

Her birinizin bir kahve alıp sanal olarak bağlanacağı bir Skype tarihi planlayabilirsiniz. Ekip üyelerinin kendilerini izole hissetmemelerini sağlamak için çalışan bağlılığına odaklanın ve yatırım yapın.

5. Mikro yönetimden kaçının – herkesin kendi projesine/görevine sahip olmasına izin verin

Bir ekip farklı zaman dilimlerinde uzaktan çalıştığında, her üyenin kendi projesine sahip olması gerekir. Yöneticinin onlara daha sonra ne yapacaklarını söylemesini bekleyemezsiniz. Aradaki zaman farkının 8-10 saat olduğunu, tüm bu zamanın koordinasyon için harcanacağını hayal edin. Bu, kendi kendini yöneten insanlara katılmanız için birincil nedendir. Sıfırdan bir şeyler inşa edebilecek ve ölçeklendirebilecek insanları bulun. Bu, ekibin zamanını boşaltır ve daha azını yönetmeniz gerekir. Yöneticilerinizi, işlerini yapacak insanlara güvenmeleri için eğitin.

Her projeyi, herkesin odaklanacak belirli alanları olacak şekilde parçalara ayırın. Bu göreve sahipler ve ortaya çıkan bir sorun durumunda, bir e-posta veya arama üzerinden senkronize edilerek çözülebilir. Çoğu kurucu, uzaktan çalışma programlarına geçtiğinde, her zaman ofisten çalışan ekipleri yönetmeyi zor buluyor.

Dağınık ekipler, işin nasıl yapılacağını bilen bir planınız olduğunda oldukça başarılıdır. Herkesin üzerinde çalışması için görevleri daha küçük parçalara ayırın. İlerlemeyi ve aksilikleri paylaşmak için düzenli olarak görüşün. Bu şekilde, mikro yönetime ihtiyacınız olmadığını anlarsınız. Zaman boşlukları önemli değil.

6. Uzaktan ekip yönetimi için doğru araçlara yatırım yapın

Bağımsız çalışmaktan mutluluk duyan, kendini işine adamış ve kararlı profesyonelleri işe almanın ve yerinde olan uzak bir şirket kültürünü birleştirmenin yanı sıra, işbirliği yapmak, iletişim kurmak ve fikirleri kolay ve verimli bir şekilde güvenilir bir şekilde paylaşmak için araçlar uygulamak çok önemlidir.

1. SmartTask – proje yönetimi için

SmartTask, uzaktaki çalışanlarınızı işlerinde daha üretken ve verimli hale getirmeye uygun bir proje yönetimi aracıdır. Araç, işbirliği için tasarlanmıştır ve ekiple ilgili tüm bilgileri bir arada tutar.

SmartTask, ekibin faaliyetleri ve ilerlemesi hakkında net bir genel bakış sunar. Her görevden kimin sorumlu olduğunu görebilirsiniz. Ekibi takip etmek hiç bu kadar kolay olmamıştı – ne zaman ve nerede çalıştıklarından bağımsız olarak!

Aracın en önemli avantajlarından biri, her şey için bir şablona sahip olmasıdır. Pazarlama ve İK'dan hesaplara ve projelere kadar – herhangi bir şablonu özelleştirebilir ve onunla uzaktan harika sonuçlar elde edebilirsiniz.

Şu anda 20 veya daha az uzaktan çalışandan oluşan küçük bir ekibiniz varsa, SmartTask'ı ücretsiz olarak kullanabilir ve ardından oradan büyüyebilirsiniz.

2. SocialPilot – sosyal medya planlaması ve analizi için

SocialPilot, uzaktaki ekibinizin tüm sosyal medya platformlarına tek bir hesaptan erişmesini sağlayan bir sosyal medya planlama, iyileştirme ve analiz aracıdır. Tampon alternatifi olarak bilinen bu araç, tüm güncellemelerinizi limitlerin bitmesinden endişe etmeden göndermenizi sağlar.

Araç, etkileşimi artırmak ve sosyal medya stratejinizde ince ayar yapmak için veriye dayalı kararlar almak için sağlam, ayrıntılı bir analitik raporlamaya sahiptir. Platformlardaki tüm mesajları, yorumları ve gönderileri gerçek zamanlı olarak tek bir gösterge panosunda okuyabilir ve yanıtlayabilirsiniz.

Kolay bir kurulum süreci ve özel satış sonrası desteğe sahiptir. Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, Pinterest ve Google My Business'ı kapsar.

3. BetterProposal – çevrimiçi teklifler göndermek için

Herhangi bir uzaktan çalışan için, bir iş teklifi oluşturmak için tasarımcıyla koordinasyon sağlamak zaman alıcı olabilir. Bu nedenle, bu sorunu ortadan kaldırmak için ekibiniz BetterProposals adlı teklif yazılımı kullanabilir.

Bir teklif yazılımı, sıkıcı süreci olabildiğince hızlı ve kolay hale getirmek için tasarlanmıştır. Araç, çeşitli sektörlerden 100 özelleştirilebilir SEO teklif şablonundan oluşan bir kitaplık sunar. Tekliflere renk ve logo eklemek kolaydır.

Ekibiniz ayrıca her bir web sitesi tasarım teklifi şablonuna, web sitesinin bir parçası gibi görünmesi için özel bir alan adı verebilir. Ayrıca, bir teklif her açıldığında, yazdırıldığında, iletildiğinde veya imzalandığında uzaktaki çalışanlarınız bilgilendirilecektir.

Potansiyel müşterileri takip etmek, uzaktan çalışanlar tarafından bile hiç bu kadar kolay olmamıştı.

4. Chanty – Yapay zeka destekli ekip sohbeti

Chanty, yapay zeka destekli basit bir ekip sohbetidir. Platform, Ekip Kitabı olarak bilinen bir özellikle uzak ekiplerin görevleri, konuşmaları ve sabitlenmiş mesajları düzenlemesini sağlar.

Bir girişimci olarak, kurum içi ve uzak ekip tarafından kaydedilen ilerlemeyi ve otomatikleştirilmiş görevleri takip etmek için Chanty'de olan her şey hakkında bildirimler ekleyebilirsiniz. Ayrıca, araçla sesli ve görüntülü aramalar yapın, böylece dünyanın her yerinden uzak ekibinizi tek bir merkeze getirin.

5. Airfocus – daha akıllı yol haritası önceliklendirmesi

Airfocus, sizin ve uzaktaki ekibinizin görevleri öncelik sırasına koyması ve etkili ürün yol haritaları oluşturması için en güçlü yolu sunduğu için bu eski moda elektronik tablolardan uzaklaşın. Aracın algoritması, her bir görevin öncelik düzeyini hesaplar ve ekibinize buna göre görevler atayabilmeniz için bunları bir grafik üzerinde görsel olarak eşler.

Airfocus'un sürükle ve bırak sunuma hazır yol haritaları, stratejik vizyonunuzun hayata geçmesine izin veren nesnel önceliklere dayanmaktadır. Araç ayrıca, kanıtlanmış yol haritalama yöntemlerinde tamamen ayarlanabilir ürün yol haritası şablonlarından oluşan bir kitaplığa sahiptir.

Airfocus, birkaçını saymak gerekirse, Monday.com, GitHub, Intercom, Yammer ve Salesforce gibi birden çok araçla entegre edilebilir.

Uzaklaşmaya hazır mısınız?

Gelecekte uzaktan çalışanlarla çalışacak şirketlerin, çalışanları elde tutma oranını %10 oranında azaltacağını biliyor musunuz? Bu nedenle, ekibinizi ne kadar erken işe almaya başlarsanız, iş başarınız için o kadar iyi olur.

İlk başta bazı zorluklar olabilir; bir işveren olarak yeni rolünüze alışırken ve ekip üyeleriyle çalışırken fiziksel olarak göremezsiniz. Uzak ekibinizle profesyonel ilişkinizi güçlendirmek için yukarıda tartışılan 6 noktaya odaklanın.

This content has been Digiproved © 2019 Tribulant Software