Bu Basit Kılavuzla Bir Sonraki Tasarım İncelemenizi Gerçekleştirin

Tasarım incelemeleri her projenin önemli bir parçasıdır. Tüm ekibinizin ilerlemenizi yakalamasını sağlar ve ayrıca onlara son çalışmaları hakkında değerli geri bildirim alma fırsatı verir. Dahası, bu incelemeler, projenin tasarımı konusunda herkesin aynı fikirde olduğundan emin olmanıza da yardımcı olabilir. Sorun şu ki, diğer toplantı türlerinde olduğu gibi, verimli bir tasarım incelemesi yapmak zor olabilir.

Bu yazıda, tasarım incelemelerinin ne olduğundan ve daha iyi ürünler yaratmanıza nasıl yardımcı olabileceğinden bahsedeceğiz. Ardından, bir sonraki tasarım incelemenizde hiç zorlanmadan başarılı olmanıza yardımcı olabilecek yedi adımı ele alacağız. Hadi atlayalım!

Tasarım İncelemesi Nedir (Ve Size Nasıl Yardımcı Olabilir)?

Tasarım incelemeleri, büyük ekipler ve projeler için daha tipik olan dönüm noktası toplantılarıdır. Örneğin, bir web sitesi veya uygulama üzerinde çalışıyorsanız, bir inceleme toplantısı, ekibinizin tasarımla ilgili herhangi bir sapma olup olmadığını ve bir sonraki adıma geçmeye hazır olup olmadığınızı değerlendirmesine yardımcı olabilir.

Toplantılardan hoşlanmayabilirsiniz, ancak projenizin yolunda olduğundan emin olmak için tasarım incelemeleri çok önemli olabilir. Ayrıca, başka şekillerde de bir nimet olabilirler, örneğin:

• Hataları belirlemenizi ve düzeltmenizi sağlar.
• Ekip oluşturma için özel bir fırsat sağlamak.

Doğal olarak, her ekip veya proje bu tür toplantılar için uygun değildir. Örneğin, sıkı teslim tarihleriniz varsa, bırakın birden çok kez, ekibi bir kez bile toparlayamayabilirsiniz. Ancak, biraz nefes alma odanız varsa, bir gözden geçirme toplantısı düzenlemeyi düşünün. Getireceği faydalara şaşıracaksınız. Bu amaçla, bir sonraki bölümde başlamanıza yardımcı olacak bazı adımları ele alacağız.

7 Adımda Bir Sonraki Tasarım İncelemenizi Gerçekleştirin

Daha önce bir tasarım incelemesine hiç katılmadıysanız endişelenmeyin. Ekibiniz için bir plan yapmak istiyorsanız bu adımlar işinize yarayabilir ve her birinin neden önemli olduğunu açıklayacağız. Katılımcılardan bahsederek başlayalım.

Adım 1: Orada Kimin Olması Gerektiğini Belirleyin

Başarılı bir toplantının ilk adımı, kimin orada olması gerektiğini bulmaktır. Çoğu durumda, bazılarının süreçle hiçbir ilgisi olmayabileceğinden, tüm ekibinizin orada olmasını istemezsiniz.

Bunu akılda tutarak, tasarım incelemenize kaç kişiyi davet ettiğinizi dikkatlice düşünmeniz gerekir. İşleri küçük tutarsanız, kararlar daha hızlı alınabilir, ancak beyin fırtınası açısından daha fazla insanı davet etmek daha iyi olabilir.

Genel bir kural olarak, şirket çapında bir toplantı yapmadığınız sürece muhtemelen odada 20'den fazla kişi istemezsiniz (kuşkusuz uç bir örnek). Çoğu durumda, bu, tüm tasarım ekibinizi ve diğer ilgili üyeleri kapsamalıdır. Şimdi bu ek katılımcıları nasıl seçeceğimizden bahsedelim:

1. Muhtemelen projenin geleceği hakkında kararlar almanız gerekeceğinden, ekip lideriniz veya bölüm başkanlarınız gibi kararları verebilecek kişileri dahil etmeniz gerekecektir.
2. Bir web projesi veya bir uygulama üzerinde çalışıyorsanız, muhtemelen bazı geliştiricilerin odada olmasını isteyeceksiniz, böylece tasarımınızla ilgili kullanılabilirlik sorunları hakkında konuşabilirsiniz.

Bu aşamada, ikinci adımdan önce kişilerin bir listesini yapmak ve (gerekirse) iletişim bilgilerini almak isteyeceksiniz.

Adım #2: Bir Tarih Belirleyin ve Tüm Katılımcıların Bunu Bildiğinden Emin Olun

Katılımcılarınız sıralanır ayrılmaz, olası tarihleri ​​düşünmeye başlamanız gerekir. Tasarım incelemeleri, kısa sürede planlayabileceğiniz türden etkinlikler değildir veya en azından üretken olmalarını istiyorsanız yapmamalısınız.

İdeal olarak, incelemenizi önceden planlarsınız, böylece katılımcılar herhangi bir sorun hakkında sizi bilgilendirebilir ve herkesin programlarını temizlemek için zamanı olur. Ayrıca bu tür toplantıları periyodik hale getirebilirsiniz, böylece ekibiniz önemli kilometre taşlarından önce buluşabilir ve süreç rutininizin bir parçası haline gelir.

Çok sayıda katılımcıyla bir toplantı planlamak zor olabilir , ancak bunun için yollar vardır. Örneğin, tüm ekibin LCV yanıtlayabilmesi ve herhangi bir zamanlama çakışması hakkında sizi bilgilendirebilmesi için NeedToMeet gibi bir uygulama kullanabilirsiniz:

Etkinliği organize etmek için e-postalara bağlı kalmayı tercih ediyorsanız, mesajınıza eklemeniz gereken birkaç önemli bilgi parçası olduğunu unutmayın, örneğin:

1. Toplantının tarihi ve belirli saati.
2. Kararları onaylaması gereken üyeler için özellikle önemli olan LCV'ye katılanlardan istekte bulunmak.
3. Mümkünse, herkesin hazırlıklı gelebilmesi için ele alacağınız noktaların kaba bir taslağını ekleyin.

Artık bir randevunuz olduğuna göre, incelemenizin yeri gibi pratik konuları düşünmeye başlamanın zamanı geldi.

3. Adım: İncelemeniz için Konumu Hazırlayın

Başarılı toplantılar tamamen hazır olduğunuzdan emin olmakla ilgilidir ve konumunuz da farklı değildir. Araçlar dikkat ederek hem size tasarım inceleme sırasında kullanmanız gerekecektir uzay kendisi ve bir şey yerinde olduğuna.

Bu son nokta, toplantınız sırasında herhangi bir gecikmeden kaçınmak istiyorsanız özellikle önemlidir. Örneğin, uzak üyelerin katılmasını sağlayacaksanız, gerekli ekipmanı önceden ayarlamanız gerekir. Aynı şey beyaz tahtalar, slaytlar vb. öğeler için de geçerlidir.

Hangi konumu seçeceğinize gelince, maliyetleri ve lojistiği en aza indirmek için mümkünse muhtemelen şirket içinde kalmak isteyeceksiniz. Tüm katılımcılarınızı ve ihtiyaç duyacağınız herhangi bir ekipmanı sığdırmak için yeterli alanınız olduğu sürece hazır olacaksınız.

Bunu akılda tutarak, bu görevi düzenli bir şekilde halletmenize yardımcı olacak birkaç noktayı gözden geçirelim:

1. Bir yer seçin ve toplantı saatinde müsait olacağından emin olun.
2. Toplantının nerede yapılacağını katılımcılarınıza bildirin.
3. İhtiyacınız olan tüm ekipmanların bir listesini yapın ve onları güvenceye alırken öğeleri işaretleyin.

Sanal olarak birden fazla üyenin katılımını sağlayacaksanız, dinleyebilmeleri ve katılabilmeleri için bir telekonferans uygulaması kullanmayı da düşünebilirsiniz. Google Meet harika bir seçenektir:

Ayrıca, her ihtimale karşı, toplantı günü dönmeden önce ihtiyaç duyacağınız tüm yazılımları ve öğeleri test ettiğinizden emin olun!

Adım #4: Tartışmayı Yapılandırmak İçin Bir Soru Listesi Oluşturun

Hazırlıksız bırakılırsa, toplantılar çok zamanınızı alabilir. Akıllı hareket, hangi konuları ve hangi sırayla ele almak istediğinizi bilerek tasarım incelemenize girmektir.

Ayrıca, daha kısa toplantıların katılımcılarınızı yorma olasılığı daha düşüktür, bu da onların daha fazla odaklanacakları anlamına gelir. Periyodik incelemeler planlarsanız bu mükemmel sonuç verir, çünkü her birinde çok fazla yer kaplamanız gerekmeyecektir.

Toplantınızın içeriğini planlamanın en iyi yollarından biri, toplantıyı belirli sorular etrafında yapılandırmaktır. Birkaç örneğe bakalım:

1. Tasarımınızın ilerleyişi, projenin şu anki dönüm noktasıyla eşleşiyor mu?
2. Tasarımın şu anki hali ile ilgili olumlu veya olumsuz bir geri bildiriminiz var mı?
3. Sizce bundan sonraki adımlarımız ne olmalı?

Gördüğünüz gibi, bu sorular size ilerleme kontrolü, tasarımınızın kullanılabilirliğinin gözden geçirilmesi ve geri bildirim tartışmasını içeren kaba bir taslak sunar. Sonraki üç adımda, bu soruları ekibinize nasıl sunacağınız konusunda daha iyi bir fikre sahip olmanız için ayrıntılı olarak ele alacağız.

Adım 5: Herkesin Projenin Halihazırda Nasıl Olduğunu Bildiğinden Emin Olun

Çoğu tasarım toplantısını başlatmanın en iyi yolu, ilerlemenizi hızlandırmak için ekibinizin geri kalanını bir araya getirmektir. Bu şekilde, herkes geri adım atmaya gerek kalmadan tartışmaya ayak uydurabilecektir.

Bu, toplantıya tasarım ekibinin dışından üyeler dahil edecekseniz (ki bunu yapmalısınız!) özellikle önemlidir. Mevcut dönüm noktanızı, geçmişteki ilerlemenizi ve herhangi bir gecikmeyi tartışmak için biraz zaman harcamak, toplantının sorunsuz çalışmasını sağlayabilir.

Kısa ve ilgi çekici bir özet sunmanıza yardımcı olacak birkaç ipucunu ele alalım:

1. Mevcut ilerleme seviyeniz hakkında dürüst olun.
2. Yakın zamanda ele aldığınız veya şu anda uğraştığınız sorunları tartışın.
3. Kısa ve öz olun, böylece incelemenin geri kalanına dalabilirsiniz ve ekip katılmaya başlayabilir.

Bu giriş bölümünde ihtiyacınız olan her şeyi ele almak için zamanınız yoksa endişelenmeyin – daha sonra ayrıntılara dalma şansına sahip olacaksınız.

Adım #6: Ekibinizin Geri Bildirimini Dinleyin

Geri bildirim bölümüne geçtiğinizde, ekibinizin açıklamalarını dikkate aldığınızdan emin olmanız gerekir. Muhtemelen işinize hem olumlu hem de olumsuz tepkiler verecekler ve her ikisi de eşit derecede önemlidir.

Geri bildirime açık olmak, gözden kaçırmış olabileceğiniz hataları tespit etmek ve hatta yeni fikirler bulmak için çok önemlidir. Tabii ki, bu bir tasarım incelemesi olduğundan, sadece dinlemekten fazlasını yapmanız gerekecek. Toplantınızın geri bildirim turunda gezinmek için birkaç ipucu:

1. Mümkünse, topun yuvarlanmasını sağlamak için tasarımınızla ilgili belirli soruların bir listesini yapın (örneğin, “bu başlığı beğendiniz mi, beğenmediyseniz neden?”).
2. Daha sonra daha yavaş bir hızda gözden geçirebilmeniz için katılımcılardan düşüncelerini yazmalarını isteyin.
3. Odayı dolaşın ve misilleme korkusu olmadan düşüncelerini açıkça paylaşmaları için herkese birkaç dakika verin.

Bu adımda, ilerleme kaydetmek için duygularınızı kapıda tutmanız gerekecek. Muhtemelen eleştiri duyacaksınız ve bunu kişisel olarak almamak objektif olmanın anahtarıdır. Unutmayın – bu tamamen sizinle ilgili değil, proje için en iyisinin ne olduğuyla ilgili.

Adım #7: İncelemenizden Sonra Takip Edin

Bu aşamada, ekibinizin geri kalanını ilerlemeniz hakkında zaten yakaladınız ve geri bildirimlerini duydunuz. Geriye kalan tek şey sizin ve diğer proje liderlerinin her şeyi dikkate alması ve bu bilgilere dayanarak kararlar almasıdır.

Toplantı sırasında bir fikir birliğine varmayı başarırsanız, daha sonra sadece topu almak için ekibinizin geri kalanını takip etmek isteyeceksiniz. Bu, tartışılanları hatırlayıp hatırlamadıklarını kontrol etmenizi ve geri bildirimlerine değer verdiğinizi bilmelerini sağlar.

İkinci adımda olduğu gibi, bunu yapmak için genellikle basit bir e-posta yeterlidir. Neleri dahil etmeniz gerektiğine dair birkaç ipucu:

1. Herkese zamanları ve girdileri için teşekkür ederiz.
2. Henüz kesinleşmemişse, bir sonraki tasarım incelemeniz için bir tarih önerin.
3. Konuşulanlar hakkında takip soruları olursa sizinle iletişim kurmalarını isteyin.

Unutmayın, NeedToMeet gibi şeylerin zamanlama sonunu işlemek için bir uygulama da kullanabilirsiniz. G Suite'te grup takvimi ayarlamak gibi başka (daha basit) seçenekler de vardır:

Platformun takvimi ayrıca hatırlatıcıları yapılandırmanıza olanak tanır ve bu da onu toplantıları planlamak için mükemmel hale getirir.

Çözüm

Projenizin tasarımını doğru yaptığınızdan emin olmak, başarısı için kritik öneme sahiptir ve bir tasarım inceleme toplantısı düzenlemek, dahil olan herkesle görüşmenin kolay bir yoludur. Düzenli toplantılar, ekip üyelerinin aynı sayfada olmasını sağlayacak ve ayrıca proje içindeki atılımları kolaylaştırmaya yardımcı olabilir.

Bir sonraki tasarım incelemenizde başarılı olmak için aklınızda bulundurmanız gereken yedi adım şunlardır:

1. Kimin orada olması gerektiğini anlayın.
2. Bir tarih belirleyin ve herkesin bunu bildiğinden emin olun.
3. İncelemeniz için konumu hazırlayın.
4. Tartışmayı yapılandırmak için bir soru listesi oluşturun.
5. Herkesin proje hakkında güncel olduğundan emin olun.
6. Ekibinizin geri bildirimlerini dinleyin.
7. İncelemenizden sonra takip edin.

Bir sonraki tasarım incelemenizde nasıl başarılı olacağınız hakkında sorularınız mı var? Aşağıdaki yorumlar bölümünde beynimizi seçin!

0beron / Shutterstock.com'dan makale küçük resmi.